Дата получения информации из сети: 14:01:15 ().

Что такое справка о сдаче дел в архив?

Справка о сдаче дел в архив – это официальный документ, подтверждающий факт передачи документов на постоянное или длительное хранение в государственный архив. Она содержит сведения о:

• наименовании организации‑отправителя;
• перечне сдаваемых дел (номера, названия, даты);
• сроках хранения;
• подписи ответственных лиц и печати организации;
• регистрационном номере справки в архиве.

Наличие такой справки необходимо для:

• подтверждения законности передачи документов;
• обеспечения возможности быстрого поиска дела в архиве;
• защиты от потери или неправомерного использования документов.

Какие документы подлежат сдаче в архив?

Согласно нормативным актам, в архив передаются:

1. Документы постоянного срока хранения (например, уставы, приказы о создании организации, протоколы высших органов управления).
2. Документы долговременного хранения (свыше 10 лет):
• дела по личному составу (трудовые книжки, личные карточки, приказы о приёме/увольнении);
• бухгалтерские и налоговые документы;
• протоколы совещаний, отчёты о деятельности;
• иные документы, указанные в перечне, утверждённом архивным органом.

Важно: документы с истёкшим сроком хранения (менее 10 лет) сдавать в архив не требуется – они могут быть уничтожены после проведения экспертизы.

Этапы подготовки и передачи дел в архив

Формирование описи дел

Опись – это таблица, в которой фиксируются все сдаваемые единицы хранения. В ней указываются:

• номер дела по внутренней номенклатуре;
• наименование дела;
• год(ы) создания;
• количество листов;
• вид носителя (бумага, электронный носитель);
• примечания (например, наличие приложений).

Подготовка физических и электронных носителей

• Документы должны быть сложены в папки или коробки, соответствующие ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (или иному действующему стандарту).
• Каждая папка помечается ярлыком с номером дела и датой.
• Электронные файлы формируются в виде PDF/A‑2 или PDF/A‑3, с обязательным указанием метаданных (наименование, дата, номер дела).
• Проверяется целостность файлов (контрольные суммы, отсутствие повреждений).

Составление акта приёма‑передачи

Акт приёма‑передачи дел на архивное хранение – основной документ, фиксирующий факт передачи. В нём обязательно присутствуют:

• наименование организации‑отправителя и архива‑получателя;
• дата и место составления акта;
• перечень передаваемых дел (ссылка на опись);
• подписи представителей обеих сторон и печати;
• примечания о состоянии документов (например, «документы в хорошем состоянии, без повреждений»).

Подача заявления и получение справки

После подписания акта организация подаёт в архив заявление о приёме документов на хранение. Архив проверяет completeness и соответствие требованиям, после чего выдаёт справку о сдаче дел в архив. Справка регистрируется в журнале incoming documents и получает собственный номер.

Внесение изменений в внутренний учёт

Получив справку, организация:

• вносит запись о передаче дел в внутренний журнал учета архивных документов;
• архирует копию справки в своём делопроизводстве (обычно в отделе кадров или бухгалтерии);
• обеспечивает доступ к справке уполномоченным лицам для последующего запроса дел из архива.

Образец справки о сдаче дел в архив

Ниже приведён типовой шаблон справки (данные вымышленные, используются только для иллюстрации).

-----------------------------------------------------------------
 СПРАВКА
о сдаче дел на архивное хранение
-----------------------------------------------------------------
Номер справки: АРХ‑2026‑00457
Дата выдачи: 
Организация‑отправитель: ООО «Пример‑Сервис»
ИНН/КПП: 7701234567 / 770101001
Архив‑получатель: Государственный архив г. Москвы
Адрес архива: 123456, г. Москва, ул. Архивная, д. 10

Переданные дела:
№ Наименование дела Года Кол‑во листов Примечание
1 Трудовые книжки сотрудников (2010‑2020) -010‑2020 1245 –
2 Приказы о приёме и увольнении (2015‑2022) -015‑2022 387 –
3 Бухгалтерские книги (2008‑2015) -008‑2015 2100 Электронный носитель (PDF/A‑2)
Состояние документов: хорошее, без механических повреждений.
Подпись представителя отправителя: __________________ / Иванов И.И.
Подпись представителя архива: __________________ / Петрова А.С.
Печать организации: [круглая печать ООО «Пример‑Сервис»]
Печать архива: [круглая печать Госархива г. Москвы]
-----------------------------------------------------------------

В реальной справке вместо блока pre используется обычный печатный бланк с соответствующими полями; однако структура информации остаёться той же.

Что важно помнить при сдаче дел в архив?

• Соблюдение сроков хранения. Передавайте только те документы, срок хранения которых превышает 10 лет или установлен как постоянный.
• Полнота описи. Отсутствие даже одной единицы в описи может привести к отказам в приёме или сложностям при последующем поиске.
• Качество оформления. Документы должны быть аккуратно сложены, без заломов, пятен и иных повреждений.
• Электронные копии. При передаче электронных дел обязательно используйте форматы, гарантирующие долгосрочную доступность (PDF/A, TIFF с метаданными).
• Подписание акта. Акт приёма‑передачи подписывается уполномоченными лицами обеих сторон; иначе справка не будет выдана.
• Хранение справки. Сама справка хранится в организации не менее срока хранения переданных дел (обычно постоянно).

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регулирующие порядок сдачи дел в архив:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от ).
• Постановление Правительства РФ № 526 «О порядке формирования, хранения и использования архивных фондов» (ред. от ).
• Приказ Минкультуры России № 555 «Об утверждении Перечня документов, подлежащих обязательному хранению в государственных архивах» (ред; от ).
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документообеспечение. Правила оформления дел для архивного хранения».
• Методические рекомендации Росархива «Порядок сдачи документов на архивное хранение» (2023 г.).

Сдача дел в архив – это ответственный процесс, требующий тщательной подготовки, соблюдения нормативных требований и правильного оформления сопроводительной документации. Наличие справки о сдаче дел в архив подтверждает законность передачи, обеспечивает сохранность информации и упрощает дальнейшую работу с архивными фондами. Следуя представленному руководству, вы сможете избежать типичных ошибок и гарантировать надёжное хранение ваших документов на многие годы вперёд.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, актуальной на 14:01:15.