Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Вопрос о том, как долго следует хранить электронный архив почтовой переписки, стоит перед каждой организацией, которая использует электронную почту как один из основных каналов делового общения. От правильного определения сроков зависит не только соблюдение требований законодательства, но и эффективность управления информационными ресурсами.

Правовая база

С 2021 года в России действует ряд нормативных актов, регламентирующих сроки хранения электронных документов, в т.ч. и электронных писем:

Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивных делах» (в редакции от 16 марта 2024 г., постановление Правительства РФ № 637‑р) – определяет категории документов, сроки их хранения и порядок передачи в архив.
Налоговый кодекс РФ (НК РФ) – устанавливает минимальные сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов (не менее 5 лет с 2021 г., ранее – 4 года).
Трудовой кодекс РФ – регламентирует хранение кадровых документов (от 3 до 75 лет в зависимости от типа документа).
Приказ Минэкономразвития № 135н от  г. – «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов».

Все перечисленные акты требуют, чтобы электронные документы, включая электронную почту, сохранялись в течение установленных сроков, а после их истечения – либо уничтожались, либо передавались в архив.

Как классифицировать письма в архиве?

Для правильного расчёта сроков хранения необходимо разбить входящие и исходящие письма на группы по их содержанию:

Бухгалтерская и налоговая переписка (счета‑фактуры, акты сверки, договоры, подтверждающие финансовые операции). Срок хранения – 5 лет (по НК РФ).
Кадровая переписка (трудовые договоры, справки, уведомления о приёме/увольнении). Сроки варьируются от 3 лет (для справок) до 75 лет (для документов, имеющих историческую ценность).
Договорная переписка (контракты, соглашения, акты выполненных работ). Срок хранения – от 5 до 10 лет в зависимости от предмета договора.
Корпоративная (управленческая) переписка (приказы, распоряжения, протоколы совещаний). Сроки могут быть 1, 3, 5, 10, 15, 45, 50 или 75 лет – определяется типом документа.
Научная, техническая и патентная документация – 15 лет.
Кино‑ и фотодокументы – 5 лет; видео‑ и фонодокументы – 3 года.

Как считается срок хранения?

Отсчёт начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был завершён делопроизводством. Пример:

Письмо, полученное 15 марта 2023 г., считается завершённым в 2023 году. Счёт‑начало – 1 января 2024 года.
Если срок хранения – 5 лет, окончание срока – 31 декабря 2028 года.

Практика хранения архива почты в организации

Выбор решения

Существует два основных подхода:

Внутренний (on‑premise) архив – серверы и системы, размещённые в инфраструктуре компании.
Облачный сервис – специализированные решения от провайдеров (Microsoft 365 Compliance, Google Vault, «Электронный архив» от российских компаний).

Этапы внедрения

Аудит текущей почты – определить объём, типы сообщений, наличие вложений.
Классификация – назначить каждому письму категорию (бухгалтерия, кадры, договоры и т.д.) с помощью правил фильтрации.
Настройка политики хранения – в системе указываются сроки (например, «удалять через 5 лет» для бухгалтерской переписки).
Контроль и отчётность – формировать отчёты о выполнении требований (акт приёма‑передачи, журнал архива).
Уничтожение/передача в архив – по истечении срока документы либо уничтожаются, либо передаются в государственный (или корпоративный) архив.

Пример политики хранения в Microsoft 365

RetentionLabel: "Бухгалтерия – 5 лет"
Scope: All mailboxes
RetentionPeriod: 5 years
ActionAfterRetention: Delete (permanent)

Специфика «архива на почте» в контексте законодательства

Согласно пункту 3 статьи 21.1 ФЗ «Об архивных делах», документы, образованные в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности после истечения сроков хранения. Это значит, что даже если письмо уже «выбыло» из активного доступа, его копия должна сохраняться в архиве до момента экспертизы.

Для электронных писем, содержащих сведения, подпадающие под обязательный архивный контроль (например, договоры, акты, финансовые отчёты), рекомендуется:

Сохранять оригинал письма в неизменяемом формате (EML, MSG) вместе с метаданными.
Обеспечить неизменность хеша (SHA‑256) для подтверждения подлинности.
Регулярно проверять целостность хранилища (контрольные суммы, журнал доступа).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли хранить всю переписку, включая рекламные письма?

Нет. Рекламные рассылки не относятся к документам, подлежащим архивированию, если они не содержат деловой информации, подтверждающей финансовые или юридические операции.

Как поступать с вложениями (PDF, DOCX, изображения) в письмах?

Вложения считаются частью документа и подлежат тем же срокам хранения, что и письмо. При классификации следует учитывать тип вложения (например, скан‑копия договора → 5 лет).

Что делать, если срок хранения превышает 10 лет?

Документы с длительным сроком (10, 15, 45, 50, 75 лет) переводятся в постоянный архив и хранятся до ликвидации организации или до проведения экспертизы ценности.

Можно ли сократить сроки хранения по внутреннему регламенту?

Сокращать сроки, установленные законом, нельзя. Можно лишь установить более длительные сроки, если это обосновано внутренними потребностями (например, для исторических исследований).

Сроки хранения архива на почте зависят от типа документа, его юридической и финансовой значимости, а также от требований федерального законодательства. Ключевые моменты, которые необходимо учитывать:

Определить категорию письма (бухгалтерия, кадры, договоры и т.д.).
Применить нормативные сроки: 5 лет для большинства финансовых и налоговых документов, 3–10 лет для кадровых и управленческих, до 75 лет для исторически ценных материалов.
Начинать отсчёт с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства.
Внедрить автоматизированную систему классификации и политики хранения, чтобы избежать штрафов и потери информации.
По истечении срока – либо уничтожать, либо передавать в архив, оформляя акт приёма‑передачи.

Тщательное соблюдение этих рекомендаций позволит вашей организации оставаться в правовом поле, сократить расходы на хранение избыточных данных и обеспечить готовность к проверкам контролирующих органов.

Полезные ссылки

Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивных делах»
Налоговый кодекс РФ – сроки хранения бухгалтерских документов
Распоряжение Правительства РФ № 637‑р от
Microsoft 365 – политики удержания

Если у вас возникли дополнительные вопросы по организации архива почты, обратитесь к специалистам по информационной безопасности или к юридическому отделу вашей компании.