Справка о деятельности архива – официально оформленный документ, составленный на бланке архива, который подтверждает наличие, содержание и правовой статус архивных материалов, а также предоставляет сведения о работе архива по запросу физических или юридических лиц. Такой документ имеет юридическую силу и часто требуется при оформлении трудовых, пенсионных, имущественных и иных вопросов.

Правовая основа

Справка о деятельности архива регулируется следующими нормативными актами:

• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (зарегистрировано в Минюсте России № 75119).
• Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ (Приложение N 13).
• Федеральный закон «Об архивных фондах» от № 122‑ФЗ.

Кому и зачем нужна справка

Справка может потребоваться:

1. Госслужащим и пенсионерам – для подтверждения трудового стажа, получения пенсии, выплаты по инвалидности.
2. Работодателям – при проверке подлинности трудовых документов, подтверждении стажа сотрудников.
3. Гражданам – при оформлении наследства, получения справок о семейном положении, образовании.
4. Исследователям и историкам – для уточнения наличия и содержания документов в архивных фондах.
5. Органам государственной власти – при подготовке аналитических и справочных материалов.

Содержание справки о деятельности архива

В соответствии с методическими рекомендациями, справка должна включать следующие обязательные реквизиты:

• Шапка документа – наименование архива, его реквизиты (адрес, ИНН, телефон).
• Номер и дата выдачи – уникальный номер справки и дата её составления.
• Основание для выдачи – ссылка на запрос (заявление, судебный акт, приказ).
• Сведения о запрашиваемом предмете – указание архивных шифров, номеров дел, листов, единиц хранения.
• Краткое описание содержания документов – хронологическая последовательность, типы документов, их статус (активный, неактивный, ограниченный доступ).
• Выдержки из документов (при необходимости) – помещаются в кавычки.
• Подпись и печать – подпись заведующего архивом и печать организации.

Формат и образец справки

Ниже приведён типовой образец справки (форма 9) в соответствии с Приложением N 13. При необходимости его можно скачать в формате .docx с официальных порталов архивных служб.

АРХИВНАЯ СПРАВКА
№ ___ от __.__.______

Наименование архива: ________________________________
Адрес: ____________________________________________
ИНН/КПП: ________________________________________
Телефон/факс: ____________________________________

Основание для выдачи: ___________________________
(заявление гражданина, приказ, судебный акт и т;п.)

Запрашиваемый объект:
- Архивный шифр (дело) _____________
- Номер листа/единицы хранения __________
- Период охвата: с __.__.____ по __.__.____

Содержание документов:
Дата создания: __.__.____ – тип документа: служебная записка, содержание: «…».

Дата создания: __.__.____ – тип документа: приказ, содержание: «…».
(и т.д., в хронологическом порядке)

Подпись заведующего архивом: ______________________
Печать

_______________________________
(Ф.И.О., должность)
 

Порядок получения справки

Для получения справки о деятельности архива необходимо выполнить следующие шаги:

1. Подготовить запрос. Оформить заявление в свободной форме или воспользоваться типовым образцом (форма 9). В заявлении указать:
   • ФИО заявителя (или название организации);
   • Цель запроса;
   • Перечень требуемых архивных шифров/дел;
   • Контактные данные.
2. Предоставить документы, подтверждающие право на запрос. Это может быть копия паспорта, доверенности, судебного решения и т.п.
3. Подать заявление в архив. Лично, по почте или через электронный портал государственных услуг (Госуслуги).
4. Оплатить государственную пошлину (если требуется). Размер пошлины определяется тарифом архивных услуг.
5. Ожидать рассмотрения. Сроки обработки зависят от объёма запрашиваемых материалов, но не более 30 календарных дней (по закону).
6. Получить справку. Справка выдаётся в оригинале с подписью и печатью, а также в электронном виде (PDF) при запросе через портал.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли получить справку онлайн?

Да. Через портал Госуслуги можно подать электронное заявление, загрузить сканы документов и получить готовую справку в формате PDF.

Вопрос: Какие документы подтверждают трудовой стаж?

В справке указываются архивные шифры и листы, где хранятся: приказы о приёме на работу, табели учёта рабочего времени, расчётные листы, справки о заработной плате и др.

Вопрос: Сколько стоит оформить справку?

Стоимость зависит от объёма запрашиваемой информации и от того, требуется ли ускоренное рассмотрение. Примерные тарифы (по состоянию на 2026 г.):

• Стандартный запрос – от 500 руб.
• Ускоренный запрос (в течение 5 рабочих дней) – от 1 200 руб.
• Электронный документ – без дополнительной оплаты, если оплата уже произведена за услугу.

Вопрос: Как оформить запрос от организации?

Организация должна предоставить:

• Заявление от имени юридического лица (подписано руководителем);
• Копию устава и свидетельства о регистрации;
• Доверенность на лицо, подающее запрос (если это не руководитель).

Практический пример

В архиве Всероссийского объединения «Хлебопродуктов» (Росхлебпродукт) в ведомостях на выдачу заработной платы за 1962 г. указано:

Петров Борис Иванович – инженер. Основание: Ф.

На основании этой записи в архивной справке будет указано:

Шифр дела: 12/1962/HR
Лист: 45‑47
Содержание: Ведомость заработной платы за апрель‑декабрь 1962 г., в которой Петров Б.И. указан как инженер.
 

Справка о деятельности архива – важный документ, который подтверждает наличие и содержание архивных материалов, а также служит доказательной базой в различных юридических и административных процессах. Правильное оформление запроса, знание нормативных требований и использование готовых образцов (Приложение N 13, форма 9) позволяют быстро и без лишних осложнений получить необходимую справку.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться в архивный отдел вашего региона или воспользоваться официальным порталом государственных услуг.

Дата публикации:  г. | Источник: Приказ Росархива № 77 (2023), КонсультантПлюс, официальные сайты архивных служб РФ.