Справка о передаче дел в архив – документ, подтверждающий факт передачи дел (делопроизводственных, бухгалтерских, юридических и иных) из текущего хранения в архивное хранение․ Она оформляется в случаях ликвидации, банкротства, реорганизации организации, а также при плановых переводах дел в архив в соответствии с нормативными актами․

Правовое основание

Оформление и передача дел в архив регулируются следующими нормативными актами:

1. Приказ Минкультуры РФ от № 536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (зарегистрировано в Минюсте РФ № 7418)․
2. Положение о номенклатуре дел и сроках их хранения (утверждено приказом Минкультуры РФ)․
3. Гражданский кодекс РФ, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ)․
4. Внутренние регламенты организации (инструкция по делопроизводству, локальные нормативные акты)․

Когда требуется справка о передаче дел в архив

Справка обязательна в следующих ситуациях:

• Ликвидация юридического лица․
• Банкротство (в рамках процедуры банкротства)․
• Реорганизация (слияние, присоединение, разделение)․
• Перевод дел из текущего (оперативного) хранения в постоянное или временное архивное хранение․
• Передача дел в архив в рамках плановых мероприятий (например, ежегодная передача дел, закрытых более 1 года, но не позднее 3 лет)․

Содержание справки о передаче дел в архив

Справка должна содержать следующую информацию (по образцу, приведённому в нормативных актах):

1. Шапка справки – наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес․
2. Номер и дата справки (пример: С/2026‑07‑09‑001 от )․
3. Основание передачи – указание нормативного акта (приказ, решение суда, протокол собрания учредителей)․
4. Перечень дел, передаваемых в архив:
   • Номенклатурный индекс дела (по классификатору дел)․
   • Номер тома (если дел более одного тома) и количество томов в скобках․
   • Год формирования дела․
   • Срок хранения (постоянный, временный > 10 лет, личный состав)․
5. Опись дел – отдельный документ, подписанный ответственными лицами, в котором указаны все документы, входящие в каждый том․
6. Историческая справка – краткое описание содержания дела, его значимости и условий формирования․
7. Подписи ответственных лиц:
   • Ответственный за делопроизводство (директор, главный архивариус)․
   • Сотрудник архива, принимающий дело․
8. Примечания – указание на исправления, недостающие документы, особенности (например, электронные версии)․

Порядок подготовки справки и сопутствующей документации

Сортировка и классификация документов

Работа начинается с разделения всех документов по срокам хранения и категориям:

• Личный состав (личные дела сотрудников)․
• Дела постоянного хранения․
• Дела временного хранения (свыше 10 лет)․

Для каждой категории составляется отдельная опись с предисловием, в котором указывается цель передачи и особенности содержания․

Оформление дел

Согласно пунктам 2․6․9‑2․6․10 нормативного документа:

1. На корешке обложки указывается индекс дела по номенклатуре дел․
2. Указывается номер тома (если томов несколько) и в скобках количество томов․
3. Указывается год формирования дела․

Составление листа‑заверителя

Лист‑заверитель (или лист‑заявка) фиксирует:

• Номер и название дела․
• Ответственного за подготовку․
• Дата завершения подготовки․

Подготовка сопроводительных документов

К справке прилагаются:

• Описи дел (подписанные обеими сторонами)․
• Акт приёма‑передачи (подписывается в присутствии представителя архива)․
• Историческая справка к каждому виду дел․
• При необходимости – копии электронных документов и их реестры․

Проверка и исправление ошибок

Перед сдачей в архив необходимо убедиться, что:

• Все документы пронумерованы и находятся в соответствующих томах․
• Отсутствуют «пробелы» в описях – недостающие документы фиксируются в отдельной справке․
• Все подписи и печати поставлены корректно․

Пример справки о передаче дел в архив

ООО «Пример»
ИНН 7701234567, ОГРН 1157746578901
Адрес: 115035, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10

Справка № 2026‑07‑09‑001 от 

Основание: Приказ Минкультуры РФ от № 536,
Решение собрания учредителей ООО «Пример» от г․ о ликвидации организации․

Перечень дел, передаваемых в архив:
Дело № A‑2020‑01 (индекс 01․02․03) – Том 1 (2 тома), 2020 г․
 Срок хранения: постоянный․
Дело № B‑2015‑07 (индекс 04․05․06) – Том 1, 2015 г․
 Срок хранения: временный (свыше 10 лет)․
Дело личного состава сотрудников (индекс 07․08․09) – Том 1, 2018 г․
 Срок хранения: личный состав․

Опись дел (приложение 1) составлена в двух экземплярах и подписана
ответственными лицами․

Историческая справка:
Дело № A‑2020‑01 – совокупность договоров поставки, актов выполненных работ,
корреспонденции с контрагентами за период 2020‑2022 гг․ Содержит сведения,
необходимые для последующего исследования деятельности организации в сфере
строительства․

Подписи:

_____________________/Иванов И․И․ 
Главный архивариус ООО «Пример»

_____________________/Петров П․П․ 
Сотрудник государственного архива г․ Москвы

Дата передачи: г․

Приёмка дел в архив

Процедура приёмки включает следующие шаги:

1. Проверка соответствия описи и фактического содержания томов․
2. Подписание акта приёма‑передачи обеими сторонами․
3. Регистрация дела в архивном учётном журнале (указывается индекс, номер тома, год формирования)․
4. Размещение дел в соответствующем архивном помещении (постоянное, временное, личный состав)․

Особенности передачи электронных документов

В современных организациях часто требуется передать в архив не только бумажные, но и электронные документы․ Для этого необходимо:

• Создать электронный реестр (в формате XML/CSV) с теми же полями, что и бумажная опись․
• Обеспечить сохранность оригинальных файлов (формат PDF/A, цифровая подпись)․
• Подготовить справку о передаче электронных документов, где указывается:
  • Тип хранилища (электронный архив)․
  • Метод обеспечения целостности (контрольные суммы, хеш‑суммы)․
  • Сроки и условия доступа․
• Согласовать передачу с архивом, который должен иметь техническую возможность принимать и хранить электронные материалы․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения обязателен перед передачей в архив?

Согласно правилам, дела могут быть переданы в архив не ранее чем через 1 год после их закрытия и не позднее чем через 3 года․ Исключения допускаются для дел постоянного и личного состава, а также для временного хранения свыше 10 лет․

Что делать, если в деле обнаружены недостающие документы?

Недостающие документы фиксируются в отдельной справке «О недостающих документах», которая прилагается к основной справке․ Приём в архив производится только после согласования с архивом․

Нужно ли оформлять справку при передаче дел в частный архив?

Да․ Независимо от типа архива (государственный, муниципальный, частный) требуется документальное подтверждение передачи, которое должно соответствовать требованиям законодательства о делопроизводстве․

Можно ли передать дело в архив без подписи сотрудника архива?

Нет․ Приёмка дел в архив обязательна в присутствии представителя архива, который подписывает акт приёма‑передачи․ Это гарантирует юридическую силу передачи․

Справка о передаче дел в архив – ключевой документ, который фиксирует юридически значимый процесс перемещения дел из оперативного хранения в архив․ Правильное оформление справки, описи и сопроводительных актов обеспечивает:

• Соблюдение требований законодательства о сроках хранения․
• Гарантированную сохранность исторически ценных материалов․
• Прозрачность и контроль за процессом передачи․
• Упрощение последующего доступа к архивным документам․

Следуя изложенному порядку и используя приведённый образец, организации смогут без ошибок и задержек выполнить передачу дел в архив, будь то в рамках ликвидации, банкротства или плановой архивизации․