Личное дело – это совокупность документов, отражающих профессиональную и личную историю государственного гражданского служащего: прием, продвижение, перемещения, награды, дисциплинарные взыскания, увольнение и др. После завершения делопроизводства такие дела передаются в архив и хранятся в соответствии с Федеральным законом от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – закон об архивном деле).
Правовая база
- Статья 22.1 закона № 125‑ФЗ – устанавливает сроки хранения документов по личному составу.
- Приказ ФГУП «Национальный архивный фонд» № … от … – регламентирует порядок передачи личных дел в архив и их последующего уничтожения.
- Постановления Правительства РФ и приказы Министерства труда и социальной защиты РФ, уточняющие сроки для отдельных категорий служащих.
Как рассчитывается срок хранения
Срок хранения начинается с 1 января, следующего за годом, в котором личное дело было завершено делопроизводством (т.е. в котором сотрудник был уволен, переведён в иной орган без дальнейшего ведения дела или дело признано закрытым).
| Период завершения делопроизводства | Срок хранения в архиве | Примечание |
|---|---|---|
| До г. | 75 лет | Считается от 1 января следующего года. |
| С г. и позже | 50 лет | Сокращённый срок, введённый поправками к закону 125‑ФЗ. |
Если в деле имеются документы, отнесённые к управленческим архивным документам (приказы, распоряжения, акты о награждении и т.п.), их срок хранения также включён в общий срок личного дела.
Этапы передачи личного дела в архив
- Подготовка акта о передаче – оформляется приказом руководителя органа, в котором указаны:
- Номер и дата закрытия личного дела;
- Перечень передаваемых документов;
- Сроки их хранения (по таблице выше);
- Дата передачи в архив.
- Маркировка документов – на каждый документ наносится отметка «ДЗН» (документ завершённого назначения) и указывается дата начала срока хранения.
- Временное хранение – согласно пункту 2 статьи 22 закона, документы могут находиться в временном хранении от 1 до 3 лет после завершения делопроизводства, если требуется их дальнейшее использование (например, для судебных разбирательств). По истечении этого периода они переводятся в постоянное хранение.
- Передача в архив – физически документы передаются в архивный фонд (федеральный, региональный или муниципальный) согласно установленному графику.
- Регистрация в архиве – архивный сотрудник вносит сведения в реестр архивных фондов, присваивает делу архивный номер и фиксирует срок хранения.
Уничтожение личных дел
Уничтожение документов возможно только после истечения установленного срока хранения и при условии, что в деле нет документов, подлежащих отдельному длительному хранению (например, документы, связанные с уголовными делами, национальной безопасностью и т.п.). Процедура включает:
- Составление акта об уничтожении (подписывается руководителем органа и представителем архива);
- Утверждение акта на заседании комиссии по архивному делу;
- Физическое уничтожение (шредирование, сжигание) в соответствии с требованиями ФЗ 125‑ФЗ.
Особенности для государственных гражданских служащих
Для государственных гражданских служащих (ГГС) применяются те же сроки, что и для остальных работников государственного сектора, однако есть несколько нюансов:
- Если в личном деле содержатся документы о государственной тайне, срок их хранения определяется отдельными нормативными актами и может превышать 75 лет.
- При наличии пособий по инвалидности, пенсий и иных социальных выплат документы хранятся до полного завершения всех выплат, но не менее указанных выше сроков.
- Для служащих, уволенных по сокращению штата, часто оформляется отдельный акт о передаче дел в архив в течение 6 месяцев после увольнения, чтобы избежать «застоя» в кадровой службе.
Практические рекомендации для кадровых служб
- Вести реестр закрытых дел – в электронном виде фиксировать дату закрытия, номер дела и планируемый срок хранения.
- Проводить ежегодный аудит архивных фондов: проверять, какие дела подходят к сроку уничтожения, и готовить соответствующие акты.
- Обучать сотрудников отдела кадров правилам маркировки «ДЗН» и заполнения актов о передаче.
- Согласовывать с архивом план передачи дел (обычно раз в квартал) для своевременного освобождения места в кадровом учете.
- Хранить копии документов с персональными данными только до момента их передачи в архив; после передачи копии подлежат уничтожению.
Часто задаваемые вопросы
С какого момента начинается отсчёт срока?
С 1 января года, следующего за годом закрытия личного дела (год увольнения).
Что делать, если в деле есть документы, требующие более длительного хранения?
Их необходимо выделить отдельным актом и хранить в соответствии с нормативными актами, регулирующими конкретный тип документов (например, документы о государственной тайне).
Можно ли сократить срок хранения до 20 лет?
Сокращение срока до 20 лет обсуждается в рамках реформ архивного дела, но пока закон об архивном деле фиксирует 75/50 лет. Любые изменения требуют официального внесения поправок в закон № 125‑ФЗ.
Как оформить уничтожение документов?
Необходимо составить акт об уничтожении, утвердить его на заседании комиссии по архивному делу и выполнить физическое уничтожение в присутствии уполномоченного лица.
Срок хранения личного дела государственного гражданского служащего в архиве определяется федеральным законом № 125‑ФЗ и составляет 75 лет для дел, закрытых до 2003 г., и 50 лет для дел, закрытых с 2003 года. Срок считается от 1 января года, следующего за годом закрытия дела. Правильная подготовка актов, маркировка документов и своевременный аудит позволяют обеспечить законность хранения и последующего уничтожения архивных материалов.
Для более детального изучения вопросов, связанных с архивным делопроизводством, рекомендуется обращаться к официальным источникам: КонсультантПлюс, Федеральное архивное агентство и внутренним нормативным актам вашего органа.