Справочник по фондам муниципального архива – это систематизированный перечень всех архивных фондов, находящихся в распоряжении муниципального (городского, районного) архива, а также набор рекомендаций по их использованию, поиску и оформлению запросов. Такой справочник помогает исследователям, сотрудникам архивов и представителям органов местного самоуправления быстро находить нужные документы, понимать их структуру и юридический статус.

Зачем нужен справочник по фондам?

• Упрощение поиска. Позволяет быстро определить, в каком фонде находятся интересующие документы.
• Стандартизация описания. Единый формат описания фондов упрощает обмен информацией между архивами.
• Контроль комплектования. Помогает контролировать полноту и актуальность архивных фондов.
• Поддержка электронных сервисов. Справочник часто служит основой для онлайн‑каталогов (например, сервис «Моя семья» в ЦГА Москвы).
• Юридическое сопровождение. Содержит сведения о правовом статусе фондов, условиях доступа и ограничениях.

Правовая база

Справочники формируются в соответствии с нормативными актами РФ, среди которых:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ).
2. Приказ Минкультуры России от № 447 «Об организации хранения, комплектования, учета и использования архивных фондов».
3. Паспортные стандарты Федерального архивного агентства (Росархив) – «Паспортизация архивов».
4. Региональные нормативные акты (например, уставы муниципальных образований).

Структура справочника

Обычно справочник состоит из нескольких разделов:

Классификация фондов в муниципальных архивах

По рекомендациям Федерального архивного агентства фонды делятся на несколько основных категорий:

• Управленческая документация – документы органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий.
• Документы по личному составу – кадровые дела, личные карточки, пенсионные листы.
• Личное происхождение – акты гражданского состояния, метрические книги, семейные архивы.
• Научно‑техническая и производственная документация – чертежи, технологические карты, патенты.
• Мультимедийные фонды – фото‑ и видеоматериалы, аудиозаписи, кинофильмы.
• Электронные документы – базы данных, электронные письма, сканированные копии.

Пример типовой классификации (на основе данных из муниципального архива Вольского района)

1. Управленческая документация – 734 фонда.
2. Документы по личному составу – 196 фондов.
3. Личное происхождение (после 1917 г.) – 3 фонда.
4. Мультимедийные фонды – 0 (в данном архиве пока не сформированы).

Как пользоваться справочником?

5.1 Поиск нужного фонда

1. Определите тему и период интересующего вас вопроса.
2. Откройте раздел «Классификация фондов» и выберите соответствующую категорию.
3. В таблице «Паспорт фонда» найдите запись, где указаны ключевые слова (например, «мэрия», «жилищный фонд», «1917‑1925»).
4. Обратите внимание на условия доступа – некоторые фонды могут быть закрытыми или требовать согласования.

5.2 Оформление запроса

• Подготовьте письменный запрос (можно через электронную форму, если архив предоставляет онлайн‑сервис).
• Укажите номер фонда, серию и № единицы хранения (если известны).
• Укажите цель исследования и сроки, в которые вам нужны документы.
• При необходимости приложите копию удостоверения личности и согласие на обработку персональных данных.

5;3 Получение копий и услуги

Большинство муниципальных архивов (например, ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы») предоставляют платные услуги копирования, сканирования и доставки документов. Тарифы обычно указаны в разделе «Прейскурант платных услуг».

Примеры справочников в разных муниципалитетах

6.1 ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы»

На портале «Архивы России» представлены:

• Документы личного происхождения (метрические книги православных церквей).
• Научно‑техническую и электронную документацию.
• Онлайн‑сервис «Моя семья», позволяющий удалённо просматривать оцифрованные записи.

6.2 Муниципальный архив Новокузнецкого муниципального округа

Электронный справочник разбит на 9 файлов, среди которых:

• АДРЕСА АРХИВОВ – контакты и руководители.
• ГАКО ДОРЕВОЛЮЦИОННЫЕ ФОНДЫ – фонды досоветского периода Кемеровской области.

6.3 Краткий справочник архива города Оренбурга

Содержит характеристики фондов управленческой документации, а также фондов личного состава ликвидированных учреждений и предприятий разных форм собственности.

6.4 Муниципальный архив Вольского района (Алтайский край)

По состоянию на 2026 год в архиве 933 фонда, из которых 734 – управленческие, 196 – по личному составу, 3 – личного происхождения.

Электронные справочники и онлайн‑сервисы

Современные муниципальные архивы активно внедряют цифровые решения:

• Онлайн‑каталог – поиск по ключевым словам, датам, темам.
• Электронные копии – сканы, PDF‑файлы, цифровые фотографии.
• Сервисы доступа – «Моя семья», «Электронный архив», «Архивы России».
• Метаданные – стандартизированные описания (ISAD(G), EAD).

Для получения доступа к электронным материалам обычно требуется регистрация и подтверждение цели исследования.

Рекомендации по работе с фондом

• Тщательно проверяйте паспорт фонда. Он содержит сведения о полном объёме, структуре и ограничениях.
• Сохраняйте копии запросов и актов приёма‑передачи – они могут понадобиться при последующих обращениях;
• При работе с мультимедийными материалами уточняйте формат и наличие оригинальных носителей.
• Учитывайте правила конфиденциальности – некоторые документы (например, личные карточки) могут быть закрытыми до истечения срока охраны.
• Если архив предлагает платные услуги, уточняйте тарифы заранее, чтобы избежать недоразумений.

Справочник по фондам муниципального архива – это фундаментальный инструмент, который упрощает работу как архивистов, так и исследователей. Он объединяет нормативную основу, систематизацию фондов, информацию о доступе и электронные сервисы, делая архивный материал более открытым и удобным для использования.

Регулярное обновление справочника, его цифровизация и привязка к национальным каталогам (портал «Архивы России», Федеральное архивное агентство) позволяют сохранять историческую память муниципальных образований и обеспечивать её доступность для будущих поколений.

Ключевые слова: справочник, фонд, муниципальный архив, архивный фонд, электронный каталог, доступ к документам, классификация фондов, архивные услуги.