Дата подготовки: 01:53:55 ()

Справки, выдаваемые архивными учреждениями, являются официальными документами, подтверждающими наличие либо отсутствие определенных сведений в фондах архива. Они востребованы в genealogical research, при оформлении наследства, для подтверждения профессиональной деятельности, а также в судебных и административных процедурах. Чтобы получить такую справку, заявитель должен соблюсти установленный порядок, который регламентируется нормативными актами и внутренними положениями конкретного архива.

Нормативная база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон, определяющий функции архивов и порядок работы с документами.
• Приказ Минкультуры России от № 1234 «Об утверждении Порядка предоставления справок из государственных архивов» – действующий нормативный акт, регламентирующий процедуру выдачи справок (в настоящее время утрачивает силу с , см. ниже).
• Внутренние положения архива – уточняют сроки, формы заявлений, перечень необходимых документов и размеры государственной пошлины.

Этапы получения справки из архива

1. Подготовка заявления – заполнение стандартной формы (можно скачать с сайта архива или получить в отделе обслуживания). В заявлении указываются:
   • ФИО заявителя;
   • цель получения справки;
   • конкретные сведения, которые необходимо подтвердить (например, дата рождения, место работы, факт участия в событиях);
   • контактные данные.
2. Сопроводительные документы – к заявлению прилагаются:
   • копия паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность);
   • доверенность, если заявление подает представитель;
   • документы, подтверждающие право на запрос (например, свидетельство о смерти родственника для genealogical справки).
3. Подача заявления – возможно лично в читальном зале архива, через почту либо электронный документооборот (ЕДО) на официальном портале архива.
4. Оплата государственной пошлины – размер зависит от вида справки и срочности исполнения (обычная – 300 ₽, срочная – 600 ₽). Квитанция прилагается к делу.
5. Рассмотрение запроса – архивный специалист проверяет наличие запрашиваемых сведений в фондах, готовит справку и ставит на неё печать архива.
6. Получение справки – документ выдаётся на руки заявителю либо направляется ему почтой/электронной связью (в случае электронной справки – с ЭЦП).

Требования к заявителю

• Заявитель должен быть совершеннолетним или действовать через законного представителя.
• При запросе сведений о третьих лицах необходимо наличие согласия субъекта данных или основания, предусмотренные законом (например, наследственное дело).
• Запрос не должен противоречить ограничениям доступа, установленным законодательством (государственная тайна, персональные данные, ограниченный доступ).

Сроки и стоимость

Особенности предоставления справок из архива

• Электронные справки – с 2024 года многие архивы выдают справки с квалифицированной электронной подписью, что позволяет использовать их в государственных информационных системах без необходимости нотариального заверения.
• Архивные справки для судов – в судебных процессах часто требуется справка с указанием точного номера дела, листа и страницы фонда, где содержится искомый факт.
• Справки о отсутствии сведений – если запрашиваемая информация не обнаружена, архив выдаёт справку об отсутствии сведений, которая также имеет юридическую силу.

Изменения в порядке выдачи справок и медицинских заключений (данные ТАСС)

Согласно сообщению ТАСС от 20 июня 2026 года, порядок выдачи справок и медицинских заключений изменится в России с 1 сентября 2026 года. Основные нововведения:

• Расширение круга получателей таких документов – помимо традиционных заявителей (граждан, организаций) теперь смогут получать справки также иностранные граждане и лица без гражданства, если запрос связан с осуществлением их прав на территории РФ.
• Отмена необходимости предоставления бумажной копии паспорта при подаче заявления через ЕДО – достаточно загрузить скан‑копию в личном кабинете.
• Уточнение перечня сведений, которые могут быть включены в справку (например, добавлены данные о участии в государственных программах поддержки).
• Одновременно с введением нового порядка утратит силу действующий Порядок от 2020 года (Приказ Минздрава России от № 123).

Эти изменения напрямую влияют и на архивные справки, поскольку многие из них содержат медицинские сведения (например, справки о состоянии здоровья для поступления в учебные учреждения или для оформления инвалидности). Архивы готовятся к переходу на новые формы заявлений и к интеграции с ЕДО «Госуслуги».

Порядок предоставления справок в архиве остаётся важным элементом взаимодействия граждан и организаций с государственными хранилищами документации. Знание нормативной базы, правильного оформления заявления и учёта сроков позволяет получить необходимый документ быстро и без лишних затруднений. С предстоящими изменениями, вступающими в силу с 1 сентября 2026 года, процесс станет более доступным благодаря расширению круга заявителей и упрощению электронного взаимодействия. Рекомендуется заранее ознакомиться с обновлёнными инструкциями на официальном сайте выбранного архива и, при необходимости, воспользоваться консультацией сотрудников отдела обслуживания;