Акт приёма‑передачи дел – это документ, фиксирующий факт передачи дел (делопроизводственных, кадровых, бухгалтерских и др.) из оперативного документооборота в архив. Правильное определение сроков его хранения является обязательным требованием законодательства РФ и важным элементом эффективной архивной политики любой организации.

Нормативно‑правовая база

Сроки хранения актов приёма‑передачи дел регулируются следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (части 3 статьи 6).
• Приказ Росархива № 236 от  г. «О Перечне типовых управленческих архивных документов».
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 56 от  г. (ред. от ) – Инструкция по организации комплектования, хранения, учёта и использования документов.
• Локальные нормативные акты организации (положения об архивном деле, регламенты делопроизводства).
• Федеральный закон № 129‑ФЗ от  г. «Об архивных фондах государственных и муниципальных учреждений».

Все указанные документы обязательны для исполнения как в государственных, так и в коммерческих организациях.

Что такое акт приёма‑передачи дел?

Акт приёма‑передачи дел (далее – акт) представляет собой официальное подтверждение:

1. Составления и систематизации дел в архивные дела (по структурному, функциональному, тематическому признакам).
2. Соблюдения установленных сроков хранения документов, входящих в состав дел.
3. Передачи дел в упорядоченном виде в архив (государственный, муниципальный или корпоративный).

В акте указываются:

• Наименование организации‑передатчика и архивного учреждения‑приёмника;
• Перечень передаваемых дел (номер, название, объём, сроки хранения);
• Дата передачи и подписи ответственных лиц;
• Сведения о проведённой экспертизе ценности (при необходимости).

Классификация сроков хранения

Сроки хранения дел делятся на три группы:

Для большинства организаций действуют типовые сроки, указанные в Перечне типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива № 236). Ниже – наиболее часто встречающиеся сроки:

• Учредительные документы – бессрочно;
• Бухгалтерская (финансовая) отчётность – 5 лет (по статье 28 ФЗ‑129);
• Кадровые документы (трудовые книжки, личные дела) – 3 года после увольнения (при отсутствии иных требований);
• Документы, связанные с налогами – 5 лет (по Налоговому кодексу);
• Документы по охране труда – 5 лет после окончания действия нормативных актов;
• Научная документация – 15 лет;
• Кино‑ и фотодокументы – 5 лет;
• Видео‑ и фонодокументы – 3 года.

Порядок передачи актов в архив

4.1 Подготовительный этап

1. Назначить ответственного за хранение и использование документов (обычно – архивариус или специалист по делопроизводству).
2. Провести систематизацию дел: разбить их на отдельные архивные дела по признакам (структурный, функциональный, тематический, срок хранения).
3. Оценить ценность документов (экспертиза ценности) – обязательна перед уничтожением или переводом в постоянное хранение.
4. Сформировать перечень передаваемых дел и подготовить акт приёма‑передачи.

4.2 Оформление акта

В акте указываются следующие реквизиты (пример):

Акт приёма‑передачи дел № ____
Передающая организация: ______________________
Принимающая организация (архив): ______________________
Список передаваемых дел:
№ Д-001, «Кадровые документы», срок хранения – 3 года, объём – 120 листов.
№ Д-002, «Бухгалтерская отчётность 2022», срок хранения – 5 лет, объём – 350 листов.
...
Ответственный за передачу: ______________________ (подпись)
Ответственный за приём: ______________________ (подпись)

4.3 Сдача дел в архив

1. Передать дела в упорядоченном виде (по алфавиту, хронологически или по иной согласованной схеме).
2. Получить подтверждение о приёме (копию акта с подписью архивного сотрудника).
3. Внести запись в реестр учёта архивных дел организации.

Что происходит после истечения срока хранения?

По завершении установленного срока необходимо:

1. Провести экспертизу ценности (определить, относится ли документ к постоянному хранению или подлежит уничтожению).
2. Составить акт о выделении к уничтожению (п. 47, подп. в п. 16 Приказа 77).
3. Утвердить акт у руководства и выполнить уничтожение в соответствии с инструкциями (пожарная, шредерная, специализированные услуги).

Практические рекомендации для организаций

• Вести электронный реестр актов приёма‑передачи. Это упрощает контроль сроков и ускоряет поиск нужных документов.
• Регулярно проводить аудит архивных дел. Минимум раз в год проверять соответствие фактического состояния дел нормативным срокам.
• Обучать персонал. Сотрудники, работающие с документами, должны знать основные сроки хранения и порядок их оформления.
• Автоматизировать процесс. Использовать системы электронного документооборота (ЭДО) с функциями контроля сроков хранения.
• Сохранять оригиналы только при необходимости. При возможности переводить бумажные документы в электронный вид, соблюдая требования ФЗ‑63 «Об электронной подписи».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Когда можно передать акт в архив?

Документы временных сроков хранения (в т.ч. по личному составу) передаются в архив не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения их делопроизводства.

7.2 Какие документы обязаны храниться постоянно?

К постоянному хранению относятся учредительные документы, лицензии, решения органов управления, акты, подтверждающие права собственности, а также документы, признанные ценными в результате экспертизы.

7.3 Что делать, если срок хранения уже истёк, но документ ещё нужен?

Необходимо провести повторную экспертизу ценности. При положительном решении документ переводится в категорию «постоянного хранения» и фиксируется в реестре.

7.4 Как оформить уничтожение документов?

Составляется акт о выделении к уничтожению, утверждается руководителем, после чего документы уничтожаются в соответствии с Приказом 77 и протоколируется в журнале уничтожения.

Соблюдение сроков хранения актов приёма‑передачи дел – ключевой элемент правовой культуры любой организации. Правильно оформленный акт, своевременная передача дел в архив и систематический контроль сроков позволяют избежать штрафов, сохранить историческую ценность документов и оптимизировать затраты на их хранение.

Помните, что нормативные сроки обязательны, а их соблюдение – залог надёжной архивной политики и уверенности в том, что важная информация будет доступна тогда, когда она понадобится.

Дата публикации: