Архив военкомата – это совокупность документов, связанных с воинским учётом, призывом, службой и резервом․ Сроки их хранения регламентируются нормативными актами, в первую очередь Приказом Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов»․ Ниже подробно рассмотрены основные категории документов, их сроки хранения в самом военкомате и порядок передачи на государственное хранение․
Нормативная база
- Приказ Росархива № 236 от – содержит Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения․
- Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе» (ст․ 17) – запрещает сокращать установленные сроки хранения без специального разрешения․
- Внутренние инструкции Министерства обороны и Генерального штаба по делопроизводству в воинских частях и организациях․
Сроки хранения основных видов документов
Карточки по форме № 10 (учёт личного состава призывников)
Согласно п․ 458 Перечня типовых управленческих архивных документов:
Карточки по форме № 10 необходимо хранить 5 лет․
По истечении этого срока карточки подлежат уничтожению актом, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами․
Личные дела призывников и граждан, стоящих на воинском учёте
Общее правило, указанное в нескольких источниках (Правовед․RU, Правовой ресурс RP LAWYER․RU):
Дела со сроками хранения 10 лет и более хранятся в воинских частях и организациях 3 года, после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы․
Таким образом:
- Первые 3 года – хранение в военкомате (или в части, где гражданин состоит на учёте)․
- Далее – передача в государственный архив (региональный или федеральный) для долгосрочного сохранения․
Личные дела офицеров запаса
После исключения из воинского учёта дела офицеров запаса:
- Хранятся в военкомате до момента их передачи в Архив Министерства обороны (г․ Подольск, Московская область)․
- Точный срок передачи зависит от внутренних приказов, но обычно составляет 5–10 лет после снятия с учёта, после чего документы направляются на постоянное хранение в центральный военный архив․
Документы участников Великой Отечественной войны (ВОВ)
Документы, имеющие историческую и мемориальную ценность, подлежат постоянному (бессрочному) хранению:
- Передаются на государственное хранение в региональные архивы (например, Объединённый государственный архив Челябинской области) или в Центральный государственный архив Санкт‑Петербурга․
- Там они формируют фонды военкоматов, используемые для увековечивания памяти участников ВОВ․
Другие управленческие документы (акты, приказы, отчёты, договоры)
Сроки хранения варьируются от 1 до 10 лет в зависимости от вида документа и указаний Перечня типовых управленческих архивных документов․ Например:
- Приказы по личному составу – 5 лет․
- Финансовые отчёты – 5 лет․
- Договоры и соглашения – 5 лет после исполнения․
Где находится архив военкомата?
Изначально документы находятся в самом военкомате (в его архивном отделе или в отделе кадров)․ По истечении установленных сроков они передаются на государственное хранение․ Основные места размещения:
- Региональные государственные архивы – например, Объединённый государственный архив Челябинской области, где принимаются документы военкоматов региона (в т․ч․ дела офицеров‑участников ВОВ)․
- Центральные федеральные архивы – Центральный государственный архив Санкт‑Петербурга хранит свыше 100 фондов военных комиссариатов, большинство из которых относится к периоду до 1920‑х годов, а также материалы, сданные на хранение до 1970 года․
- Архив Министерства обороны (г․ Подольск, Московская область) – предназначен для долгосрочного хранения личных дел офицеров запаса и других документов, имеющих значение для Вооружённых Сил․
Процедура сдачи документов на государственное хранение
- Формирование дела – документы систематизируются, оформляются описи и внутренние акты о готовности к передаче․
- Согласование с архивом – военкомат направляет запрос в соответствующий государственный архив о приёме документов, указывая перечень и сроки хранения․
- Подготовка акта передачи – составляется акт приёма‑передачи, подписывается руководителем военкомата и представителем архива․
- Физическая передача – документы упаковываются в соответствии с требованиями архива (коробки, метки, Inventory‑листы) и доставляются в хранилище․
- Внесение в учёт – архив регистрирует полученный фонд, выдаёт военкомату подтверждение о приёме на хранение․
Как запросить документы из архива военкомата?
Если вам необходимо получить справку, выписку или копию документа, хранящегося в архиве военкомата (или уже переданного в государственный архив), следует:
- Определить, в каком архиве находится нужный фонд (военкомат, региональный архив, архив Минобороны)․
- Подготовить письменный запрос (можно в электронном виде) с указанием:
- ФИО запрашиваемого лица;
- Периода службы или учёта;
- Типа требуемого документа (справка о воинском учёте, копия личного дела, выписка из приказа и т․д․);
- Цели запроса (например, для получения пенсии, подтверждения участия в ВОВ, genealogical research)․
- Приложить копию документа, удостоверяющего личность (паспорт) и, при необходимости, доверенность, если запрос подаётся от имени третьего лица․
- Отправить запрос в архив (по почте, через электронный портал госуслуг или лично)․
- Дождаться ответа – обычно срок предоставления информации составляет от 10 до 30 рабочих дней в зависимости от загруженности архива․
Срок хранения архива военкомата зависит от типа документа:
- Карточки формы № 10 – 5 лет (после чего уничтожаются)․
- Личные дела призывников – 3 года в военкомате, затем передача на государственное хранение (общий срок хранения 10 лет и более)․
- Дела офицеров запаса – хранение до передачи в Архив Минобороны (обычно 5–10 лет после снятия с учёта)․
- Документы участников ВОВ – постоянное (бессрочное) хранение в государственных архивах․
- Управленческие и финансовые документы – от 1 до 10 лет в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов․
По истечении установленных сроков документы либо уничтожаются (если срок короткий и нет исторической ценности), либо передаются на государственное хранение в региональные или федеральные архивы, где они остаются доступными для исследователей, родственников и государственных органов․
Таким образом, ответ на вопрос «Сколько лет хранится архив военкомата» нельзя дать одной цифрой – он варьируется от нескольких лет до бесконечности, в зависимости от категории документов и их исторической значимости․