Сроки хранения документов – один из ключевых элементов системы документооборота любой организации. От правильного определения и соблюдения этих сроков зависят юридическая защита, финансовая отчетность и эффективность управленческих процессов. В статье рассматриваются нормативные источники, типовые перечни, порядок формирования номенклатуры дел и практические рекомендации для 2026 года.

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2021 г.) – определяет общие принципы формирования архивных фондов и сроки их хранения.
• Приказ Росархива № 77 от  г. – утверждает Типовую номенклатуру дел и указывает сроки хранения управленческих архивных документов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.
• Перечень типовых управленческих архивных документов (утверждённый в 2019 г.) – содержит более 300 наименований с указанием коротких (до 10 лет), средних (10‑50 лет) и постоянных сроков.
• Локальные нормативные акты организаций (приказы, регламенты) – конкретизируют сроки для внутренних документов (кадровые, бухгалтерские, договорные).

Классификация документов по срокам хранения

Как формировать номенклатуру дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень всех дел (делопроизводственных единиц) организации с указанием:

1. Кодов и названий дел;
2. Сроков хранения (в календарных годах);
3. Отметки о типе архивного фонда (ЭК – электронный, ЭПК – электронно‑печатаемый);
4. Признака перехода (перенос дел в следующий год).

3.1 Шаги создания номенклатуры

• Сбор исходных данных – перечни типовых документов, локальные приказы, договоры, регламентные акты.
• Классификация – распределение документов по управленческим, бухгалтерским, кадровым, техническим и прочим группам.
• Определение сроков – использование таблиц из Приказа Росархива № 77, а также отраслевых нормативов (например, Налоговый кодекс).
• Заполнение шаблона – в 1С:Документооборот (или любой другой системе) в карточке «Номенклатура дел» указываются поля «Срок хранения» и «Номер статьи».
• Контроль и согласование – проверка соответствия локальным нормативным актам, утверждение руководителем.

3.2 Пример записи в номенклатуре

Код: 01.02.03

Наименование: Дела кадровой службы – личные дела сотрудников
Срок хранения: 50 лет (для документов, сформированных после 2003 г.) / 75 лет (для документов до 2003 г.)
Отметка: ЭК
Перенос: Да (при переходе в новый финансовый год)

Практические нюансы расчёта сроков

• Отсчёт начинается с первого дня следующего календарного года после формирования документа.
  Пример: документ с пятилетним сроком, сформированный в июле 2024 г., хранится с  по  г.
• Если у документа указано два срока (например, 50/75 лет), применяется более короткий срок для текущих документов, а более длинный – для архивных (до 2003 г.).
• Документы, полученные от вышестоящих органов «для информации», хранятся до их замены новыми версиями или до отмены соответствующего нормативного акта.
• При изменении законодательства (например, новый Перечень 2024 г.) необходимо провести ревизию номенклатуры и скорректировать сроки.

Таблицы сроков хранения на 2026 год

5.1 Бухгалтерские документы

5.2 Кадровые документы

5.3 Управленческие (делопроизводные) документы

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Может ли организация увеличить срок хранения документа?

Да. По решению руководства и в соответствии с локальными нормативными актами срок хранения может быть продлён, но только до уровня, не превышающего установленный законом максимальный срок (например, от 10 лет до постоянного). При этом необходимо оформить приказ об изменении срока хранения и отразить его в номенклатуре дел.

6.2 Что делать с документами, у которых срок хранения уже истёк?

Их необходимо провести процедуру утилизации (сжигание, шредирование) в соответствии с Приказом Росархива № 77 и локальными инструкциями по защите конфиденциальной информации.

6.3 Как учесть переходящие дела при составлении номенклатуры?

В итоговой записи указывается общее количество дел с данным сроком, включая переходящие из предыдущего года. В графе «Перенос» ставится отметка «Да», а в колонке «Кол‑во» – суммируются текущие и переходящие дела.

6.4 Где взять актуальный перечень сроков?

Самый надёжный источник – Официальный портал «КонсультантПлюс» и сайт Росархива. Там публикуются актуальные версии Перечня типовых управленческих архивных документов и Приказов о сроках хранения.

Соблюдение сроков хранения архивных документов – обязательное условие законности и надёжности делопроизводства. Ключевые шаги для любой организации:

1. Определить нормативную базу (федеральные законы, Приказы Росархива, локальные акты).
2. Сформировать и регулярно актуализировать номенклатуру дел с указанием точных сроков.
3. Вести учёт переходящих дел и контролировать даты начала/окончания хранения.
4. Организовать процесс утилизации просроченных документов в соответствии с установленными правилами.

Тщательная работа с номенклатурой дел позволяет избежать юридических рисков, оптимизировать объёмы хранимой информации и обеспечить быстрый доступ к нужным архивным материалам.

Дата составления справки:  г.