В работе государственных архивов часто возникает необходимость оформить справку об утрате документов. Такой документ подтверждает, что запрашиваемые материалы отсутствуют в фондах по причине их гибели, утраты или повреждения. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, этапы составления справки, рекомендации по оформлению и примеры типовых форм.

Нормативная база

• Методические рекомендации ГАРФ (пункт 2.12.1) – при неполноте документов фонда указываются причины отсутствия (утраты), их состав по основным категориям с указанием крайних дат данных (годов), излагаются результаты их розыска. При наличии акта об утрате документов копия акта может быть приложена к исторической справке.
• Управление архивами Свердловской области – содержит типовые бланки заявлений и образцы писем заявителю об отсутствии документов (непрофильный).
• КонсультантПлюс – в случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.
• Приложение 7 к типовой форме Административного регламента – определяет порядок выдачи справки, архивной копии, архивной выписки или информационного письма (в случае истечения 75 лет со дня создания архивного документа).

Когда требуется справка об утрате документов?

Справка оформляется в следующих ситуациях:

1. Запрос гражданина или организации о выдаче архивного документа, который по состоянию на дату запроса отсутствует в фонде.
2. Установление факта утраты документов в результате чрезвычайных обстоятельств (пожар, затопление, стихийное бедствие, vandalism и т.п.).
3. Необходимость подтверждения отсутствия документов для последующего восстановления (например, при оформлении пенсии, подтверждения трудового стажа, получения социальных выплат).

Этапы составления справки об утрате документов

Фиксация факта утраты

После выявления недостачи документов комиссия (обычно состоящая из сотрудников архива, представителей руководства и, при необходимости, экспертов‑консерваторов) составляет акт об утрате документов. В акте указываются:

• дата и время обнаружения утраты;
• причина утраты (пожар, затопление, механическое повреждение и т.д.);
• перечень утраченных единиц хранения с указанием их индексов, названий, дат создания;
• оценка степени повреждения (полная утрата, частичное повреждение).

Составление описи недостающих документов

На основе акта формируется опись недостающих бумаг. Опись должна быть максимально подробной:

• категория документов (приказы, личные дела, финансовые отчёты и т.п.);
• крайние даты (годы) создания и последнего использования;
• количество единиц хранения в каждой категории;
• результаты проведённого розыска (проверка смежных фондов, резервных копий, электронных баз).

Подготовка текста справки

Справка оформляется в виде официального письма на бланке архива. Обязательные элементы:

• шапка с наименованием архива, его реквизитами и датой выдачи;
• адресат (ФИО заявителя, название организации, номер и дата запроса);
• ссылка на исходный запрос (номер, дата);
• констатация факта отсутствия запрашиваемых документов в фонде;
• указание причины отсутствия (утрата, гибель, повреждение) с reference к акту об утрате;
• краткое содержание проведённого розыска и результатов;
• подпись руководителя архива (или уполномоченного сотрудника) и печать организации;
• при необходимости – приложение копии акта об утрате и/или описи недостающих документов.

Утверждение и выдача

После составления справка проходит внутреннее согласование (руководитель отдела, юрист). Затем документ заверяется печатью и выдаётся заявителю лично либо направляется почтой/электронной почтой (в случае наличия согласия на электронный документооборот).

Требования к оформлению справки

Образец справки об утрате документов

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ГАРФ)
ул. Архивная, д. 10, г. Москва, 123456
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: info@garf.ru

Справка № 2026‑045
от «07» октября 2026 г.
Кому: Иванову Ивану Ивановичу
Паспорт: 45 06 123456, выдан ОВД г. Москвы 
Адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 5, кв. 12

В ответ на ваш запрос № 112 от г. о выдаче справки о заработной плате
за период 2005‑2010 гг. сообщаем следующее.

В фонде ГАРФ, опись № 12‑34, дело № 5678 (личное дело сотрудника предприятия
«Завод «Энерго» за 2005‑2010 гг.) отсутствует вследствие его утраты
в результате затопления архивного помещения, произошедшего г.
(акт об утрате документов № АУ‑2022‑03/15 от г., приложение 1).

Согласно акту об утрате, в указанном деле находились:
- приказы о начислении заработной платы (2005‑2010 гг., 120 ед. хр.);
- расчётные листки сотрудников (2005‑2010 гг., 350 ед. хр.);
- ведомости удержаний и начислений (2005‑2010 гг., 80 ед. хр.).

Проведённый розыск в смежных фондах (фонд бухгалтерии предприятия,
фонд кадрового отдела, резервные электронные копии за 2004‑2021 гг.)
не выявил наличия указанных документов.

На основании вышеизложенного справка о заработной плате за запрашиваемый период
выдать невозможна.
Руководитель отдела справок и подтверждений
ГАРФ ______________ /Петров С.В./
М.П.


Приложение: 1. Акт об утрате документов № АУ‑2022‑03/15 от г.

Примечание: в реальном документе вместо тегов

 используется обычный абзацовый текст с выделением жирным шрифтом () и подчёркиванием () при необходимости.

Полезные рекомендации для заявителей

Перед подачей запроса уточните, в каком именно архиве может находиться нужный документ (федеральный, региональный, ведомственный).
При получении справки об утрате документов сохраните её копию – она может понадобиться при последующих обращениях в суд, пенсионный фонд или иные инстанции.
Если требуется восстановление утерянных документов, запросите в архиве справку о проведённом розыске (она часто прилагается к справке об утрате).
При наличии акта об утрате документов потребуйте его копию – это основание для подачи заявления о компенсации ущерба (если утрата произошла по вине третьих лиц).


Справка об утрате документов в архиве – важный юридический акт, который подтверждает отсутствие запрашиваемых материалов и фиксирует причины их отсутствия. Правильное оформление такой справки требует соблюдения нормативных актов ГАРФ, методических рекомендаций региональных управлений архивов и внутренних регламентов организации. Следуя представленному алгоритму и используя приведённый образец, сотрудники архива смогут оперативно и корректно оформить документ, а заявители получат надёжное подтверждение факта утраты для дальнейших действий.