В архивной практике и документообороте организаций ситуация, когда запрашиваемые документы или сведения отсутствуют в архивном фонде, встречается достаточно часто. В таких случаях законодательство и внутренние регламенты предписывают не просто игнорировать запрос, а выдавать официальный документ, подтверждающий факт отсутствия информации. Этот документ называется справкой об отсутствии документов (сведений) в архиве организации или информационным письмом об отсутствии документов.

Ниже представлена подробная статья, охватывающая правовые основания, формы, порядок оформления и нюансы выдачи данного документа на .

Правовые основания и нормативная база

Выдача справок об отсутствии документов регулируется комплексом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22, 23) — определяет права граждан и организаций на получение архивной информации и обязанности архивов предоставлять справки.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по организации работы архивов государственных органов…» (п. 8.2.7) — прямо регламентирует порядок составления отрицательного ответа.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Архивная справка. Общие требования к составлению и оформлению» — устанавливает единые стандарты оформления архивных справок (в т.ч. об отсутствии сведений).
• Административные регламенты предоставления государственных/муниципальных услуг (для госорганов и МУП), содержат утвержденные формы справок и писем об отказе/невозможности исполнения запроса (часто Приложение 5, 5а к регламентам).
• Внутренние документы организации — Инструкция по архивному делу, Перечень типовых управленческих архивных документов, Утвержденные бланки бланков организации.

Когда выдается справка об отсутствии документов?

Документ готовится в двух основных сценариях:

1. Отсутствие прямых доказательств и косвенной информации. В архивном фонде организации нет документов, являющихся прямыми доказательствами запрашиваемых фактов (трудовой стаж, зарплата, наличие/отсутствие прав на недвижимость и т.д.), а также нет ни косвенных сведений, ни справочных материалов, позволяющих восстановить картину.
2. Гибель или утрата документов. Документы подлежали хранению, но были уничтожены (по истечении сроков, в результате ЧС, при ликвидации организации без передачи дела в госархив) или утеряны.

Важно: Если в архиве ЕСТЬ запрошенная информация (даже косвенная, даже в справочниках, периодической печати, рукописных материалах), выдается не справка об отсутствии, а архивная справка (положительная) с указанием источников (ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 8.2.7 Инструкции Росархива).

Форма документа: Справка или Письмо-ответ?

Выбор формы зависит от статуса организации и основания отсутствия:

Структура и обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Инструкции Росархива)

Независимо от названия (письмо или справка), документ должен содержать:

Реквизиты бланка организации

• Наименование организации (полное/сокращенное).
• Реквизиты: ИНН, ОГРН, адрес, телефон, email.
• Эмблема/Герб (если предусмотрено уставом).

Основные реквизиты документа

• Вид документа: «ПИСЬМО», «ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО», «СПРАВКА ОБ ОТСУТСТВИИ СВЕДЕНИЙ».
• Дата составления (дата подписания руководителем).
• Регистрационный номер (по журналу учет исходящей корреспонденции/справок).
• Индекс (шифр) дела (если запрос касался конкретного дела).

Адресат и основание

• Кому: ФИО заявителя, адрес проживания/пребывания (или наименование организации-заявителя).
• Основание: Номер и дата входящего запроса (заявления) заявителя. Текст: «На основании вашего запроса от [дата] № [номер];..».

Текстовая часть (Содержание)

Это ключевой элемент. Текст печатается через полуторный интервал.

1. Факт рассмотрения: «Рассмотрен ваш запрос о предоставлении сведений о… / документов…».
2. Факт отсутствия (четко и однозначно):
   • «В архивном фонде организации (в фонде ликвидированного предприятия [наименование]) документов, содержащих сведения о [что именно запрашивалось], не обнаружено».
   • «Косвенных сведений и справочных материалов по данному вопросу в архиве также нет».
3. Причина отсутствия (если известна и актуальна):
   • «В связи с истечением сроков хранения дела уничтожено по акту №;.. от…».
   • «В связи с ликвидацией организации дела не были переданы в государственный архив».
   • «В результате чрезвычайного происшествия (пожар, наводнение) архивный фонд погиб» (со ссылкой на акт).
4. Рекомендации (ОБЯЗАТЕЛЬНО по п. 8.2.7 Инструкции Росархива):

   «Рекомендуем обратиться за получением необходимой информации в:»

   • Государственный архив [наименование, адрес] (если дела передавались туда).
   • Пенсионный фонд / МФЦ / ЗАГС / Росреестр (в зависимости от темы запроса).
   • Центральный государственный архив по личному составу ликвидированных предприятий (адрес уточнять актуально).
   • Наследственному делу / нотариусу / суду (если вопрос в сфере наследственного права).

Заключительная часть

• Должность лица, подписывающего документ (Руководитель / Директор / Заведующий архивом — по доверенности/порядку).
• Подпись с расшифровкой (ФИО).
• Печать организации (обязательна при отрицательном ответе вследствие гибели/утраты документов; в остальных случаях — по правилам внутреннего документооборота).

Примерный текст письма-ответа (Шаблон)

Особенности оформления в специальных случаях

Фонды ликвидированных предприятий

Если организация хранит фонд ликвидированного предприятия (как правопреемник или временный хранитель), справка выдается на бумажном носителе. В тексте обязательно указывается: «В фонде ликвидированного предприятия [Полное наименование] (ИНН/ОГРН) документов по предмету запроса нет»; Если дела переданы в госархив — дается точный адрес этого архива (ссылка на Интернет-данные: «Центральный государственный архив по личному составу ликвидированных предприятий»).

Отказ в предоставлении муниципальной услуги

Если запрос пришел в рамках административного регламента (например, запрос в администрацию города), выдается не просто письмо, а форма, утвержденная регламентом (часто «Письмо о невозможности исполнения запроса с указанием причин по форме» или «Справка об отсутствии сведений в документах архивного фонда» — Приложение 5, 5а к регламенту). Выдача происходит под роспись в журнале выдачи или по почте с уведомлением.

Использование незаверенных копий и справочников

Если в архиве нет «родных» документов, но есть печатные материалы, справочники, периодика, рукописные заметки, относящиеся к теме, архивист обязан выдать положительную архивную справку, цитируя эти источники с точным указанием (автор, название, год, стр.), а не справку об отсутствии. Фраза «незаверенная копия» оговаривается в тексте справки.

Процедура выдачи и сроки

1. Регистрация входящего запроса в журнале (КНД 1110061 или аналогичном) / АИС.
2. Поиск в фондах (описания, карточки, ЭАБД, справочные массивы). Составление акта осмотра/поиска (внутренний документ), подтверждение того, что поиск проводился.
3. Составление проекта ответа архивистом/ответственным лицом.
4. Согласование/Подписание первым руководителем или уполномоченным лицом (по приказу о распределении полномочий).
5. Регистрация исходящего документа (присвоение номера, даты).
6. Передача заявителю:
   • Лично под роспись в журнале выдачи (или во втором экземпляре письма).
   • Почтой заказным письмом с уведомлением о вручении (для доказательства отправки).
   • Электронно (ЕПГУ/РПГУ, почта оператора ЭДО) — если заявитель согласен и техническая возможность есть.

Сроки: Общий срок ответа на обращение — 30 календарных дней (ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан»). По административным регламентам услуг сроки могут быть короче (10-15 рабочих дней). Срок поиска в архиве обычно не регламентирован отдельно, но должен укладываться в общий срок ответа.

Типичные ошибки и риски

• Устный отказ. Отсутствие письменного документа лишает заявителя возможности обжаловать бездействие в суде/прокуратуре.
• Формулировка «Документов нет» без рекомендаций. Нарушение п. 8.2.7 Инструкции Росархива. Организация обязана указать, где искать дальше.
• Отсутствие печати при гибели документов. Текст письма о гибели/утрате должен быть заверен печатью (п. 8.2.7 Инструкции). Без печати документ может не быть принят судом/нотариусом/СФР.
• Использование термина «Архивная справка» там, где нет архива. Если в организации нет выделенного архива (нет приказа о создании, нет штатной единицы архивиста), слово «Архивная» в названии документа (Справка, Выписка, Копия) использовать нельзя. Пишут просто: «Справка», «Выписка».
• Игнорирование косвенных источников. Выдача отрицательного ответа, когда в архиве лежит справочник «Память» или газетная вырезка с нужным ФИО. Это нарушение ГОСТ Р 7.0.97.

Электронный документооборот (ЭДО) и Госуслуги

На 2026 год значительная часть запросов поступает через:

• ЕПГУ / РПГУ (Госуслуги) — ответ формируется в личном кабинете сотрудника органа/организации, подписывается ЭП (КЭП) уполномоченного лица. Бланк генерируется системой автоматически по шаблону регламента. Печать на ЭП не ставится, ее заменяет ЭЦП.
• Системы ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.) — для межведомственного взаимодействия или работы с юрлицами. Документ оформляется как исходящий формализованный/неформализованный XML/PDF с ЭЦП.

В электронном виде структура и обязательные реквизиты (текст, рекомендации, ссылки на акты уничтожения) остаются теми же.

Резюме: чек-лист для архивиста перед отправкой

1. [ ] Проведен полный поиск по всем фондам, описям, справочникам и ЭАБД.
2. [ ] Составлен внутренний акт/служебная записка о результатах поиска (для себя).
3. [ ] Выбрана верная форма: Письмо на бланке или Форма по Адм. регламенту.
4. [ ] Текст содержит: ссылку на входящий номер/дату, четкий факт отсутствия, причину (если известна).
5. [ ] Обязательно: даны конкретные рекомендации (наименование, адрес, телефон) куда идти дальше.
6. [ ] Если причина — гибель/утрата: текст заверен печатью организации (на бумажном носителе).
7. [ ] Подписал первый руководитель или уполномоченное лицо (по приказу).
8. [ ] Документ зарегистрирован в журнале исходящих/АИС.
9. [ ] Направлен заявителю выбранным способом (лично/почта/ЭДО/Госуслуги) с фиксацией факта отправки/вручения.

Справка об отсутствии документов (письмо-ответ) — это не просто формальный отказ, а юридически значимый документ, фиксирующий состояние архивного фонда и защищающий права как заявителя (давая ему путь к другому источнику), так и организации (доказывая добросовестность поиска и отсутствие обязанности хранить несуществующие документы).

Грамотное оформление в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, Инструкцией Росархива (приказ № 236) и применимыми административными регламентами — залог отсутствия претензий со стороны контролирующих органов, судов и самих граждан. Главное правило: никогда не оставляйте запрос без ответа, а в ответе всегда указывайте, куда пойти дальше.

Статья подготовлена на основе нормативной базы РФ (ФЗ-125, Приказ Росархива № 236, ГОСТ Р 7.0.97-2016, ФЗ-59) и архивной практики на ноябрь 2026 года. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных юридических вопросов рекомендуется обратиться к специалисту.