В Российской Федерации деятельность органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) регулируется рядом нормативных актов, в которых чётко прописаны сроки хранения различных документов. Ниже приведён обзор основных положений, актуальных на 2026 год, с указанием соответствующих законодательных источников.

Основные нормативные акты

• Федеральный закон от 15 ноября 1997 г. № 143‑ФЗ «Об актах гражданского состояния» – базовый закон, определяющий порядок ведения актовых книг и выдачи справок;
• Федеральный закон от  г. № 43‑ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон Об архивном деле в Российской Федерации» – устанавливает сроки временного хранения документов по личному составу.
• Федеральный закон от  г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – содержит статью 22 о сроках временного хранения документов Архивного фонда РФ.
• Приказ Росархива от  г. № 77 – уточняет момент, с которого документы становятся архивными (с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства).

Сроки хранения справок, выдаваемых ЗАГС

Справки о государственной регистрации актов гражданского состояния

Справка, подтверждающая факт регистрации рождения, брака, смерти, усыновления и т.п., считается временным документом. Согласно разъяснениям, приведённым в материалах КонсультантПлюс, такой документ хранится в органе ЗАГС:

• 1 год с момента выдачи справки – после этого срока справка подлежит уничтожению, если иное не предусмотрено специальными нормами (например, для судебных целей).

Повторные свидетельства и дубликаты

При выдаче повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния (или иного документа, подтверждающего наличие/отсутствие факта регистрации) действует тот же срок:

• 1 год с даты выдачи дубликата.

Заявления о выдаче справок

Заявления, подаваемые гражданами для получения справок, относятся к документам по личному составу. По ФЗ № 43‑ФЗ от и статье 22.1 Федерального закона об архивном деле:

• Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет.
• Документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., хранятся 50 лет.

Таким образом, заявления о выдаче справок, принятые в 2026 году, будут находиться во временном хранении до 2076 года (50 лет).

Книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги)

Статья 77 Федерального закона «Об актах гражданского состояния» устанавливает:

• Книги государственной регистрации актов гражданского состояния хранятся в органах ЗАГС 100 лет с момента последней записи в книге.
• По истечении этого срока книги передаются на постоянное хранение в государственный архив.

Другие справки и документы, связанные с ЗАГС

• Справки о заработной плате (выдаваемые при необходимости подтверждения дохода для алиментов, пособий и т.д.) – согласно материалам КонсультантПлюс, срок хранения увеличен до 10 лет (ранее – 5 лет).
• Первичные учётные документы, содержащие персональные данные (например, журналы приёма заявлений) – хранятся 5 лет после отчётного периода, в котором они последний раз использовались (ст. 22.1 ФЗ № 125‑ФЗ).
• Материалы исполнительного производства (в случае взыскания алиментов через ЗАГС) – уничтожаются по истечении срока хранения исполнительного документа, который, как правило, составляет 5 лет после окончания производства.

Порядок передачи на постоянное хранение и уничтожения

Согласно приказу Росархива № 77 от :

1. Документ становится архивным с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства.
2. По истечении установленного срока временного хранения документ либо передаётся на постоянное хранение в государственный архив (если имеет архивную ценность), либо подлежит уничтожению в установленном порядке (составление акта об уничтожении, ведение реестра уничтоженных документов).

Практическое рекомендации для сотрудников ЗАГС

• Вести отдельный журнал учёта выдачи справок с указанием даты выдачи и планируемой даты уничтожения (текущая дата + 1 год).
• Регулярно (например, раз в квартал) проводить ревизию сроков хранения заявлений и иных документов по личному составу, используя внутренние нормативы, основанные на ФЗ № 43‑ФЗ.
• Обеспечивать надлежащие условия хранения актовых книг (сухое, прохладное помещение, защита от света и влаги) для гарантии их сохранности в течение 100 лет.
• При уничтожении документов составлять акт, в котором указываются наименование документа, дата выдачи/получения, основание для уничтожения (истечение срока хранения) и подписи ответственных лиц.

Сроки хранения справок, выдаваемых органами ЗАГС, варьируются в зависимости от типа документа:

• Справки о государственной регистрации актов гражданского состояния – 1 год.
• Повторные свидетельства и дубликаты – 1 год.
• Заявления о выдаче справок (и другие документы по личному составу) – 50–75 лет в зависимости от года завершения делопроизводства.
• Книги актов гражданского состояния – 100 лет.
• Справки о заработной плате и некоторые первичные учётные документы – от 5 до 10 лет.

Соблюдение этих сроков обеспечивает законность работы ЗАГС, защищает права граждан и способствует эффективному архивному управлению.