Справка о заработной плате – это официальный документ, подтверждающий размер дохода работника за определённый период. В контексте архивного дела такая справка часто требуется для подтверждения трудовой деятельности, расчёта пенсионных выплат, оформления социальных льгот или при проведении внутренней проверки кадрового учёта.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие выдачу справок о заработной плате, содержатся в:

• Трудовом кодексе РФ (ст. 62 – право работника на получение документов, подтверждающих трудовые отношения);
• Федеральном законе «О персональных данных» (ст. 10 – обработка персональных данных при выдаче справок);
• Приказах Минтруда и соцзащиты РФ о порядке ведения трудовых книжек и выдаче справок;
• Внутренних нормативных актах организации (положение о кадровом документообороте, инструкция по работе с архивом).

Что такое справка о заработной плате для архива?

Это документ, который:

• подтверждает факт начисления и выплаты заработной платы сотруднику;
• указывает период, за который осуществлялись выплаты;
• содержит реквизиты организации‑выдавшего документ;
• подписывается уполномоченным лицом (руководителем отдела кадров, бухгалтером или директором) и заверяется печатью организации (при наличии).

В архивном деле справка служит доказательством трудового стажа и уровня дохода, что необходимо при:

1. формировании личного дела сотрудника;
2. подготовке документов для пенсионного обеспечения;
3. проведении внутреннего аудита или проверки контролирующими органами;
4. восстановлении утерянных трудовых книжек.

Содержание справки

Справка о заработной плате должна включать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование организации (полное, согласно учредительным документам);
• Реквизиты (ИНН, КПС, адрес местонахождения);
• Наименование документа – «Справка о заработной плате»;
• Дата выдачи;
• ФИО сотрудника (полностью, как в трудовой книжке);
• Должность и структурное подразделение;
• Период, за который подтверждается заработная плата (например, с по );
• Суммы начисленной и выплаченной заработной платы (можно указать по месяцам или итоговую сумму за период);
• Информация о налогах и удержаниях (НДФЛ, страховые взносы – при необходимости);
• Подпись уполномоченного лица с расшифровкой (ФИО, должность);
• Печать организации (если используется).

Формат и оформление

Справка оформляется на листе формата А4, односторонне. Текст приводится в деловом стиле, шрифт Times New Roman или Arial, размер 12 pt, межстрочный интервал 1,5. Выравнивание – по левому краю, кроме реквизитов организации (обычно центрируются в верхней части листа).

Обязательно наличие:

• заголовка «Справка» (жирным шрифтом, размер 14 pt);
• номера и даты документа (внутренний регистрационный номер, если ведётся журнал выдачи справок);
• ссылки на основание выдачи (например, «по заявлению сотрудника от ___ № ___»).

Как получить справку о заработной плате для архива

Процедура получения выглядит следующим образом:

1. Сотрудник подаёт письменное заявление на имя руководителя отдела кадров (или непосредственного руководителя) с указанием цели выдачи справки и периода, за который требуется подтверждение дохода;
2. Кадровик проверяет наличие трудового договора, приказов о приёме/переводе/увольнении, а также расчётные ведомости за нужный период;
3. Бухгалтерия формирует расчёт сумм начисленной и выплаченной заработной платы, удержанных налогов и взносов;
4. Подготавливается текст справки, утверждается руководителем отдела кадров и подписывается уполномоченным лицом;
5. Справка выдаётся сотруднику под роспись в журнале выдачи справок либо направляется в электронном виде с электронной подписью (если организация использует ЭДО).

Срок действия и хранение в архиве

Срок действия справки о заработной плате определяется организацией‑запрашивающим документом. Обычно:

• для пенсионного обеспечения – справка считается бессрочной, но принимается не старше 12 месяцев;
• для социальных выплат и пособий – не старше 6 месяцев;
• для внутреннего аудита – срок устанавливается приказом руководителя (часто 1 год).

В архиве справка хранится в личном деле сотрудника вместе с трудовой книжкой, приказами о приёме/увольнении и другими кадровыми документами. Срок хранения личного дела определяется Федеральным законом «О архивном деле в Российской Федерации» и составляет 75 лет после увольнения сотрудника (для документов, содержащих сведения о заработной плате).

Примерный шаблон справки

Ниже представлен примерный вид справки (без конкретных данных). При оформлении замените placeholder‑ы на реальные сведения.

ООО «Пример»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
г. Москва, ул. Примерная, д. 10

Справка № 001/2026 от 

Выдана сотруднику: Иванов Иван Иванович
Должность: бухгалтер
Подразделение: отдел учёта и отчётности

Справка подтверждает, что за период с по г. сотруднику начислена и выплачена заработная плата в следующих размерах:

Месяц Начислено, руб. Выплачено, руб.
Январь 45 000 45 000
Февраль 45 000 45 000
...
Декабрь 45 000 45 000
Удержано НДФЛ: 70 200 руб.

Удержано страховые взносы: 118 800 руб.
Справка выдана для предъявления в Пенсионный фонд РФ по месту требования.

Подпись _______________ / Петрова С.В.
(руководитель отдела кадров)

М.П. (печать организации)

Справка о заработной плате – важный кадровый документ, который находит широкое применение в архивной работе. Правильное оформление, своевременная выдача и надёжное хранение позволяют организации соблюдать законодательные требования, обеспечивать защиту прав сотрудников и упрощать взаимодействие с государственными и негосударственными инстанциями.

Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете подготовить справку, соответствующую всем нормативам, и обеспечить её корректное использование в архивных целях.