Процесс сдачи документов в архив — это обязательная процедура для любой организации, будь то коммерческая фирма, бюджетное учреждение или некоммерческая организация. В деловой практике под термином «справка о сдаче документов в архив» чаще всего понимают один из двух документов: акт приема-передачи дел в архив (подтверждающий факт сдачи) или архивную справку, выдаваемую государственным архивом по запросу гражданина или организации. В данной статье подробно разберем оба аспекта, нормативную базу, этапы подготовки и актуальные образцы на 2026 год.

Нормативная правовая база (актуально на 2026 год)

Регламентация архивного дела в РФ строится на иерархии нормативных актов. Ключевые документы, регулирующие передачу дел на хранение:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, определяющий сроки хранения, порядок формирования фондов и передачи дел в государственные архивы.
• Приказ Минкультуры РФ от № 536 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (зарегистрирован в Минюсте РФ № 7418). Важно: документ утратил силу в части федеральных органов, но остается методическим эталоном для негосударственных организаций.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Типовых норм технологических процессов архивных работ» — регламентирует технические требования к подготовке дел (сшивка, нумерация, оформление обложек, описей).
• Номенклатура дел организации, утвержденная в установленном порядке — главный внутренний документ, определяющий сроки хранения каждого вида дел (постоянное, временное — до 10 лет, свыше 10 лет).
• Внутренняя Инструкция по подготовке и передаче документов в архив организации, локальный нормативный акт, разрабатываемый каждым хозяйствующим субъектом самостоятельно.

Согласно п. 7.2.1 Типовой инструкции (Приказ Минкультуры № 536): в архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного хранения до 10 лет хранятся в структурных подразделениях до истечения сроков, после чего подлежат уничтожению или передаче в архив организации.

Два понятия: «Акт приема-передачи» vs «Архивная справка»

Необходимо четко разграничивать эти документы, чтобы не допустить ошибок в документообороте.

Акт приема-передачи дел в архив (Внутренний документ)

Это первичный учетный документ, составляемый комиссией организации в 2-х экземплярах (один остается в архиве, второй, у передавшего подразделения/ответственного лица). Именно он является юридическим подтверждением факта сдачи документов и перехода ответственности за их сохранность на архивиста.

Состав акта:

1. Наименование организации.
2. Название документа: «Акт приема-передачи дел в архив».
3. Дата и место составления.
4. Состав комиссии (председатель, члены, архивист).
5. Ссылка на опись дел (приложение к акту).
6. Количество переданных дел, сроки хранения, ответственные лица.
7. Подписи членов комиссии, архивиста и руководителя подразделения-сдача.

Архивная справка (Документ, выдаваемый архивом)

Это официальный документ, выдаваемый государственным архивом (или архивом организации по запросу внешней стороны) для подтверждения юридически значимых фактов. Примеры:

• Справка о подтверждении награждения знаком «Жителю блокадного Ленинграда» или медалью «Ветеран труда».
• Справка о трудовом стаже и заработной плате (для пенсионного фонда, суда, банка).
• Копия архивного документа, находящегося на хранении.
• Справка о факте сдачи дел организацией в государственный архив (при ликвидации или плановой сдаче).

Срок годности такой справки устанавливает запрашивающая организация (часто 1 месяц или до решения вопроса).

Этапы подготовки документов к сдаче в архив организации

Процесс подготовки — самый трудоемкий этап. От его качества зависит скорость приемки архивистом.

Этап 1: Формирование дела (сборка)

• Сбор документов по одному вопросу/делу в хронологическом или систематическом порядке.
• Проверка полноты: наличие ьных листов, резолюций, подписей, штампов.
• Удаление лишних предметов (скобы, канцелярские резинки, записки-черновики, не относящиеся к делу вложения).
• Пронумеровка листов дела сквозно (карандашом в правом верхнем углу или штампом).
• Сшивка дела нитью (протяжка 3 или 5 проколов) с наклеиванием этикетки-подшивки на корешок.

Этап 2: Оформление обложки дела

На обложке (формы типа «Обложка дела» или бланке организации) указываются:

• Полное наименование организации.
• Индекс дела (по номенклатуре).
• дела (тема).
• Даты начала и окончания (крайние даты документов).
• Срок хранения (год до которого хранить / «Постоянный»).
• Количество листов.
• Подпись ответственного составившего дело.

Этап 3: Составление описи дел (Ключевой документ!)

Опись составляется в 3-х экземплярах (для архива, для подразделения-сдача, для архивиста-учетчика). Структура описи:

1. Шапка: наименование организации, название структурного подразделения, год описания, номер описи.
2. Табличная часть: № п/п, Индекс дела, дела, Даты, Срок хранения, Кол-во листов, Примечание.
3. Подписи: составителя (архивиста/секретаря), руководителя подразделения, главного архивиста организации.

Этап 4: Историческая справка (для государственных архивов и ценных фондов)

Обязательна при сдаче дел в государственный архив (при ликвидации организации или плановой передаче фондов постоянного хранения). Содержит историю создания организации, структуру, характеристику фонда, перечень подлинников и копий.

Этап 5: Утверждение графика приема-передачи

Чтобы избежать хаоса, руководитель организации утверждает График приема-передачи дел в архив на год. В нем указываются: сроки сдачи по подразделениям, ответственные лица, объемы передаваемых дел.

Особенности сдачи документов по личному составу (Личные дела)

Это наиболее чувствительная категория документов (срок хранения 75 или 50 лет). Порядок сдачи:

• Личные дела (формы Т-2, личные карточки, заявления, приказы о приеме/увольнении, награждения) собираются в отдельные дела по годам или алфавиту.
• Обязательно составляется внутренняя опись личного дела (перечень документов внутри каждого дела) — она сшивается внутрь дела.
• На обложке дела указывается ФИО работника, дата рождения, табельный номер, период работы.
• Сдача осуществляется строго по акту приема-передачи с указанием ФИО архивиста, принявшего дела.

Сдача документов при ликвидации организации

Согласно ст. 12 ФЗ № 125-ФЗ, при ликвидации юридического лица его архив (дела постоянного хранения и по личному составу) обязан быть передан в государственный архив по месту нахождения организации.

Пакет документов для сдачи в госархив:

1. Акт приема-передачи архивных фондов (в 3-х экземплярах).
2. Описи дел, по 3 экземпляра (на бумажном носителе, подписанные, пронумерованные, прошитые).
3. Предисловия к описям (если предусмотрено) — по 3 экземпляра.
4. Историческая справка об организации — по 3 экземпляра.
5. Копия решения о ликвидации / выписка из ЕГРЮЛ о введении записи о ликвидации.
6. Доверенность на представителя ликвидатора (если сдает не ликвидатор лично).

Важно: Все документы (описи, предисловия, историческая справка, акт) предоставляются строго на бумажном носителе. В итоге ликвидатор получает свой экземпляр акта с печатью госархива — это единственное подтверждение факта сдачи.

Образец структуры Акта приема-передачи дел в архив организации

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ
ООО «Ромашка»

г. Москва «15» октября 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: Иванов И.И. — директор ООО «Ромашка»
Члены комиссии:
Петров П.П. — главный бухгалтер
Сидорова С.С., архивист ООО «Ромашка»
Козлов К.К. — начальник кадровика (передающее подразделение)

СОСТАВИЛИ НАСТОЯЩИЙ АКТ о том, что кадровик ООО «Ромашка» Козлов К.К.
передал, а архивист ООО «Ромашка» Сидорова С.С. приняла на хранение в архив
организации дела по личному составу за 2020 год, всего 45 дел, 1 230 листов,
срок хранения 75 лет.
Перечень переданных дел прилагается в Описи № 1 за 2020 г. в 2-х экземплярах.

Дела пронумерованы, обложки заполнены, листы пронумерованы, дела сшиты,
состояние удовлетворительное. Претензий по оформлению нет.

Акт составлен в 2-х экземплярах: 1 — в архив, 2 — в кадровик.

Председатель комиссии /Иванов И.И./
Архивист /Сидорова С.С./
Начальник кадровика /Козлов К.К./
М.П.

Типичные ошибки при сдаче документов (Чек-лист для самопроверки)

• Отсутствие или неверное заполнение обложки дела (нет сроков хранения, неверный );
• Несшивка дел или сшивка скобами/клейкой лентой (только нить и этикетка-подшивка).
• Расхождения между описью и реальным содержимым дел (не совпадают номера, заголовки, кол-во листов).
• Сдача дел с неистекшими сроками хранения в подразделении (например, дела за текущий год или за прошлый, если срок хранения 5 лет и не истек).
• Отсутствие внутренней описи в личных делах.
• Передача оригиналов документов, которые должны храниться в подразделении (например, журналы учета, справочники текущего года).
• Несоответствие сроков хранения в номенклатуре и на обложке дела.

Электронные документы и архив

С 2022 года (ФЗ № 377-ФЗ) вступил в силу порядок передачи электронных архивных документов в государственные архивы. Если организация ведет делопроизводство в ЭДО (СЭД):

• Передача осуществляется через Федеральную архивную информационную систему (ФАИС) или региональные аналоги.
• Требуется формирование электронной описи (в формате XML/PDF/A) и электронного акта приема-передачи с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Бумажные копии описей и акта при сдаче в госархив в электронном виде, как правило, не требуются, но лучше уточнить у конкретного архива-приемника.

Грамотная сдача документов в архив — это не просто формальность, а гарантия правовой защищенности организации. Наличие подписанного акта приема-передачи снимает с ответственного лица (секретаря, кадровика, бухгалтера) ответственность за сохранность переданных документов. Регулярная работа по графику, соблюдение требований Приказа Росархива № 236 к оформлению дел и актуальная номенклатура — три кита, на которых держится беспроблемная приемка дел архивистом.

Рекомендация: Ежегодно до начала сдачи (обычно в I квартале года за прошлый год) проводите инвентаризацию дел в подразделениях и сверку с номенклатурой. Это сэкономит недели работы по дооформлению в момент приемки комиссией.

Материал подготовлен на основе нормативных актов РФ (ФЗ-125, Приказы Минкультуры, Росархива) и судебной практики. Актуально на октябрь 2026 года. Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к архивисту вашей организации или в профильный государственный архив.