Кадровое делопроизводство — это не только сбор и ведение документов, но и их грамотное хранение, строго регламентированное законодательством. Организации могут вести дела в привычном бумажном формате или переходить на КЭДО (кибернетические электронные документообороты), где все данные хранятся в электронном архиве. В этой статье подробно разберем правила и сроки хранения кадровых документов, порядок организации архива и преимущества электронного документооборота.

Законодательная база: что регулирует сроки хранения?

Основным нормативным актом является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно части 1 статьи 17 данного закона, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных:

• федеральными законами;
• иными нормативными правовыми актами РФ;
• перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 Закона № 125-ФЗ.

Важно: Отдельное внимание стоит уделять документам, которые используются регулярно: кадровым, бухгалтерским, учетным; Именно по ним чаще всего возникают вопросы при проверках ФНС, трудовой инспекции или архивных служб. Если срок хранения выбран неправильно или не подтвержден ссылкой на утвержденную номенклатуру (перечень), это считается нарушением порядка хранения документов.

Общая классификация сроков хранения

Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Все документы делятся на три основные группы:

1. Постоянное хранение — документы хранятся бессрочно (историческая ценность).
2. Долговременное хранение (более 10 лет) — чаще всего 50 или 75 лет.
3. Временное хранение (до 10 лет) — 1, 3, 5, 10 лет и т.д. После истечения срока подлежат уничтожению.

В архив организации передают только документы постоянного и долговременного (более 10 лет) сроков хранения. Документы временного срока хранения (до 10 лет) хранятся в структурных подразделениях или на стеллажах в архиве организации до истечения срока, после чего уничтожаются по акту.

Ключевой нюанс: 50 лет или 75 лет?

Одним из самых частых вопросов является выбор между сроками в 50 и 75 лет для основных кадровых документов (личные дела, трудовые книжки, книги учета). Правило простое и закреплено в типовых перечнях (например, в Приказе Минкультуры России от № 558, актуализированном на 2026 год):

Если делопроизводство по документу закончено до 1 января 2003 года, срок хранения 75 лет.

Если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года — срок хранения 50 лет.

Если для документа в номенклатуре прописано два срока («75 или 50 лет»), ориентируются именно на дату завершения дела (последней записи в журнале, дату увольнения сотрудника и т.д.).

Детальная таблица сроков хранения основных кадровых документов (актуально на 2026 год)

Ниже приведены сроки для самых востребованных категорий документов. Обязательно сверяйтесь с утвержденной в вашей организации номенклатурой дел, так как наименования дел могут отличаться.

Документы по личному составу (сроки 50 / 75 лет)

• Личные дела работников (для организаций, не являющихся архивными фондообразователями,, 50/75 лет в зависимости от даты закрытия дела).
• Книги учета приема на работу, перевода и увольнения работников (форма Т-3 и аналоги).
• Книги учета движения трудовых книжек (форма Т-4).
• Трудовые книжки и вкладыши к ним (невыданные, в т.ч. испорченные) — 75 лет (для всех периодов, так как это документы строгой отчетности).
• Сведения о заработной плате, стаже, выплаченных пособиях (справки, выписки, карточки учета стажа) — 75 лет (для периодов до 2003 г.) / 50 лет (после 2003 г.). Критически важно для подтверждения пенсионных прав.

Приказы и распоряжения (разные сроки в зависимости от вида)

• Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, награждении, наложении дисциплинарных взысканий (основные кадровые приказы) — 75 лет (до 2003 г.) / 50 лет (после 2003 г.).
• Приказы по основной деятельности (организационно-распорядительные, по зарплате, по отпускам, о командировках) — 5 лет (в некоторых случаях 3 года, см. номенклатуру).

Документы по оплате труда и отчетность (сроки 5–75 лет)

• Ведомости начисления и выплаты заработной платы (формы Т-51, Т-53, Т-49 и др.) — 75 лет (до 2003 г.) / 50 лет (после 2003 г.). Это основные документы для подтверждения стажа и заработка.
• Расчетно-платежные ведомости в налоговые органы, Пенсионный фонд (СФР) — 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1 и др. — 5 лет (по общему правилу для налоговой отчетности), но рекомендуется хранить дольше при наличии споров.
• Книги учета рабочего времени (табели учета рабочего времени — формы Т-12, Т-13) — 5 лет (по общему правилу), однако если табель является единственным документом, подтверждающим стаж/вредность — 75/50 лет.

Документы краткосрочного хранения (1–5 лет)

• Правила внутреннего трудового распорядка — хранят даже после замены их новыми. Срок хранения — 1 год после утраты силы.
• Графики отпусков — 3 года.
• Журналы регистрации приказов, заявлений, доверенностей, 5 лет.
• Справки 2-НДФЛ, выписки из приказов, выдаваемые работникам — 5 лет (срок хранения копий в организации).
• Документы по обучению, стажировке, проверке знаний Охраны труда — 3–5 лет (зависит от вида обучения).

Порядок передачи дел в архив организации

Передача дел в архив производится ежегодно после завершения делопроизводства по делу (обычно в следующем году после последней записи).

Пример на 2026 год:

Если компания прекратила с работником трудовые отношения в 2023 году, дело (личное дело, листок учета рабочего времени и пр.) формируется в 2023 году, завершается в начале 2024 года. Передачу в архив организации производят в 2025 или 2026 году (в зависимости от утвержденных в организации сроков сдачи).

Подготовка дел к сдаче в архив (бумажный формат):

1. Освободите листы от скрепок, скоб, файлов, степлеров. Металлические предметы ржавеют и портят бумагу.
2. Сшивайте дела ниткой (шнуром), проклеивайте обложку.
3. Нумеруйте листы сквозно.
4. Заполните обложку дела и внутренний инвентарь (если дело толстое).
5. Составьте Акт о передаче дел в архив (в 2-х экземплярах).

Электронный архив и КЭДО: преимущества систематизации

Переход на КЭДО (Комплексный электронный документооборот) кардинально меняет подход к хранению:

• Единое хранилище: Все документы (приказы, личные дела, табели, отчетность) находятся в одной системе с единой нумерацией и поиском.
• Автоматизация сроков: Система сама отслеживает истечение сроков хранения и формирует задачи на экспертизу или уничтожение/перенос в долгосрочный архив.
• Целостность и подлинность: Использование ЭП (электронной подписи) и хэш-сумм гарантирует, что документ не был изменен после подписания. Это критично для судов и проверок.
• Доступность: Мгновенный доступ к любому документу за 75 лет истории без поиска по пыльным стеллажам.
• Правовая сила: Согласно ст. 6 Закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и ст. 312 ТК РФ, электронные документы, оформленные по правилам, равнозначны бумажным.

Важно для КЭДО: Даже при полном электронном документообороте организация должна иметь утвержденную Номенклатуру дел и Политику хранения электронных документов, где прописаны сроки, форматы файлов (PDF/A, XML), порядок миграции данных на новые носители при смене технологий.

Архивирование при ликвидации организации

При ликвидации юрлица или ИП документы постоянного и долговременного хранения (50/75 лет) обязательно передаются в государственный архив (областной, краевой, городской) по месту нахождения организации.

• Сроки хранения в государственном архиве остаются прежними: 75 лет начиная с момента формирования дел (для периодов до 2003 г.) или 50 лет (после 2003 г.).
• Документы временного хранения (до 10 лет) уничтожаются по акту экспертизы перед ликвидацией.
• Необходимо подготовить описи и передать дела в установленном Росархивом порядке.

Резюме: чек-лист для кадровца и архивиста

1. Утвердите Номенклатуру дел с привязкой к типовым перечням (Приказ Минкультуры № 558, отраслевые перечни).
2. Разделите дела на группы сроков: постоянные, 75/50 лет, 10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год.
3. Определите «линию 2003 года» для каждого дела: когда закрыто дело — до или после ? От этого зависит 50 или 75 лет.
4. Ежегодно сдавайте дела в архив по акту после завершения делопроизводства.
5. Проводите экспертизу документов перед уничтожением (даже для сроков 1–5 лет).
6. Рассмотрите переход на КЭДО для исключения рисков потери, порчи и ускорения поиска.

Грамотная организация архива — это не только выполнение требования закона, но и защита интересов организации и прав работников на протяжении десятилетий. Используйте приведенные таблицы как ориентир, но всегда опирайтесь на утвержденную в вашей организации Номенклатуру дел.