С 1 января 2023 года Пенсионный фонд РФ (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) объединены в единый Социальный фонд России (СФР). Несмотря на смену наименования, задача предоставления сведений о заработной плате и стаже для расчета пенсий остается актуальной как никогда. В данной статье подробно разберем, какие справки нужны архиву СФР, как их оформить в 2026 году, какие формы действуют сейчас и как избежать ошибок, приводящих к отказу в зачете стажа.

Зачем нужна справка о заработной плате в архив СФР?

Архив СФР (территориальные органы) хранит исторические данные о страхователях. Справка о заработной плате (или сведения о доходах) запрашивается в следующих основных случаях:

• Подтверждение стажа и заработка до 2002 года: Для назначения страховой пенсии по старости используется индивидуальный пенсионный коэффициент (ИПК), который рассчитывается на основе соотношения заработка гражданина к среднему по стране за 5 последовательных лет до 2002 г. (или за любые 60 месяцев).
• Восстановление утерянных данных: Если в ИЛС (индивидуальном лицевом счете) есть пробелы, несоответствия или нулевые значения за периоды работы в ликвидированных организациях.
• Назначение социальных выплат: При расчете пособий по временной нетрудоспособности (больничные), декретных и др., если работодатель не передал данные в СФР вовремя.
• Судебные споры: В качестве доказательства трудовой функции и размера вознаграждения.

Нормативная база и актуальные формы на 2026 год

Важно понимать: единой унифицированной формы справки о заработке для всех случаев жизни не существует с 2013 года (отменен Приказ Госкомастата № 1). Однако для взаимодействия со СФР существуют строгие отчетные формы.

Форма ЕДВ-1 (Сведения о заработке и страховых взносах) — Основной документ

С 2023 года (Приказ СФР от № 14н) форма ЕДВ-1 заменила собой РСВ-1, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ЗАРПЛАТА. Это основной документ, который работодатель сдает в СФР ежемесячно.

• Назначение: Передача сведений о заработке, начисленных взносах и стаже.
• Срок сдачи: Не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (для страховых взносов) и до дня выплаты заработка (для сведений о доходах физлиц).
• Ретроспектива: Если вы корректируете данные за прошлые годы (в т.ч. до 2023 г.), сдается корректирующая ЕДВ-1 с указанием кода корректировки.

Справка в форме 2-НДФЛ (или новая форма Сведения о доходах физлица)

Часто архив СФР запрашивает именно справку о доходах для расчета пенсионных коэффициентов за до-пенсионный период.

• С 2024 года вместо 2-НДФЛ для налоговой сдается «Сведения о доходах физического лица» (формат XML/JSON), но для ручного предоставления в архив СФР или МФЦ часто принимают печатный вариант по старому образцу или выписку из новой формы.
• Содержит: ФИО, ИНН, СНИЛС, код вида дохода (2000, заработок), суммы по месяцам, суммы удержанного НДФЛ.

Справка о заработке за 5 лет (для пенсии по старости, стаж до 2002 г.)

Это не отчетная форма, а вспомогательный документ, который готовит бухгалтерия/кадры по запросу сотрудника или СФР. Оформляется на бланке организации (или по форме, утвержденной локальным нормативным актом, ЛНА).

Обязательные реквизиты (ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ):

1. Наименование документа («Справка о заработке за 60 месяцев» / «Сведения о заработке»).
2. Дата составления.
3. Наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН.
4. ФИО работника, дата рождения, СНИЛС, должность.
5. Период работы (дата приема, дата увольнения).
6. Таблица: Месяц/Год, Начисленная заработная плата (без НДФЛ) — Отчисленные страховые взносы (если есть данные).
7. Подпись руководителя и главного бухгалтера, печать (если есть), дата выдачи.
8. Кому выдана (ФИО, паспортные данные) или «Для предъявления в СФР г. [Название]».

Как получить справку из архива, если организация ликвидирована?

Это самая частая проблема. Если работодатель прекратил деятельность:

1. Обратитесь в Архив СФР (территориальный орган) по месту нахождения бывшей организации. Там хранятся делегированные архивы ликвидированных юрлиц.
2. Напишите заявление (форму можно взять на сайте СФР или в клиентской службе). Укажите: ФИО, СНИЛС, паспорт, период работы, название ликвидированной организации.
3. Сроки: Согласно ст. 62 ТК РФ и админрегламентам СФР — до 10 рабочих дней (в сложных случаях до 30 дней).
4. Результат: Вам выдадут выписку из табеля учета рабочего времени, лицевого счета или ведомости начисления заработной платы, заверенную печатью архива СФР. Эта выписка имеет полную юридическую силу для зачета стажа.

Порядок действий работодателя при запросе из архива СФР

Если СФР направил официальный запрос (требование) о предоставлении сведений:

• Срок исполнения: 3 рабочих дня со дня получения требования (ст. 62 ТК РФ, ст. 21 ФЗ № 167-ФЗ).
• Формат: Электронный (через ЭДО/СБИС/Контур/1С-Отчетность) или бумажный (если организация не подключена к ЭДО).
• Ответ: Направляется заказным почтовым отправлением с описью вложения или через ТКС (телекоммуникационную систему) СФР.
• Отказ недопустим: Штрафы на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлиц — до 50 000 руб. (КоАП РФ ст. 5.27, 19.7).

Электронный документооборот (ЭДО) с СФР в 2026 году

На 2026 год подавляющее большинство организаций обязаны сдавать отчетность (ЕДВ-1) и отвечать на запросы исключительно в электронном виде через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С и др.).

• Запросы от СФР приходят в личный кабинет оператора ЭДО или в ЛК СФР («Работодателю» → «Запросы СФР»).
• Ответ формируется на базе данных 1С/бухпрограммы и подписывается КЭП (квалифицированной электронной подписью) руководителя или уполномоченного лица.
• Для периодов до 2019 г. (когда отчетность сдавалась на бумаге/дискетах) часто приходится формировать «исторические» справки вручную, сканировать и отправлять как вложение к ответу на запрос.

Типичные ошибки при подготовке справок для архива

Образец структуры справки о заработке (для ЛНА организации)

Рекомендуемый вид табличной части для периода до 2002 г. (5 лет / 60 месяцев):

СПРАВКА О ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ
для расчета пенсионных коэффициентов (за 60 месяцев)

Организация: ООО «Ромашка»
ИНН 7712345678 КПП 771201001 ОГРН 1027700123456
Адрес: 101000, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
Работник: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
СНИЛС: 123-456-789 00
Должность: Токарь 5 разряда
Период работы: с по 

--------------------------------------------------------------------------------
| Год | Месяц | Месяц | Начислено зарплаты (руб.) | Страховые взносы (руб.) |
|-----|-------|-----------|---------------------------|-------------------------|| 1997| Январь| 1 | 125 000 | 37 500 |
| 1997| Февраль| 2 | 130 000 | 39 000 |
| ... | ... | ... | ... | ... || 2001| Декабрь| 12 | 450 000 | 135 000 |
--------------------------------------------------------------------------------
Всего за 60 месяцев начислено: 18 500 000 руб.
Всего страховых взносов перечислено: 5 550 000 руб.

Руководитель: _____________ /Петров П.П./
Главный бухгалтер: _________ /Сидорова С.С./

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Могу ли я сам принести справку из архива в клиентскую службу СФР?

Ответ: Да, гражданин имеет право самостоятельно предоставить документы, подтверждающие стаж и заработок (ст. 21 ФЗ № 167-ФЗ). Сотрудник СФР обязан принять их, выдать квитанцию о приеме и зачесть данные при расчете пенсии.

Вопрос: Что делать, если в архиве СФР нет данных за нужный период?

Ответ: Необходимо искать первичные документы: трудовую книжку (запись о приеме/увольнении), заказы, ведомости начисления, лицевые счета Т-54, табели учета рабочего времени Т-12/Т-13. Их копии, заверенные текущим работодателем или нотариусом (если организация ликвидирована и архив не найден), также принимаются судом и СФР.

Вопрос: Нужна ли справка в форме 086/у для пенсионного фонда?

Ответ: Нет. Форма 086/у — это медицинская справка для устройства на работу или на водительские права (утверждена Минздравом). К пенсионному обеспечению и подтверждению заработка она не имеет отношения. Не путайте!

Вопрос: Как оформить справку, если заработок выплачивался в валюте/натурально (90-е годы)?

Ответ: В справке указывается сумма в рублях по курсу ЦБ РФ на дату начисления (или дату выплаты). Если натурально — оценочная стоимость в рублях. В графе «Страховые взносы» ставится прочерк или 0, если взносы не перечислялись (тогда стаж зачисляется, но ИПК за этот период будет минимальным/нулевым).

Резюме: чек-лист для подготовки документов в архив СФР

1. Определите цель: Пенсия по старости (нужен 5-летний период до 2002 г.) или восстановление стажа (нужен весь период работы).
2. Найдите данные: Архив организации, 1С, старые дискеты/базы, делегированный архив в СФР.
3. Выберите форму: Корректирующая ЕДВ-1 (если организация действует) или Справка на бланке организации (если ликвидирована/для ручного предоставления).
4. Заполните без ошибок: СНИЛС, полное название орга за период работы, брутто-заработок по месяцам, подписи/печать.
5. Направьте: Через ЭДО (по запросу СФР) или лично/почтой в клиентскую службу СФР (МФЦ) с квитанцией.
6. Контролируйте: Проверьте зачисление стажа в ЛК СФР (Госуслуги) через 2-3 недели.

Важно: Информация актуальна на 10 июля 2026 года. Законодательство в сфере пенсионного обеспечения и отчетности перед СФР меняется динамически. Перед подготовкой пакета документов рекомендуется свериться с последними приказами СФР на официальном сайте sfr.gov.ru или проконсультироваться со специалистом по трудовому праву/бухгалтерией.

Грамотно оформленная справка о заработной плате — это залог своевременного назначения достойной пенсии. Не пренебрегайте архивными данными и следите за полнотой вашей пенсионной истории заранее!