Графики работы – это важный кадровый документ, фиксирующий режим труда и отдыха сотрудников. Их хранение в архиве регулируется нормативными актами РФ, а сроки зависят от вида документа, формы его ведения (бумажная или электронная) и отраслевых особенностей.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 68) – обязывает работодателя вести учёт рабочего времени.
• Федеральный закон «О архивном деле в Российской Федерации» № 125‑ФЗ – устанавливает порядок формирования, хранения и использования архивных документов.
• Приказ Минкультуры России от № 558 «Об утверждении Перечня видов документов, подлежащих обязательному хранению в архивах организаций» – содержит конкретные сроки хранения кадровых документов, включая графики работы.
• Постановление Правительства РФ от № 479 «О порядке ведения трудовых книжек и хранения трудовых договоров» – дополнительно регламентирует хранение связанных с трудом документов.

Виды графиков работы

В зависимости от формы учёта и специфики предприятия графики могут быть:

1. Табельный учёт рабочего времени (форма Т‑12, Т‑13) – ежемесячные листы, фиксирующие отработанные часы, отпуска, больничные и т.д.
2. Сменные графики – утверждённые расписания сменности (например, 2/2, 3/1, скользящие).
3. Гибкие графики – документы о начале и окончании рабочего дня по индивидуальному соглашению.
4. Графики отпусков и праздничных дней – часто оформляются отдельным приложением к табелю.

Сроки хранения в архиве

Согласно Перечню, утверждённому приказом Минкультуры № 558, сроки хранения выглядят следующим образом:

• Табельные листы учёта рабочего времени (форма Т‑12, Т‑13) – 5 лет после окончания календарного года, к которому они относятся.
• Сменные графики и расписания работы – 5 лет после их утверждения или после внесения последних изменений.
• Документы о предоставлении отпусков, больничных листов и иных социальных выплат, связанных с учётом рабочего времени – 50 лет (в соответствии с общим сроком хранения личных дел сотрудников).
• Электронные версии графиков работы – срок хранения определяется тем же нормативным актом, что и бумажные аналоги, при условии обеспечения их неизменности, доступности и возможности воспроизведения в течение всего установленного периода.

Важно: если графики работы оформлены как часть личного дела сотрудника (например, копии табеля, прилагаемые к личной карточке), то они хранятся совместно с личным делом в течение 75 лет после увольнения работника (согласно ст; 22 ТК РФ и пункту 2.1.12 Перечня).

Особенности хранения электронных графиков

При переходе на электронный документооборот необходимо соблюдать следующие требования:

• Использовать систему электронного архива с обеспечением подлинности и неизменности документов (электронная подпись, хэш‑контроль).
• Обеспечить доступность файлов в течение всего срока хранения (регулярное резервное копирование, миграция на актуальные форматы).
• Вести журнал учёта электронных документов, в котором фиксируются даты создания, изменения и уничтожения.
• При истечении срока хранения выполнять уничтожение электронных копий в соответствии с внутренним регламентом и актом об уничтожении.

Процедура передачи в архив

1. Формирование дела (например, «Табели учёта рабочего времени за 202X год») в конце отчётного периода.
2. Проверка completeness и правильности оформления (подписи, даты, номера страниц).
3. Создание описи дела (перечень документов, их количество, даты).
4. Передача дела в службу документационного обеспечения или непосредственно в архив организации с оформлением акта приёма‑передачи.
5. Внесение записи в реестр архивных дел и указание срока хранения.
6. По истечении срока – проведение экспертизы ценности и, если документ признан не имеющим долгосрочной ценности, уничтожение с составлением акта.

Рекомендации по организации хранения

• Вести единый классификатор дел по кадровой документации, где claramente прописаны сроки хранения каждого вида графиков.
• Проводить ежегодную инвентаризацию архивных фондов, проверяя наличие и состояние дел с истекающими сроками.
• Обучать сотрудников отдела кадров правилам оформления табелей и графиков, чтобы избежать ошибок, влекущих преждевременное уничтожение или, наоборот, ненужное длительное хранение.
• При использовании электронных систем обеспечивать интеграцию с архивным модулем для автоматического назначения срока хранения и напоминаний о необходимости действий (передача, уничтожение).
• Хранить бумажные дела в условиях, соответствующих ГОСТ Р 57580‑2017 (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).

Графики работы подлежат обязательному архивному хранению, а их сроки определяются типом документа и формой ведения:

• Табельные листы и сменные графики – 5 лет;
• Документы, связанные с личным делом сотрудника (включая копии графиков) – 50–75 лет;
• Электронные версии хранятся столько же, сколько и их бумажные аналоги, при условии обеспечения их подлинности и доступности.

Соблюдение установленных сроков и правил оформления позволяет избежать штрафов со стороны трудовой инспекции, обеспечить законность кадрового учёта и сохранить важную информацию для возможных проверок, судебных разбирательств или внутреннего аудита.