Справочная система государственных архивов – это единый информационный ресурс, позволяющий пользователям быстро находить нужные архивные документы, определять их местонахождение и получать доступ к справочно‑поисковым средствам. В России такой ресурс реализован в виде Государственной информационной системы удаленного использования архивных документов и справочно‑поисковых средств к ним (ГИС УИАД).

Что такое ГИС УИАД?

ГИС УИАД – это бесплатный, открытый для всех пользователей (регистрация не требуется) портал, объединяющий научно‑справочный аппарат всех федеральных архивов России. На сайте можно:

• Узнать, в каком архиве хранится интересующий документ;
• Получить краткую характеристику фондов и единиц хранения;
• Заказать поиск информации о предках, родословных и иных исторических данных;
• Скачать электронные версии документов, если они оцифрованы;
• Получить контактные данные архивов и их график работы.

Основные функции справочно‑информационного центра

1. Установление местонахождения архивных документов. Система автоматически сопоставляет запрос пользователя с базой данных всех фондов.
2. Предоставление справочно‑поисковых средств. Включает каталоги, описательные справочники, индексы и электронные каталоги.
3. Оказание консультационных услуг. Пользователи могут задать вопрос специалисту центра через форму обратной связи.
4. Организация удалённого доступа к оцифрованным материалам. При наличии цифровой копии документ можно просмотреть онлайн.

Крупнейшие государственные архивы, входящие в систему

В состав федеральных архивов, информация о которых представлена в ГИС УИАД, входят:

• Российский государственный архив Российской Федерации (РГАРФ) – хранит документы центральных органов власти.
• Российский государственный исторический архив (РГИА) – крупнейший в Европе архив с более чем 7 млн. единиц хранения, из которых 6,5 млн. – документы по истории России;
• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – основной архив, созданный в 1992 г., отмеченный 25‑летием в 2017 г.
• Архивы регионального уровня (например, архивы субъектов РФ, муниципальные архивы).
• Российский зарубежный исторический архив – хранит документы, связанные с историей русской диаспоры за рубежом.

Как пользоваться справочной системой?

Шаг 1 – Переход на портал

Откройте официальный сайт ГИС УИАД. На главной странице вы увидите поле быстрого поиска.

Шаг 2 – Формулирование запроса

Введите ключевые слова (например, название организации, фамилию, дату, номер дела). Система предложит варианты автодополнения.

Шаг 3 – Анализ результатов

В результатах будет указано:

• Наименование архива;
• Номер фонда и единицы хранения;
• Краткое описание содержания;
• Ссылка на электронный документ (если доступен).

Шаг 4 – Заказ услуги поиска

Если нужный документ не оцифрован, вы можете оформить заказ поиска через форму «Заказать поиск информации о предках». Укажите:

1. ФИО и даты интересующего лица;
2. Предполагаемый период и место (город, регион);
3. Контактные данные для обратной связи.

Сотрудники архива свяжутся с вами и уточнят стоимость (в большинстве случаев поиск в государственных архивах бесплатный, но может потребоваться оплата за копирование).

Правовое регулирование

Работа государственных архивов регулируется рядом нормативных актов, среди которых:

• Постановление Министерства юстиции РФ от 31 августа 2022 г. № 119 «О правилах работы государственных архивов»;
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ);
• Приказы Министерства культуры РФ, определяющие порядок оцифровки и доступа к электронным копиям.

Справочная информация о зарубежных архивах

Помимо российских фондов, в системе представлены ссылки на крупные архивы зарубежных стран, где хранятся документы, связанные с историей России и русской диаспоры:

• Национальный архив США (NARA) – документы дипломатической переписки.
• Британский национальный архив – материалы о русско‑английских отношениях XIX–XX вв.
• Архивы стран Восточной Европы (Польша, Чехия, Латвия) – сведения о переселениях и репрессиях.

Для доступа к этим ресурсам обычно требуется отдельная регистрация на их официальных сайтах, однако в ГИС УИАД указаны ссылки и рекомендации по поиску.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужна ли регистрация для использования ГИС УИАД?

Нет. Доступ к справочно‑поисковому аппарату полностью бесплатный и не требует регистрации.

Можно ли получить копию документа онлайн?

Если документ оцифрован – да, его можно скачать в формате PDF или JPG. Если нет – необходимо оформить запрос на копирование.

Сколько времени занимает поиск по запросу?

Автоматический поиск выдаёт результаты в течение нескольких секунд. Заказный поиск в архиве может занять от нескольких дней до нескольких недель, в зависимости от объёма и сложности запроса.

Какие документы доступны бесплатно?

Все сведения о местонахождении и описания фондов предоставляются бесплатно. За копирование (печать, сканирование) может взиматься плата согласно тарифам архива.

Контактные данные справочно‑информационного центра

Если у вас возникли вопросы, вы можете связаться с центром:

• Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
• E‑mail: info@gis-uid.ru
• Адрес: 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, корпус 2
• Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда)

Справочная система государственных архивов России – это мощный инструмент для историков, генеалогов, исследователей и обычных граждан, желающих узнать больше о своей истории. Благодаря ГИС УИАД любой пользователь может быстро определить, где находится нужный документ, получить его описание и, при возможности, доступ к цифровой копии. Система постоянно пополняется новыми фондами и расширяется за счёт международного сотрудничества, что делает её незаменимым ресурсом в эпоху цифровой информации.

Не упустите возможность воспользоваться бесплатным доступом к миллионам архивных единиц – начните поиск уже сегодня!