Вопрос о том, как долго сохраняются документы воинского учёта, интересует как военнослужащих, так и их родственников. Ответ зависит от категории документа, его юридической важности и установленного законодательством срока хранения. В статье рассмотрены нормативные акты, практические сроки хранения, порядок передачи дел в государственные архивы и способы получения нужных документов.

Правовая база, регулирующая хранение документов в военкоматах

Основные нормативные документы, определяющие сроки и порядок хранения:

• Приказ Росархива № 237 от  г. – утверждает перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения.
• «Документальный состав архивов Вооружённых Сил» (КонсультантПлюс) – глава III описывает сроки хранения в воинских частях, организациях и архивах.
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 73‑ФЗ) – определяет порядок передачи дел в государственные архивы.
• Приказ Минобороны РФ «Об организации воинского учёта» – регламентирует работу военкоматов и хранение личных дел.

Сроки хранения личных дел в военкомате

Сроки различаются в зависимости от типа документа и категории военнослужащего.

Личные дела офицеров‑участников Великой Отечественной войны

• Документы сохраняются в течение 10 лет и более. После истечения этого срока они передаются в государственные архивы.
• На 2024‑й год в Объединённый государственный архив Челябинской области уже поступило более 9 000 личных дел офицерского состава ВОВ.

Личные карточки срочников и призывников

• Сохраняются в военкомате 5 лет после завершения службы.
• По истечении пяти лет в архив сохраняются только призывные списки, а индивидуальные карточки уничтожаются по акту;

Дела уволенных работников военкомата

• Согласно Приказу Росархива, карточки по форме N 10 (учётные карты) хранятся 5 лет.
• После этого сроков документы либо передаются в архив, либо уничтожаются в соответствии с актом о их уничтожении.

Дела граждан, находящихся за границей

• Хранятся до возвращения гражданина в Российскую Федерацию или до достижения им возраста 27 лет (по данным правового ресурса RP LAWYER).

Общий порядок

1. Документы, срок хранения которых составляет до 3 лет, находятся в воинских частях и организациях.
2. По истечении 3 лет они передаются в соответствующие государственные архивы для дальнейшего хранения.
3. Документы со сроком хранения 10 лет и более (например, дела офицеров‑ветеранов) сначала хранятся в военкомате, а затем – в архиве.

Перевод дел в государственные архивы

Процесс передачи документов регулируируется приказом Минобороны и Приказом Росархива. Ключевые этапы:

1. Подготовка актов о передаче – составляются в военкомате, где указываются перечень передаваемых дел и их состояние.
2. Транспортировка – документы перевозятся в архив в специальных упаковках, защищающих от влаги и механических повреждений.
3. Регистрация в архиве – архивисты фиксируют поступление, присваивают дело уникальный архивный номер и вносят запись в реестр.
4. Уничтожение оригиналов (если предусмотрено) – после подтверждения, что копии находятся в архиве, оригиналы могут быть уничтожены по акту.

Пример из практики: в 2022 году в Объединённый государственный архив Челябинской области поступило более 1 000 дел из Златоустовского военкомата.

Где находится архив военкомата?

Существует два основных места хранения:

• Сам военкомат – хранит документы в течение установленных сроков (обычно до 3–5 лет).
• Государственный архив – принимает делопроизводные материалы после истечения сроков в военкомате. Архивы могут располагаться в областных, краевых или федеральных учреждениях (например, ОГИА Челябинской области).

Как запросить документы из архива военкомата?

Для получения копий личного дела необходимо выполнить несколько шагов:

1. Подать письменный запрос в военкомат или в архив, указав ФИО, дату рождения, номер личного дела (если известен) и цель запроса.
2. Приложить документ, подтверждающий право на доступ (паспорт, доверенность, свидетельство о рождении родственника).
3. Оплатить пошлину за копирование (если требуется) согласно тарифам архива.
4. Ожидать ответа – в среднем срок рассмотрения запроса составляет от 10 до 30 рабочих дней.

Важно помнить, что некоторые сведения могут быть ограничены в доступе в соответствии с законодательством о защите персональных данных.

Особенности хранения для разных категорий документов

Практические рекомендации

• Уточняйте номер личного дела сразу после завершения службы – это упростит поиск в архиве.
• Сохраняйте копии всех полученных актов о передаче документов.
• Если вам требуется документ для получения пенсии или льгот, запросите выписку из архива, а не оригинал;
• Для ускорения процесса подготовьте полный пакет документов (паспорт, доверенность, заявление).
• Следите за изменениями в законодательстве – сроки могут корректироваться (например, новые приказы Росархива).

Сроки хранения архивных документов в военкомате зависят от категории лица и типа документа. Для большинства срочников и уволенных работников характерен пяти‑летний срок, после чего документы либо уничтожаются, либо передаются в государственные архивы. Дела офицеров‑ветеранов, особенно участников Великой Отечественной войны, хранятся значительно дольше (10 лет и более) и в обязательном порядке передаються в региональные архивы, где их сохраняют для исторических и правовых целей.

Если вам необходимо получить копию личного дела, следует оформить официальный запрос в соответствующий военкомат или архив, приложив подтверждающие документы. При правильном подходе процесс получения информации проходит быстро и без лишних осложнений.

Дата актуализации статьи: