Вопрос о сроках хранения личных дел государственных гражданских служащих является одним из ключевых в системе документооборота государственных органов. Неправильное определение периода хранения может привести к нарушению архивного законодательства, а также к утрате или преждевременному уничтожению важных сведений о службе и правах работников.

Нормативно-правовая база

Основные документы, регламентирующие сроки хранения личных дел государственных гражданских служащих:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (ст. 22.1) – определяет общие сроки хранения документов по личному составу.
2. Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» – уточняет порядок передачи дел в архив и сроки их хранения.
3. Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от № 236 – содержит таблицу сроков хранения кадровых и управленческих документов.
4. Постановление Правительства РФ от № 2152 «Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел государственных служащих» – регламентирует формирование, ведение и передачу личных дел в архив.

Классификация личных дел государственных гражданских служащих

Личное дело (ЛД) делится на несколько разделов, каждый из которых имеет свой срок хранения:

• Раздел 1. Документы о приёме на службу (приказ о приёме, договор, аттестационные листы).
• Раздел 2. Трудовая книжка и кадровые документы (приказы о повышении, переводе, понижении, наградные листы).
• Раздел 3. Документы, связанные с оценкой и аттестацией (отчёты об аттестации, результаты проверок).
• Раздел 4. Документы о прекращении трудовых отношений (приказ об увольнении, справка о выслуге, расчётные листы).
• Раздел 5. Прочие документы (корреспонденция, служебные записки, материалы расследований).

Сроки хранения личных дел

Согласно ст. 22.1 закона 125‑ФЗ и Приказу Росархива № 236, сроки хранения зависят от даты завершения делопроизводства (т.е. даты увольнения) и от того, относится ли документ к постоянному или временному архиву.

Важно: в случае, если документ относится к категории «постоянного хранения», срок может быть увеличен до 100 лет (например, документы, подтверждающие право на пенсию, награды высшего уровня).

Период «от 1 до 3 лет»

Согласно пункту 49 новых правил (Контур), документы временного срока хранения (например, черновики, служебные справки, которые не являются частью личного дела) могут храниться от одного до трёх лет после завершения делопроизводства, после чего подлежат либо уничтожению, либо передаче в архив в качестве постоянных документов.

Сроки хранения в судебных архивах

Если в процессе службы служащий участвует в судебных разбирательствах, связанные с его личным делом документы (исковые заявления, судебные акты) хранятся в архивах судов не менее 50 лет со дня рассмотрения дела (см. сведения о сроках хранения административных дел в архивах судов).

Порядок передачи личных дел в архив

1. Подготовка дел к передаче
   • Проверка полноты комплектования (все разделы, подписи, печати).
   • Составление акта передачи, в котором указываются номера дел, даты увольнения, перечень документов.
   • Сканирование оригиналов (по требованию архива) и создание электронных копий.
2. Сдача дел в архив
   • Личное дело передаётся в архив в течение не более 30 дней после увольнения (по Положению о порядке ведения личных дел).
   • В случае увольнения по сокращению персонала срок может быть продлён до 90 дней, но только при наличии письменного объяснения руководителя.
3. Регистрация в архиве
   • Архив принимает дело, фиксирует его в реестре, присваивает архивный номер.
   • Документы размещаются в постоянных или временных архивах в зависимости от их классификации.

Практические рекомендации для кадровых служб

• Вести электронный реестр личных дел с указанием даты увольнения и предполагаемого срока хранения.
• Регулярно проверять соответствие документов актуальному Перечню типовых управленческих архивных документов (приказ 236 от ).
• Обучать сотрудников отдела кадров правилам архивного законодательства и процедурам передачи дел.
• Своевременно формировать акт передачи и сохранять копию в электронном виде в системе документооборота.
• Контролировать сроки уничтожения временных документов (1‑3 года) и своевременно подавать запрос в архив о переводе их в постоянный фонд, если это необходимо.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у личного дела, если сотрудник уволился в 2022 году?

Для увольнений после срок хранения составляет не менее 50 лет со дня завершения делопроизводства. Если в деле имеются документы, отнесённые к категории постоянного хранения (например, наградные грамоты высшего уровня), срок может быть увеличен до 75 лет.

Можно ли уничтожить личное дело до истечения установленного срока?

Уничтожение личного дела допускается только в случае наличия официального решения суда о признании документов недействительными или при наличии приказа уполномоченного органа, подтверждающего, что документы не представляют исторической, правовой или иной ценности. В остальных случаях уничтожение является нарушением закона.

Что делать, если в личном деле обнаружены документы, относящиеся к нескольким календарным годам?

Согласно пункту 49 новых правил, такие документы группируются в отдельные «переходящие» дела, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника. Каждое такое дело хранится в соответствии с общим сроком (50/75 лет) и передаётся в архив как единый комплект.

Каков порядок доступа к личным делам, находящимся в архиве?

Доступ к личным делам имеют:

• Сотрудники архивного отдела (по служебной необходимости).
• Субъект (сам бывший служащий) – по запросу, подтверждённому документом, удостоверяющим личность.
• Органы, уполномоченные на проверку (например, суд, прокуратура) – по решению суда или в рамках проверочных действий.

Сроки хранения личных дел государственных гражданских служащих в архиве строго регламентированы законодательством и нормативными актами Росархива. Основные правила таковы:

• Для документов, завершивших делопроизводство до  года, срок хранения – 75 лет.
• Для документов, завершивших делопроизводство после  года, срок хранения – 50 лет (с возможным увеличением до 75 лет для особо ценных материалов).
• Временные документы могут храниться от 1 до 3 лет после завершения делопроизводства.
• Передача личных дел в архив должна происходить в течение 30 дней после увольнения, а в случае особых обстоятельств – не более 90 дней.

Соблюдение этих требований обеспечивает законность архивного хранения, сохранность правовой информации и возможность последующего использования документов в исторических, научных и правовых целях.

Источник: Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле», Приказ Росархива № 77 от , Приказ Росархива № 236 от , Положение о порядке ведения личных дел государственных служащих (Постановление Правительства РФ № 2152 от ).