Справка о рождении формы № 25 — это официальный документ, выдаваемый органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС), подтверждающий факт государственной регистрации рождения человека. В отличие от свидетельства о рождении (формы № 1), справка формы 25 выдается в случаях утери, порчи оригинала или когда требуется документ строгой отчетности для представления в налоговые органы, суды или иные инстанции.

На основании Постановления Правительства РФ от 31 октября 1998 г. № 1274 (Приложение № 39 к Административному регламенту) утвержден единый образец данной справки. Актуальность правил оформления подтверждена письмом УФНС России по г. Москве от № 20-21/041756.

Для чего нужна справка формы 25: основные основания

• Получение удвоенного налогового вычета для единственного родителя. Если в свидетельстве о рождении запись об отце сделана со слов матери (пустая графа или прочерк), для получения вычета по НДФЛ необходимо предоставить в налоговую инспекцию именно справку формы № 25, выданную ЗАГСом, а также документы, подтверждающие отсутствие зарегистрированного брака.
• Замена утерянного или испорченного свидетельства о рождении. Справка выдается вместо первичного или повторного свидетельства (как временный или постоянный документ).
• Судебные и нотариальные действия. Для оформления наследства, установления факта родства, нотариального заверения сделок.
• Оформление пенсий, пособий и социальных выплат. При обращении в СФР (бывший ПФР) и органы соцзащиты.
• Подтверждение факта рождения для МВД (миграционный учет) и консульских учреждений.

Важное различие: Свидетельство vs Справка (Форма 25)

В заявлении (форме № 25) заявитель ставит отметку (галочкой), что именно он хочет получить:

1. Повторное свидетельство о рождении — документ строгой отчетности на бланке с водяными знаками, полноценная замена утерянному оригиналу (Форма № 1).
2. Справку о рождении (Форма № 25) — документ на обычной бумаге (или бланке строгой отчетности без серии/номера серии свидетельства), заверенный печатью и подписью главы ЗАГСа. Часто требуется именно для налоговой инспекции.

Важно: Для налогового вычета единственного родителя требуется именно Справка формы № 25, а не повторное свидетельство.

Способы подачи заявления на получение справки

Вариант А: Через портал «Госуслуги» (самый быстрый и удобный)

1. Авторизуйтесь на Госуслугах (подтвержденная учетная запись).
2. Перейдите в раздел: «Документы» → «Заказ и получение справок и выписок» → «Получение справки о рождении (форма № 25)».
3. Заполните электронное заявление (данные подтянутся из профиля).
4. Выберите способ получения: в отделении ЗАГС, в МФЦ «Мои Документы» или почтой (ЕМС/Почта России).
5. Оплатите госпошлину онлайн (со скидкой 30%).
6. В назначенный день придите с паспортом за готовым документом.

Вариант Б: Через МФЦ «Мои Документы»

Обратитесь в любое отделение МФЦ. Сотрудник заполнит заявление по форме № 25 от ваших слов, примет паспорт и квитанцию об оплате госпошлины. Срок выдачи может увеличиться на 1–3 дня по сравнению с прямым обращением в ЗАГС.

Вариант В: Лично в органе ЗАГС

Обратитесь в ЗАГС по месту регистрации акта (где был зарегистрирован рожденный) или по месту жительства заявителя (для запроса архива). Напишите заявление по установленному образцу (Форма № 25).

Вариант Г: По почте / Через представителя

• Почта: Заявление должно быть нотариально заверено. В конверте: заявление, копия паспорта, квитанция об оплате, конверт с обратным адресом для ответа.
• Доверенное лицо: Требуется нотариально удостоверенная доверенность с указанием полномочий на получение повторного свидетельства/справки о рождении. Паспорт представителя обязателен.

Необходимый пакет документов

Образец заполнения заявления (Форма № 25)

Заявление заполняется ручкой (синей/черной) или печатается. Поля, подлежащие заполнению:

ФОРМА № 25
УТВЕРЖДЕНА ПОСТАНОВЛЕНИЕМ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ ОТ № 1274

ЗАЯВЛЕНИЕ
на выдачу повторного свидетельства / справки о рождении

Кому: Главе Отдела ЗАГС __________________________ (наименование органа ЗАГС)
От: ______________________________________________ (ФИО заявителя полностью)
Проживающий по адресу: ___________________________ (адрес регистрации/проживания)
Телефон: ________________________________________

Прошу выдать (отметить знаком V):
☐ повторное свидетельство о рождении
☑ справку о рождении (Форма № 25) <-- ДЛЯ НАЛОГОВОЙ ВЫБИРАЕМ ЭТО

Сообщаю следующие сведения о ребенке:
Фамилия, имя, отчество: _________________________________________
Дата рождения (число, месяц, год): _______________________________
Место рождения (населенный пункт, район, область, республика, страна): ____________________
Фамилия, имя, отчество отца: ____________________________________
Фамилия, имя, отчество матери: ___________________________________
Номер записи акта о рождении (если известен): _____________________
Дата государственной регистрации рождения: _______________________
Наименование органа ЗАГС, зарегистрировавшего акт: ________________

Основание для выдачи (указать: утеря, порча, необходимость представления в налоговый орган и т.д.):
________________________________________________________________________

Приложения:
Копия паспорта заявителя.
Квитанция об оплате госпошлины.
Доверенность (при получении представителем).

«___» _____________ 20__ г. Подпись _______________ / _______________
 (расшифровка подписи)

Сроки изготовления и выдачи

• Стандартный срок: до 30 календарных дней (ст. 35 ФЗ № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»). Это связано с возможным запросом архива, если запись старая (до 1990-х годов) или сделана в другом регионе.
• Фактический срок: чаще всего 1–7 дней (если запись в электронной базе данного ЗАГСа).
• Срочный порядок: законом не предусмотрен для справок, но на практике при личном обращении часто выдают в день обращения или на следующий день.

Стоимость госпошлины (2024–2025 гг.)

• Базовая ставка: 350 рублей (п. 13 ст. 333.26 НК РФ), за выдачу повторного свидетельства или справки.
• При оплате через Госуслуги: 245 рублей (скидка 30% согласно п; 2 ст. 333.35 НК РФ).
• Льготные категории: Полностью освобождаются от оплаты: ветераны ВОВ, лица, ставшие инвалидами в детстве, герои РФ/СССР, а также при выдаче справки для получения пенсии/пособия (п. 2 ст. 333.35 НК РФ — требуется документ-основание).

Реквизиты для оплаты можно уточнить на сайте конкретного ЗАГС или МФЦ, либо сгенерировать квитанцию автоматически на Госуслугах/сайте ФНС (сервис «Оплата госпошлины»).

Особенности для получения налогового вычета (Важно для 2024–2025 гг.)

Согласно Письму УФНС России по г. Москве от № 20-21/041756:

1. Если в свидетельстве о рождении ребенка запись об отце сделана со слов матери (графа «Отец» заполнена по заявлению матери, без совместного заявления родителей или решения суда), единственный родитель (мать) имеет право на удвоенный стандартный налоговый вычет (ст. 218 НК РФ).
2. Для подтверждения этого факта налоговый агент (работодатель) или налоговая инспекция (при подаче 3-НДФЛ) требуют предоставить Справку по форме № 25, выданную органом ЗАГС.
3. В справке должна быть отражена запись об отце «со слов матери» (или прочерк/отсутствие записи, если отец не установлен).
4. Дополнительно нужно предоставить документы, подтверждающие отсутствие зарегистрированного брака (свидетельство о разводе, справка о составе семьи формы 9/9а с пометкой «не состоит в браке», свидетельство о смерти супруга).

Частые ошибки и причины отказа

• Обращение не в тот ЗАГС. Если запись сделана в другом регионе, местный ЗАГС направит архивный запрос (увеличивает срок до 30 дней). Лучше заказать через Госуслуги с выбором удобного МФЦ — запрос уйдет электронно.
• Несоответствие данных паспорта данным записи акта. Смена фамилии при браке, исправление ошибок в имени/дате рождения. Требуется предъявить документы, подтверждающие смену ФИО (свидетельство о браке/разводе).
• Отсутствие нотариальной доверенности у представителя. Простая письменная доверенность для получения справки ЗАГС не принимается (только нотариальная).
• Неоплата или неполная оплата госпошлины. Проверяйте реквизиты актуального года.

Что делать, если запись о рождении отсутствует в единой базе (Единый государственный реестр ЗАГС — ЕГР ЗАГС)?

Для записей до 1990-х годов данные могут не быть оцифрованы. В этом случае:

1. Подайте заявление в ЗАГС по месту архивного хранения (обычно это ЗАГС района/города, где был зарегистрирован рожденный).
2. Сотрудник ЗАГС делает запрос в архив (ЗАГС-архив или Госархив региона).
3. Срок рассмотрения до 30 дней.
4. Если запись найдена — выдают справку формы 25. Если запись не найдена — выдают Справку по форме № 24 «Об отсутствии факта государственной регистрации акта гражданского состояния». С этой справкой придется идти в суд для установления факта рождения в судебном порядке (ст. 264 ГПК РФ).

Электронный вид справки (Электронный ЗАГС)

На 2024–2025 гг. полноценная электронная справка формы № 25 с ЭЦП для представления в налоговую через личный кабинет налогоплательщика не выпускается. На Госуслугах можно только заказать услугу и получить бумажный оригинал в отделе ЗАГС/МФЦ или по почте. Скан-копия в личном кабинете Госуслуг имеет информационный характер и не заменяет оригинал для налоговой инспекции.

Получение справки из ЗАГСа по форме № 25 — процедура стандартная, но требующая внимания к деталям: правильному выбору типа документа (справка vs свидетельство), точному заполнению заявления и оплате госпошлины. Для целей налогового вычета единственного родителя критически важно заказать именно Справку формы № 25 и убедиться, что в ней отражена запись об отце «со слов матери». Наиболее удобный и дешевый способ — заказ через портал Госуслуги с получением в ближайшем МФЦ.

Дата актуальности информации: . Нормативная база: ФЗ № 143-ФЗ, Постановление Правительства РФ № 1274, НК РФ (ст. 333.26, 333.35, 218), Письмо УФНС Москвы № 20-21/041756. Перед обращением рекомендуется уточнить реквизиты оплаты госпошлины на сайте ФНС или в конкретном органе ЗАГС.