Вопрос о том, как долго необходимо хранить акт приема‑передачи дел в архиве, часто вызывает затруднения у специалистов по делопроизводству и архивистам. В статье рассмотрены нормативные акты, практические рекомендации и образец формы, а также даны ответы на самые распространённые вопросы.

Что такое акт приема‑передачи дел?

Акт приема‑передачи дел – это официально оформленный документ, фиксирующий факт передачи дел (бумажных и/или электронных) от организации‑правообладателя в архив. В акте указываются:

• наименование организации‑передающей и организации‑принимающей;
• номер и дата составления акта;
• наименование, количество и срок хранения передаваемых дел;
• основание передачи (истечение срока хранения, ликвидация компании, реорганизация и т.п.);
• подписи ответственных лиц.

Акт является документом, подтверждающим законность передачи и служит основанием для дальнейшего учета и контроля в архиве.

Нормативно‑правовая база

Сроки хранения акта приема‑передачи регулируются несколькими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах» (в частности, статья 22, устанавливающая сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ).
2. Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении Положения о сроках хранения и передаче документов в архив».
3. Методические рекомендации по Экспертизе ценности документов (ЭЦ), проводимой ежегодно в организациях.
4. Внутренние регламенты предприятий, согласованные с архивом‑приёмником.

Основные сроки хранения акта приема‑передачи

Согласно действующим нормативным актам, акт приема‑передачи дел хранится 15 лет. Этот срок фиксирован в большинстве образцов актов, опубликованных в правовых системах (например, КонсультантПлюс) и в рекомендациях архивных служб.

Срок 15 лет обусловлен тем, что акт является:

• документом, подтверждающим законность передачи дел;
• источником информации о сроках хранения переданных дел;
• свидетельством выполнения требований законодательства о архивном хранении.

Исключения из правила 15 лет

В редких случаях срок хранения может быть продлён:

• если акт относится к делам, подлежащим постоянному хранению (например, документы, связанные с государственной тайной);
• если в договоре с архивом‑приёмником предусмотрено иное (обычно в случае передачи в частный архив).

Как формируется и оформляется акт?

Процедура подготовки акта включает несколько этапов:

1. Экспертиза ценности (ЭЦ) – определение, какие документы подлежат передаче в архив и с каким сроком хранения.
2. Составление описи дел – перечня всех передаваемых дел, их классификации и указания сроков хранения.
3. Подготовка бланка акта (образец 2025‑2026 годов) с обязательными полями: номер, дата, место составления, наименование передаваемого фонда, основание передачи.
4. Подписание акта уполномоченными лицами обеих сторон.
5. Передача оригинала акта в архив и хранение копии в организации‑правообладателе.

Практические рекомендации по хранению акта

Бумажный вариант

• Хранить в специально отведённом архивном помещении с контролем температуры и влажности.
• Оформить в виде отдельного дела (например, «Акты приема‑передачи 2020‑2026 гг.») с нумерацией и межстраничными указателями.
• Обеспечить доступ только уполномоченным сотрудникам.

Электронный вариант

• Сканировать оригинал в формате PDF/A‑2 (высокая надёжность долгосрочного хранения).
• Разместить в системе «Облачный архив» с метаданными: дата создания, номер акта, срок хранения 15 лет.
• Регулярно проверять целостность файлов (контрольные суммы) и делать резервные копии.

Синхронное хранение

Для повышения надёжности рекомендуется хранить одновременно бумажный и электронный варианты, а в случае перехода на электронный архив – оформить договор о передаче электронных документов.

Пример заполнения акта приема‑передачи дел (2025‑2026 гг.)

Как контролировать соблюдение сроков?

Для контроля за сроками хранения акта рекомендуется внедрить автоматизированную систему учёта, где каждому акту присваивается уникальный идентификатор и задаётся напоминание о предстоящем окончании 15‑летнего периода. При приближении даты окончания:

• Проводится проверка необходимости продления (например, если акт относится к постоянным делам).
• При отсутствии оснований для продления – документ уничтожается в соответствии с регламентом уничтожения архивных документов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли хранить акт менее 15 лет? – Нет. Законодательство требует минимум 15 лет, иначе может возникнуть риск потери доказательств законности передачи дел.
2. Что делать, если акт утерян? – Необходимо составить акт о потере и оформить дубликат с указанием причин утери, а также уведомить архив.
3. Влияет ли формат документа (бумажный/электронный) на срок хранения? – Нет. Срок одинаковый, однако электронный вариант требует соблюдения требований к формату (PDF/A) и регулярного контроля целостности.
4. Можно ли передать акт в частный архив? – Да, но только по договору, где явно указаны сроки хранения и условия доступа.

Акт приема‑передачи дел – ключевой документ, подтверждающий законность передачи архивных материалов. По нормативным требованиям он обязательно хранится 15 лет. Соблюдение этого срока гарантирует:

• правовую защищённость организации‑правообладателя;
• возможность контроля за сроками хранения переданных дел;
• упрощение процесса уничтожения документов после истечения сроков.

Для эффективного управления актами рекомендуется:

1. Вести централизованный реестр актов с указанием дат начала и окончания хранения;
2. Оформлять электронные копии в формате PDF/A и хранить их в надёжных облачных системах;
3. Проводить ежегодную проверку состояния оригиналов и актуализировать информацию в опиcи.

Тщательное соблюдение указанных правил позволит вашей организации избежать юридических рисков и оптимизировать архивные процессы.

Дата публикации: