Справочно‑информационный фонд (СИФ) – это совокупность информационных массивов и связанного с ними справочно‑поискового аппарата, предназначенная для обеспечения справочно‑информационного обслуживания пользователей архивных материалов. Понятие закреплено в ГОСТ 7.739‑6 «Поиск и распространение информации. Термины и определения» и в нормативных актах Федерального архивного агентства (Росархив).

Правовое основание формирования СИФ

Создание и функционирование справочно‑информационных фондов регулируеться рядом федеральных нормативных актов:

• Указ Президента РФ от 22 июня 2016 г. № 293 «О Федеральном архивном агентстве (Росархив)» – определяет функции Росархива в сфере архивного дела и делопроизводства.
• Постановление Правительства Москвы от № 278‑ПП «О мерах по дальнейшему развитию и повышению эффективности функционирования системы» – вводит официальную терминологию «справочно‑информационный фонд».
• Федеральный закон «Об архивных фондах Российской Федерации» – определяет понятие архивного фонда, его структуру и порядок комплектования.
• Методические рекомендации ФАА «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов» – описывают источники формирования фондов, в т.ч. СИФ.

Понятие «архивный фонд»

Согласно ФАА, архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Архив – совокупность архивных документов, а также учреждение (структурное подразделение), осуществляющее их приём, хранение и предоставление пользователям.

Позиция Федерального архивного агентства

Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, который:

1. Разрабатывает и реализует государственную политику в сфере архивного дела;
2. Осуществляет нормативно‑правовое регулирование;
3. Контролирует оказание государственных услуг в области архивов;
4. Управляет федеральным имуществом в архивной сфере.

Структура и содержание справочно‑информационного фонда

СИФ состоит из нескольких взаимосвязанных компонентов:

• Информационные массивы – электронные и бумажные документы, каталоги, справочники, базы данных, карты, плакаты, издания и др.
• Справочно‑поисковый аппарат – классификаторы, индексы, метаданные, системы автоматизированного поиска (ЭДО, электронные каталоги).
• Методические материалы – руководства, регламенты, стандарты, описывающие порядок работы с фондом.
• Поддерживающие документы – акты о передаче, приёме, учёте и уничтожении документов.

Примеры информационных массивов

Процедуры формирования и пополнения СИФ

Источники комплектования

К источникам, формирующим СИФ, относятся:

• Государственные органы и органы местного самоуправления (в их фондах концентрируется информация других организаций).
• Организации‑источники (предприятия, учреждения, научные организации), передающие документы в архив.
• Личные архивы сотрудников, документы личного состава.
• Внешние источники – частные лица, международные организации, архивы за рубежом.

Этапы комплектования

1. Идентификация – определение категории и сроков хранения документов.
2. Комплектование – формирование описи, присвоение регистрационных номеров.
3. Учет – внесение сведений в электронный каталог СИФ.
4. Подготовка к передаче – проверка соответствия требованиям ФАА, оформление актов передачи.
5. Хранение – размещение в специализированных помещениях, обеспечение условий консервации.

Сроки хранения

Документы делятся по срокам хранения:

• Документы временного хранения – срок более 10 лет, после чего они либо уничтожаются, либо переводятся в постоянный фонд.
• Документы постоянного хранения – включаются в Архивный фонд РФ и хранятся бессрочно.

Функции и задачи справочно‑информационного фонда

• Справочно‑информационное обслуживание – предоставление пользователям (учёным, историкам, гражданам) достоверных данных о содержимом архивов.
• Поддержка научных исследований – обеспечение доступа к уникальным источникам, способствующим развитию исторической, социологической, правовой науки.
• Контроль за соблюдением сроков хранения – автоматизированный мониторинг сроков и подготовка актов о передаче или уничтожении;
• Создание научно‑справочного аппарата – разработка классификаторов, метаданных, рекомендаций по использованию архивных материалов.
• Интеграция с другими информационными системами – взаимодействие с государственными информационными порталами, электронными библиотеками.

Пример реализации

В рамках проекта «Электронный архивный фонд России» (2022‑2025) было создано более 150 000 электронных записей, объединённых в единую поисковую систему. Система позволяет искать документы по:

• Ключевым словам;
• Номерам регистров;
• Дате создания;
• Тематикам (экономика, культура, оборона и т.д.).

Организация архивно‑справочно‑информационной работы в организации

Рабочая программа по организации архивной и справочно‑информационной работы включает:

1. Формирование профессиональных компетенций (ПК) и общих компетенций (ОК) у сотрудников.
2. Разработку структуры и содержания профессионального модуля (включая методические рекомендации, регламенты, контрольные листы).
3. Внедрение автоматизированных систем управления документами (ЭДО) и их интеграцию с СИФ.
4. Проведение обучающих семинаров и практических занятий для персонала.

В результате освоения модуля сотрудники способны:

• Осуществлять приём, учёт и хранение архивных документов;
• Создавать и поддерживать справочно‑информационный фонд;
• Обеспечивать качественное обслуживание запросов пользователей.

Перспективы развития СИФ в России

С учётом цифровой трансформации архивного дела, основные направления развития СИФ включают:

• Полную цифровизацию архивных материалов и переход к электронным фондам;
• Искусственный интеллект для автоматической классификации и аннотирования документов.
• Открытый доступ к части фондов в рамках государственных порталов открытых данных.
• Международное сотрудничество – обмен метаданными с зарубежными архивами.

Пример проекта «Госархив 2030»

Проект предусматривает создание единой национальной информационной среды, где каждый СИФ будет связан с центральным реестром, обеспечивая:

1. Единый поиск по всем архивам РФ;
2. Автоматическое обновление статусов документов;
3. Возможность удалённого доступа для исследователей.

Справочно‑информационный фонд – это не просто набор документов, а целостная информационная система, обеспечивающая доступ к историческому наследию, поддерживая научные и правовые исследования, а также реализуя государственную политику в сфере архивного дела. Правовое регулирование, методические рекомендации и современные технологии позволяют эффективно формировать, пополнять и использовать СИФ, делая архивы более открытыми и полезными для общества.

Ключевые выводы:

• СИФ формируется на основе нормативных актов ФАА и ГОСТов.
• Структура фонда включает информационные массивы и поисковый аппарат.
• Эффективное управление СИФ требует автоматизации, квалифицированного персонала и постоянного контроля сроков хранения.
• Перспективы развития связаны с цифровизацией, ИИ и открытым доступом.

Таким образом, справочно‑информационный фонд является фундаментом современной архивной практики и важным инструментом в работе с историческим и правовым наследием России.