Справка о сдаче документов в архив – это юридически значимый документ, подтверждающий факт передачи оригиналов (или заверенных копий) документов в государственный или муниципальный архив для их постоянного хранения. В статье подробно рассматриваются назначение справки, её правовой статус, требования к оформлению и порядок подготовки.
Что такое архивная справка?
Архивная справка (иногда называют архивной выпиской или архивной копией) – официальное подтверждение того, что определённый набор документов был передан в архив. Справка оформляется на специальном бланке, утверждённом Росархивом в 2020 году, и содержит:
- наименование архива;
- дата передачи документов;
- перечень переданных материалов с указанием их видов и дат;
- архивные шифры (номер дела, листов, описи и т.п.);
- подпись и печать организации‑передающей и представителя архива.
Справка имеет юридическую силу и может использоваться в качестве доказательства при проверках, судебных разбирательствах и в иных официальных процедурах.
Правовая основа
Согласно Федеральному закону № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Правилам ведения дел в государственных архивах, каждая организация, передающая документы в архив, обязана оформить акт сдачи‑приёма и получить архивную справку. Справка должна быть составлена на основе подлинных документов или их заверенных копий.
Когда требуется архивная справка?
Справка обязательна в следующих случаях:
- Передача бухгалтерской, кадровой и иной документации, подлежащей обязательному хранению.
- Сдача архивных фондов после реорганизации, ликвидации или перемещения организации.
- Запросы государственных органов, судов, налоговых инспекций о подтверждении наличия документов в архиве.
- Внутренний контроль и аудит в организации.
Как проходит передача документов в архив
4.1 Подготовительный этап
- Определение перечня документов. Составьте список всех материалов, которые планируется передать. Укажите тип документа (акт, договор, бухгалтерская отчетность и т.д.), дату создания и номер (если есть).
- Проверка состояния документов. Убедитесь, что оригиналы находятся в надлежащем состоянии, не имеют дефектов, не требуют реставрации.
- Создание описи. Описание должно включать архивный шифр, количество листов, объём (в мегабайтах, если цифровые), а также краткое содержание.
- Подготовка сопроводительных документов. Это акт сдачи‑приёма, доверенность (если передача осуществляется представителем) и, при необходимости, согласие руководства.
4.2 Оформление акта сдачи‑приёма
Акт – это основной документ, фиксирующий факт передачи. В нём указываются:
- Наименование организации‑передающей и архива‑приёмщика.
- Дата и место передачи.
- Перечень переданных документов (по описи).
- Подписи ответственных лиц и печать организации.
4.3 Получение архивной справки
После приёма документов архив оформляет справку, используя утверждённый бланк. Справка подписывается уполномоченным сотрудником архива и ставится печать. В ней отражаются все сведения из акта и описи, а также указаны архивные шифры.
Требования к оформлению архивной справки
| Элемент | Требования |
|---|---|
| Бланк | Утверждённый Росархивом в 2020 году (можно скачать с сайта Росархива). |
| Шапка | Наименование архива, его адрес, контактные данные. |
| Дата | Полная дата передачи (дд.мм.гггг). |
| Перечень документов | Хронологический порядок, указание вида, даты, номера и объёма (листов/страниц). |
| Архивные шифры | Номер дела, подпапки, листа, в соответствии с описью. |
| Подписи | Подпись представителя архива, подпись ответственного лица организации‑передающей, печать обеих сторон. |
Пример шаблона архивной справки
АРХИВНАЯ СПРАВКА ______________________________________ (наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации) Наименование архива: Государственный архив г. Москвы Адрес: ул. Большая Пироговская, д. 12, г. Москва, 123456 Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 Перечень переданных документов (в хронологическом порядке): ----------------------------------------------------------------- № | Вид документа | Дата | Номер (если есть) | Листы | Шифр дела ----------------------------------------------------------------- 1 | Договор аренды | | Д/А‑2020‑03 | 12 | 12/2020/001 2 | Бухгалтерская отчётность за 2020 г. | | Б/О‑2020 | 45 | 12/2020/002 3 | Приказ о реорганизации | | П/Р‑2021‑06 | 8 | 12/2021/003 ----------------------------------------------------------------- Архивный шифр: 12/2020‑2021 (дело № 12/2020‑2021) Подтверждаю, что указанные документы переданы в архив в полном комплекте, без повреждений и соответствуют оригиналам. Подпись представителя организации: ______________________ (Ф.И.О., должность) Подпись представителя архива: _________________________ (Ф.И.О., должность) Печать организации Печать архива
Полезные рекомендации
- Сохраняйте копию акта сдачи‑приёма. Она понадобится в случае споров.
- Проверяйте соответствие шифров. Ошибки в архивных номерах могут привести к потере доступа к документам.
- Уточняйте сроки доступа. В некоторых архивах документы могут быть доступны только после определённого периода.
- Ведите электронный реестр. Современные организации фиксируют передачу в цифровой системе, что упрощает поиск.
- Обучайте персонал. Сотрудники, отвечающие за документооборот, должны знать порядок оформления справки.
Где скачать бланк архивной справки
Официальный бланк доступен на сайте Росархива в разделе «Документы и формы». Скачайте PDF‑версию, распечатайте на фирменном бланке организации и заполните согласно образцу.
Архивная справка – это не просто формальность, а важный юридический документ, подтверждающий надёжность хранения и доступность ваших материалов. Правильное оформление справки, соблюдение всех требований к передаче и ведение полной описи позволяют избежать проблем при проверках и в судебных разбирательствах.
Если у вас возникли вопросы по оформлению или вы хотите получить образец бланка, обратитесь в ближайший государственный архив или к специалисту по архивному делу.
Дата публикации: