Справка о заработной плате – документ, подтверждающий размер заработка работника за определённый период
трудовой деятельности. Такой документ требуется Пенсионному фонду РФ (ПФР) для расчёта страховых
пенсионных баллов, назначения пенсии, получения льгот и компенсаций.

Почему нужна архивная справка о заработной плате?

• Для расчёта страховых пенсионных баллов за годы, когда сведения о зарплате не отражены в современных
  электронных системах.
• При оформлении пенсии по старости, инвалидности, по случаю потери кормильца – ПФР требует подтверждения
  фактического дохода за каждый год трудовой деятельности.
• Для получения социальных льгот (пособия, компенсации, субсидии) в случае, если в трудовой книжке указаны
  только даты, а не суммы заработка.
• При спорах с работодателем о размере начисленной заработной платы и страховых взносов.

Кто может выдать архивную справку?

Справку может выдать:

1. Организация‑работодатель (отдел кадров, бухгалтерия).
2. Государственные архивы (например, архивы Санкт‑Петербурга) – в случае, если оригинальные расчётные листы
   утеряны, а в архиве хранятся копии табуляграмм, карточек начисления и т.п.
3. Пенсионный фонд России – в рамках выполнения запросов от граждан (социально‑правовой характер).

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регулирующие выдачу справки о заработной плате:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 165, 167) – порядок ведения расчётных листков и их хранения.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании» – необходимость предоставления сведений о
  заработке для начисления страховых баллов.
• Приказ Минтруда России от № ТК‑5/2021 «Об утверждении формы справки о заработной плате
  (архивной)» – образцы и требования к заполнению.
• Методические указания ПФР (раздел 3.3.3 «Исполнение запросов о заработной плате») – порядок выдачи
  справки из архивных фондов.

Образцы справки

Существует несколько форматов, которые можно скачать бесплатно:

• Word‑образец для заполнения вручную (скачать).
• Excel‑таблица, удобная для массового заполнения (скачать).
• PDF‑шаблон официального вида (скачать).

Структура типовой справки

Поле	Содержание
Ф.И.О. (родительный падеж)	Иванова Марии Петровны
Дата рождения
Трудовой стаж (период)	с по
Наименование организации	ООО «Пример»
Должность	инженер‑технолог
Размер заработной платы (руб.)	30 000,00
Основания начисления (табуляграмма, карточка, расчётный лист)	Табуляграмма № 123/1996
Подпись руководителя и печать	_________________ / Печать

Пошаговая инструкция получения архивной справки

Шаг 1. Подготовка запроса

Сформируйте письменный запрос (можно в виде электронного письма) с указанием:

• Полных Ф.И.О. (в родительном падеже) и даты рождения.
• Точного периода, за который требуется справка (например, «с по »).
• Назначения справки (подача в ПФР, получение льготы и т.д.).
• Контактных данных (почтовый адрес, телефон, e‑mail).

Шаг 2. Сбор сопроводительных документов

В зависимости от того, к кому направляется запрос, потребуются:

1. Копия паспорта (страница с фотографией).
2. Копия трудовой книжки (страницы, где указаны даты работы за запрашиваемый период).
3. Справка о доходах (если есть) – может ускорить процесс.
4. Согласие работодателя (если запрос делается в архив организации).

Шаг 3. Подача запроса

Запрос можно отправить:

• По почте (заказным письмом) в отдел кадров/бухгалтерию организации.
• Электронно через официальный портал организации (если такой есть).
• Через отдел архивов (например, Государственный архив Санкт‑Петербурга) – в этом случае потребуется
  заполнить форму запроса на выдачу архивных сведений и приложить копии документов.
• Через ПФР (раздел «Запросы граждан» на сайте pfr.gov.ru).

Шаг 4. Ожидание и получение справки

Сроки выдачи зависят от источника:

• Организация‑работодатель – обычно 5–10 рабочих дней.
• Государственный архив – до 30 календарных дней (в случае необходимости поиска в бумажных фондах).
• ПФР – в течение 20 рабочих дней с момента получения полного пакета документов.

Шаг 5. Проверка и передача в ПФР

После получения справки проверьте:

• Корректность Ф.И.О. (родительный падеж) и даты рождения.
• Точность указанных периодов и сумм.
• Наличие подписи уполномоченного лица и печати организации.

Если всё в порядке – отправляйте справку в ПФР (лично, по почте или через личный кабинет на сайте ПФР).

Типичные проблемы и как их решить

Проблема	Возможные причины	Решение
Справка не выдана в срок	Неполный пакет документов, отсутствие подписи руководителя	Уточнить недостающие документы, направить повторный запрос с уточнением
Отсутствует информация о зарплате за определённый год	Документы утеряны, архивные фонды не хранят сведения более 5 лет	Обратиться в налоговую службу за копиями деклараций, запросить у бывшего работодателя копии расчётных листов
Справка содержит ошибки в Ф.И.О.	Опечатка при заполнении	Требовать исправление и повторную печать

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько месяцев зарплаты необходимо указать в справке?

ПФР принимает справку за любые 60 подряд месяцев трудовой деятельности (5 лет). Это может быть любой
период в рамках всей трудовой биографии, но он должен быть непрерывным.

Можно ли получить справку, если организация уже ликвидирована?

Да. В этом случае запрос направляется в архивные фонды, где хранятся бухгалтерские документы ликвидированных
предприятий. При отсутствии архивных данных потребуется обратиться в налоговую службу за копиями деклараций
по налогу на доходы физических лиц.

Какие первичные документы подтверждают справку о заработной плате?

Согласно методическим указаниям ПФР, в качестве подтверждения могут использоваться:

• Лицевые счета (карточки начисления заработной платы).
• Табуляграммы.
• Расчётные листки (платёжные ведомости).
• Справки из бухгалтерии о суммах начислений.

Сколько стоит получение архивной справки?

В большинстве случаев выдача справки бесплатна, если запрос делается в рамках социальных прав граждан.
При обращении в коммерческие архивные службы может взиматься плата за поиск и копирование документов
(обычно от 300 до 1500 рублей).

Контактные данные для получения справки

Ниже приведены основные контакты, куда можно направлять запросы:

• Пенсионный фонд России – pfr.gov.ru, телефон 8‑800‑200‑22‑22.
• Государственный архив Санкт‑Петербурга – ул. Садовая, д. 2, тел. +7 (812) -23‑45‑67.
• Отдел кадров вашей организации – уточняйте контактные данные в справочнике компании.

Справка о заработной плате (архив) – важный документ, без которого невозможно корректно рассчитать
пенсионные баллы и оформить пенсию. Процесс её получения требует подготовки запроса, сбора копий
удостоверяющих документов и обращения в соответствующий орган (работодатель, архив, ПФР). Соблюдая
описанную выше последовательность действий, вы сможете получить справку быстро и без лишних
осложнений.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся
на трудовом праве, или к консультанту ПФР.