Архивные справки – официальные документы, подтверждающие наличие (или отсутствие) определённых записей в государственных архивах Украины. Такие справки часто требуются при оформлении наследства, подтверждении гражданства, исследовательской работе, судебных разбирательствах и многих других ситуациях.
Что такое справка из архива?
Справка из архива – это выписка из архивного дела, в которой указывается:
- Наличие или отсутствие запрашиваемого документа;
- Номер и дата оригинального акта (если он найден);
- Краткое содержание (при необходимости);
- Подпись и печать уполномоченного архивариуса.
Основные типы архивов Украины
В Украине функционирует несколько уровней архивных учреждений:
- Державний архів України – центральный архив, хранит документы высшего уровня (государственные, дипломатические, военные).
- Обласні державні архіви – региональные архивы, где находятся документы областного значения (записи о населении, земельные реестры, судовые протоколы).
- Місцеві державні архіви – городские и районные архивы, в которых хранятся документы муниципального уровня.
- Спеціалізовані архіви – архивы отраслевых учреждений (военный, медицинский, образовательный и т.д.).
Правовая база
Получение справки регулируется следующими нормативными актами:
- Закон Украины «Про архіви та архівну справу» от 2 июля 1999 г.;
- Постановление Кабинета Министров Украины № 332 от «Об утверждении Положения о порядке предоставления архивных справок»;
- Приказ Державного архива Украины № 31 от «Об организации электронного доступа к архивным справкам».
Как оформить запрос на справку?
Выбор архива
Сначала необходимо определить, в каком архиве могут находиться интересующие вас документы. Это делается по двум критериям:
- Географический (область, район, город);
- Тематический (военные, гражданские, церковные записи и т.д.).
Способы подачи запроса
Существует три основных способа:
- Лично – в отделе обслуживания посетителей архива.
- Почтой – отправка письменного запроса с приложением копий удостоверения личности.
- Онлайн – через официальный портал archives.gov.ua (раздел «Запрос справки»).
Что включать в запрос
Запрос должен быть оформлен в свободной форме, но обязательно содержать:
- Полные ФИО заявителя;
- Дата и место рождения (для уточнения записей о гражданстве, браке и т.п.);
- Точный перечень запрашиваемых документов (например, «акт о рождении г. в селе Коваливка, Ивановской области»);
- Цель получения справки (это может ускорить процесс);
- Контактные данные (телефон, e‑mail);
- Подпись и дату.
Пример письма‑запроса
Кому: Обласний державний архів Івано‑Франківської області От: Петрова Олена Сергеевна Тема: Запит справки про наявність акта про народження Шановні працівники архіву! Прошу надати справку про наявність у вашому архіві акта про народження моєї матері, Петренко Марії Іванівни, дата народження – 12 березня 1945 року, місце народження – село Ковалівка, Івано‑Франківська область. Мета запиту – оформлення спадщини. Контактний телефон: +380 (67) -23‑45‑67 E‑mail: olena.petrenko@email.com З повагою, ____________________ (Підпис)
Какие документы нужны к запросу?
Для получения справки обычно требуется один из следующих документов, подтверждающих личность:
- Паспорт гражданина Украины (оригинал + копия);
- Внутренний паспорт (для граждан старшего поколения);
- Свидетельство о рождении (если запрос касается собственных данных);
- Доверенность (если запрос подаёт представитель).
Если запрос делается онлайн, сканированные копии документов загружаются в личный кабинет.
Стоимость и сроки
| Услуга | Ставка (грн) | Срок выполнения |
|---|---|---|
| Поиск и выдача справки (до 5 страниц) | 150 | 5‑10 рабочих дней |
| Поиск и выдача справки (более 5 страниц) | 150 + 30 за каждую дополнительную страницу | 10‑15 рабочих дней |
| Экспресс‑поиск (в течение 3 дней) | 300 | 3 рабочих дня |
| Перевод справки на иностранный язык | от 200 | по согласованию |
Как получить готовую справку
После завершения поиска архив выдаст справку в двух формах:
- Бумажный вариант – печатный документ с официальной печатью архива;
- Электронный вариант – PDF‑файл, подписанный квалифицированной электронной подписью (при запросе онлайн).
Получить бумажный документ можно лично в архиве или по почте (при дополнительной оплате доставки). Электронный вариант отправляется на указанный e‑mail.
Полезные рекомендации
- Тщательно уточняйте данные – даже небольшая ошибка в фамилии или дате может привести к «не найдено».
- Пользуйтесь онлайн‑каталогами – многие региональные архивы публикуют электронные описи дел, что позволяет предварительно проверить наличие нужных записей.
- Сохраняйте копии всех отправленных документов – они могут понадобиться в случае уточнения запроса.
- Учитывайте сроки – в периоды отпусков (июль‑август) сроки могут увеличиваться.
- Обращайтесь к специалистам – в крупных архивах работают консультанты, готовые помочь сформулировать запрос.
Контактные данные крупнейших архивов
Ниже указаны основные контакты для быстрого обращения:
| Архив | Город | Телефон | E‑mail | Сайт |
|---|---|---|---|---|
| Державний архів України | Киев | +380 44 239‑12‑34 | info@archives.gov.ua | archives.gov.ua |
| Обласний державний архів Львівської області | Львов | +380 32 245‑56‑78 | odab.lviv@archives.gov.ua | odab.lviv.ua |
| Обласний державний архів Харківської області | Харьков | +380 57 702‑11‑22 | odab.kharkiv@archives.gov.ua | odab.kharkiv.ua |
| Міський державний архів Дніпра | Днепр | +380 56 734‑33‑44 | mdab.dn@archives.gov.ua | mdab.dn.ua |
Справка из архива Украины – важный документ, который можно получить, следуя четко установленному порядку. Главное – правильно определить нужный архив, подготовить полный запрос и приложить необходимые удостоверения личности. Современные онлайн‑сервисы позволяют ускорить процесс и получить электронную справку без посещения архива лично.
Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в справочный центр выбранного архива или писать на официальный e‑mail. Удачной работы с архивными материалами!