Справка из архива – документ, подтверждающий факт передачи и хранения архивных материалов, образованных в ходе деятельности юридического лица (или индивидуального предпринимателя) при его ликвидации․ Этот документ обязателен для завершения процедуры ликвидации и служит доказательством выполнения требований законодательства об архивном деле․
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок сдачи документов в архив при ликвидации:
- Федеральный закон №125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (часть 10, статья 23)․
- Положение о ликвидации юридических лиц (п․ 13 и абз․ 3 части 5 п․ 14)․
- Трудовой кодекс РФ (требования к хранению документов по личному составу)․
- Приказы и методические рекомендации Федеральной архивной службы․
Зачем нужна справка из архива?
Справка подтверждает:
- Что все архивные документы, подлежащие постоянному или временно‑долгосрочному хранению, переданы в государственный (муниципальный) архив․
- Что составлена и утверждена опись дел и историческая справка к архивному фонду․
- Что архивный орган принял документы и зафиксировал их в реестре․
- Наличие справки является обязательным условием для снятия организации с учёта в ПФР, ФНС и других государственных реестрах․
Кто оформляет справку?
Справку из архива оформляют:
- Ликвидатор (или конкурсный управляющий в случае банкротства) – отвечает за подготовку и передачу документов․
- Руководитель архивного учреждения – подписывает акт приёма‑передачи и выдаёт справку․
Перечень документов, подлежащих передаче
В архив передаются все документы, сроки временного хранения которых не истекли, а также документы постоянного срока хранения:
- Документы по личному составу (личные дела, автобиографии, приказы, характеристики, листки учёта кадров и т․д․)․
- Документы, образующие архивный фонд (деловые бумаги, бухгалтерская и налоговая отчётность, договоры, протоколы собраний, лицензии и др․)․
- Три экземпляра каждой описи и научно‑справочного аппарата (историческая справка, предисловие, указатели, список сокращений)․
- Документы, подтверждающие расчёты с сотрудниками (выписки из ПФР, ФСС, расчётные листки)․
Порядок получения справки из архива
5․1 Подготовительный этап
- Составление описи дел – детальный перечень всех передаваемых документов․
- Подготовка исторической справки к архивному фонду (краткое описание деятельности организации, сроки существования, основные виды деятельности)․
- Оформление акта приёма‑передачи в двух экземплярах (один – для ликвидатора, второй – для архива)․
- Подписание договора между ликвидатором и архивным учреждением (если требуется)․
5․2 Передача документов в архив
- Подача документов в архивный орган (государственный или муниципальный) в течение не более 30 календарных дней после принятия решения о ликвидации․
- Проверка архивом полученных материалов, их регистрация в реестре и выдача акта приёма‑передачи․
- На основании акта архивный орган выдаёт справку из архива (обычно в течение 5‑10 рабочих дней)․
5․3 Примерный шаблон справки
Справка из архива № ___ от ___ __________ 20__ Выдана: ______________________ (наименование архива) Настоящей справкой подтверждается, что в архив (указать тип архива) переданы и приняты на хранение документы (перечень документов, указанный в описи № ___ от ___ __________ 20__) организации ________________________ (наименование организации, ИНН, ОГРН), ликвидируемой (либо банкротной) в соответствии с решением __________ (наименование суда/органа)․ Дата приёма документов: ___ __________ 20__ Срок хранения: постоянный / временно‑долгосрочный (указать срок)․ Подписи: Ликвидатор ______________________ (ФИО, должность) Руководитель архива ______________ (ФИО, должность)
Сроки и контроль
Согласно статье 23 части 10 ФЗ 125‑ФЗ, архивный орган обязан:
- Принять документы в течение трёх рабочих дней после их подачи;
- Выдать справку в течение десяти рабочих дней после приёма․
Регистратор (ликвидатор) обязан в течение одного рабочего дня после получения справки направить её в регистрирующий орган (ФНС, ПФР и др․) для завершения процедуры ликвидации․
Последствия несдачи документов в архив
Если справка из архива не получена или документы не переданы, возможны следующие санкции:
- Отказ в снятии организации с учёта в ПФР, ФНС, Росстате․
- Штрафы за нарушение требований к хранению документов (до 5 000 руб․ за каждый документ, подлежащий обязательному хранению)․
- Ответственность ликвидатора за неисполнение обязанностей (административная ответственность, статья 14․1 КоАП РФ)․
- Невозможность бывшим сотрудникам получить справки о трудовом стаже, что может привести к судебным искам․
Часто задаваемые вопросы
8․1 Нужно ли сдавать в архив документы, если они уже находятся в электронном виде?
Да․ Закон требует передачи в архив фондообразующих документов в их оригинальном (бумажном) виде․ Электронные копии могут использоваться лишь как вспомогательные материалы․
8․2 Можно ли передать документы в частный архив?
Да, если частный архив имеет статус архивного учреждения, признанного уполномоченным органом․ В этом случае также заключается договор и оформляется акт приёма‑передачи․
8․3 Какие документы не подлежат передаче?
Документы, сроки временного хранения которых истекли, а также те, которые подлежат уничтожению в соответствии с нормативами (например, бухгалтерские книги, срок хранения которых истёк)․
Практические рекомендации
- Начинайте подготовку архивных материалов сразу после принятия решения о ликвидации․
- Вовлекайте профессионального архивного консультанта – это ускорит процесс и снизит риск ошибок․
- Тщательно проверяйте описи: отсутствие даже одного документа может привести к отказу в выдаче справки․
- Сохраняйте копии всех актов и справок в электронном виде для последующего контроля․
- Убедитесь, что в справке указаны точные реквизиты организации (ИНН, ОГРН), даты и перечень переданных материалов․
Справка из архива при ликвидации – ключевой документ, без которого невозможно завершить процесс закрытия юридического лица․ Правильное оформление описи, своевременная передача документов в архив и получение справки позволяют избежать штрафов, судебных споров и проблем с бывшими сотрудниками․ Соблюдая установленный порядок и сроки, вы гарантируете законность и прозрачность ликвидации вашей организации․
Дата актуализации: 10 июля 2026 г․