Справка в архив – это официальный документ‚ подтверждающий факт передачи‚ хранения или выдачи архивных материалов. Она требуется как в государственных‚ так и в частных организациях‚ где ведётся работа с документами‚ подлежащими архивированию. В статье рассмотрим‚ какие сведения должна содержать справка‚ какие нормативные акты регулируют её оформление и представим готовый образец‚ который можно адаптировать под свои нужды.
Правовая база
Оформление справки в архив регулируется следующими нормативными документами:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
- Приказ Минкультуры России № 30 от «Об утверждении формы справки о передаче (выдаче) архивных документов».
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиографическая запись. Справка о передаче (выдаче) архивных документов».
Эти документы определяют обязательный набор реквизитов‚ порядок подписания и хранения справки.
Структура справки
Согласно вышеуказанным нормативам‚ справка в архив должна включать следующие разделы:
- Шапка документа – название организации‚ её реквизиты (ИНН‚ КПП‚ адрес).
- Шапка справки – «Справка о передаче (выдаче) архивных документов».
- Номер и дата – уникальный номер справки и дата её составления.
- Сведения о передающем (выдающем) лице – ФИО‚ должность‚ подпись.
- Сведения о получателе – ФИО‚ должность‚ подразделение‚ подпись.
- Перечень передаваемых (выдаваемых) документов – полное наименование‚ инвентарный номер‚ количество листов‚ срок хранения.
- Основание передачи – ссылка на нормативный акт‚ приказ‚ договор.
- Подписи и печати – подписи ответственных лиц‚ печать организации.
Пример готового образца справки
Ниже представлен универсальный образец‚ который можно скачать и заполнить в любой текстовый редактор (Word‚ LibreOffice) или в онлайн‑форме.
<h1 style="text-align:center;">Справка о передаче (выдаче) архивных документов</h1> <p><b>Наименование организации:</b> ООО «Пример»<br> <b>ИНН / КПП:</b> 7701234567 / 770101001<br> <b>Адрес:</b> 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1</p> <p style="text-align:right;">№ 12/2026 от </p> <h2>1. Сведения о передающем (выдающем) лице</h2> <ul> <li><b>ФИО:</b> Иванов Иван Иванович</li> <li><b>Должность:</b> главный архивариус</li> <li><b>Подпись:</b> _______________________</li> </ul> <h2>2. Сведения о получателе</h2> <ul> <li><b>ФИО:</b> Петров Петр Петрович</li> <li><b>Должность:</b> руководитель отдела кадров</li> <li><b>Подразделение:</b> отдел кадров</li> <li><b>Подпись:</b> _______________________</li> </ul> <h2>3. Перечень передаваемых (выдаваемых) документов</h2> <table border="1" cellpadding="5" cellspacing="0"> <tr> <th>№ п/п</th> <th>Наименование документа</th> <th>Инв. №</th> <th>Кол-во листов</th> <th>Срок хранения</th> </tr> <tr> <td>1</td> <td>Договор аренды офиса за 2025 г.</td> <td>A-2025-001</td> <td>12</td> <td>5 лет</td> </tr> <tr> <td>2</td> <td>Отчет о кадровом аудите</td> <td>A-2025-015</td> <td>8</td> <td>3 года</td> </tr> </table> <h2>4. Основание передачи</h2> <p>Приказ директора ООО «Пример» № 45 от «О передаче архивных документов в отдел кадров».</p> <h2>5. Подписи и печати</h2> <table width="100%"> <tr> <td style="text-align:center;"> _______________________<br> (Иванов И.И.)<br> Главный архивариус </td> <td style="text-align:center;"> _______________________<br> (Петров П.П.)<br> Руководитель отдела кадров </td> </tr> <tr> <td colspan="2" style="text-align:center;"> Печать организации </td> </tr> </table>
Как правильно заполнить справку
- Подготовьте перечень документов. Убедитесь‚ что у каждого документа есть инвентарный номер и указана дата создания.
- Заполните шапку. Укажите полные реквизиты организации‚ номер и дату справки.
- Укажите стороны. В разделе о передающем и получателе укажите ФИО‚ должность и подпишите документ.
- Сформируйте таблицу. В таблице перечислите все передаваемые документы‚ указав их количество листов и срок хранения.
- Укажите основание. Ссылайтесь на приказ‚ договор или иной нормативный акт‚ который предписывает передачу.
- Подпишите и поставьте печать. Оба ответственных лица (передающий и получатель) подписывают справку‚ после чего ставится печать организации.
- Сохраните оригинал. Оригинал справки хранится в архиве‚ а копия передаётся получателю.
Где взять готовый шаблон
Скачать готовый шаблон справки в архив можно на официальных ресурсах:
- Сайт Минкультуры России – раздел «Документы и формы»;
- Портал государственных услуг gosuslugi.ru – поиск по запросу «справка о передаче архивных документов»;
- Библиотеки шаблонов юридических документов (например‚ legalforms.ru).
После скачивания файл обычно имеет расширение .docx или .odt и готов к редактированию.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли ставить печать организации?
Да. По требованию ФЗ «Об архивном деле» оригинал справки должен быть заверен подписью ответственного лица и печатью организации.
Какой срок хранения справки?
Справка считается архивным документом и подлежит хранению в течение всего срока действия переданных документов‚ а в случае их уничтожения – в течение 5 лет.
Можно ли оформить справку в электронном виде?
С 2024 года допускается электронный вариант справки‚ если обе стороны используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). При этом структура документа остаётся той же.
Что делать‚ если в справке допущена ошибка?
Необходимо оформить поправку к справке‚ указав номер оригинального документа‚ дату и суть исправления. Поправка подписывается обеими сторонами и прикладывается к оригиналу.
Справка в архив – важный документ‚ который подтверждает законность передачи и хранения архивных материалов. Правильное её оформление помогает избежать юридических рисков и упрощает работу с архивами. Используйте представленный образец‚ адаптируйте его под требования вашей организации и всегда проверяйте соответствие актуальным нормативным актам.
Дата генерации статьи: 10:23:25