Подтверждение трудового стажа – важный этап при оформлении пенсии, получении социальных выплат или при трудоустройстве в новую организацию. Ниже представлен подробный гайд, как правильно составить документ, который будет принят в архив организации или в Социальный фонд.

Зачем нужен документ в архив

• Подтверждение факта работы в конкретной организации на определённый период.
• Основа для начисления страхового стажа при расчёте пенсии.
• Доказательство трудовой деятельности при спорах с работодателем или в суде.
• Необходимое условие для получения льгот и социальных выплат.

Основные требования к документу

1. Документ должен быть написан на официальном бланке организации (если такой имеется) или на обычном листе формата А4 с указанием реквизитов компании;
2. Обязательно наличие подписи уполномоченного лица (директор, руководитель отдела кадров) и печати организации.
3. В тексте указываются полные данные сотрудника: ФИО, дата рождения, номер трудовой книжки (или СНИЛС).
4. Чётко прописываются периоды работы (с какого числа по какое число), должность, отдел/структурное подразделение.
5. Если стаж подтверждается несколькими записями, каждый период оформляется отдельным пунктом.
6. Документ должен быть датирован и иметь номер исходящего документа (если ведётся внутренняя нумерация).

Образец текста справки о трудовом стаже

Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретную ситуацию.

ООО «Пример»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5
Тел.: +7 (495) -23-45-67 e-mail: info@primer.ru

Справка № 2026/07/11-01
о подтверждении трудового стажа
Настоящей справкой подтверждается, что Иванов Иван Иванович, 
дата рождения: , 
СНИЛС: 123-456-789 00, 
номер трудовой книжки: ТК № 456789, 
работал в ООО «Пример» на следующих должностях:


 
с по – инженер отдела проектирования, отдел технического развития;
 
с по – старший инженер, отдел технического развития;
 
с по настоящее время – ведущий инженер, отдел технического развития.


Общий трудовой стаж в ООО «Пример» составляет 15 лет 10 месяцев (с по ).

Справка выдана для подачи в Социальный фонд РФ в целях подтверждения трудового стажа при назначении пенсии.

Дата выдачи: 
Подпись: _____________________ /Петрова С.А./
Расшифровка подписи: Петрова Светлана Анатольевна, руководитель отдела кадров
Печать организации: [круглая печать]

Как оформить документ в архив

1. Подготовьте справку согласно образцу выше, проверьте все данные на соответствие трудовой книжке и личным документам сотрудника.
2. Распечатайте документ на листе формата А4, используя чёрный шрифт (Times New Roman или Arial, размер 12 pt).
3. Поставьте подпись уполномоченного лица и печать организации. Если печать отсутствует, подпись должна быть заверена нотариально (в некоторых случаях требуется нотариальное заверение).
4. Сделайте две копии: одна остаётся в отделе кадров организации, вторая передаётся сотруднику для подачи в архив или в Социальный фонд.
5. При передаче в архив организации оформите сопроводительное письмо с указанием номера и даты справки, а также перечня прилагаемых документов (копия трудовой книжки, паспорт, СНИЛС).
6. Храните оригинал справки в личном деле сотрудника не менее 50 лет после прекращения трудовой деятельности (в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных»).

Советы и частые ошибки

• Не указывайте приблизительные даты. Все периоды должны быть точными (день, месяц, год).
• Проверяйте соответствие должностей записям в трудовой книжке – расхождения могут привести к отказам в подтверждении стажа.
• Если сотрудник работал по совместительству, укажите это отдельно и приложите копию трудового договора о совместительстве.
• Не забывайте про номер справки и дату её выдачи – без них документ может быть признан недействительным.
• При электронной подаче (через портал Госуслуг или ЕФРС) убедитесь, что scanned‑копия справки чёткая, все подписи и печати читаемы.

Правильно оформленная справка о трудовом стаже – гарантия успешного подтверждения вашего трудового пути при обращении в пенсионный фонд, при получении социальных выплат или при трудоустройстве. Следуя представленному образцу и рекомендациям, вы minimise риски отказа и ускорите процесс обработки вашего заявления.