Справка – один из самых распространённых видов документов, которые организации формируют и передают на хранение в архив. Срок её хранения зависит от типа справки, цели её выдачи и действующего законодательства. Ниже приведён подробный обзор актуальных нормативов (на 2026 год) и практических советов по организации архивного хранения справок.
Основные нормативные акты, регулирующие сроки хранения справок
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
- Приказ Росархива № 77 от «Об утверждении Перечня видов документов, подлежащих постоянному и длительному хранению».
- Статья 22 ФЗ «Об архивном деле» – сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение.
- Методические рекомендации Минкультуры России по учёту и уничтожению документов (2024 г.).
Классификация справок и соответствующие сроки хранения
Справки, связанные с трудовыми отношениями
- Справка о доходах (2‑НДФЛ) – хранится 5 лет после года, за который выдана (с учётом изменений 2025 г., когда срок увеличен с 4 до 5 лет).
- Справка о стаже и заработке (для назначения пенсии) – 50 лет с даты выдачи; для документов, созданных до 2002 г., может применяться срок 75 лет.
- Справка о проф
Примечание: если в организации ведётся электронный документооборот, сроки хранения остаются теми же, но допускается хранение в электронном виде с обеспечением целостности и доступности.
Медицинские и санитарно‑эпидемиологические справки
- Справка о прохождении медосмотра (для допуска к работе) – 3 года после даты выдачи, после чего передаётся в архив на длительное хранение (до 10 лет).
- Справка о прививках – 5 лет с момента последней прививки, указанной в документе.
- Справка о состоянии здоровья (для поступления в учебное заведение) – 1 год после окончания учебного года, затем может быть уничтожена.
Справки, выдаваемые государственными органами
- Справка о судимости (или отсутствии таковой) – 10 лет с даты выдачи.
- Справка о регистрации по месту жительства – хранится бессрочно в органе, выдавшем её; в организационном архиве достаточно 3 года после смены места жительства.
- Справка о доходах для получения субсидий – 5 лет после окончания периода, за который предоставлена субсидия.
Как определить точный срок хранения конкретной справки
- Установить вид справки (по назначению: трудовая, медицинская, налоговая и т.д.).
- Найти соответствующий нормативный акт (Таблица сроков хранения, Приказ № 77, отраслевые инструкции).
- Учесть дату создания справки – срок отсчитывается с этого момента.
- Если в документе указаны два срока (например, 50 или 75 лет), выбрать минимальный для текущих документов и максимальный для архивных фондов постоянного хранения.
- При наличии электронного варианта проверить соответствие требованиям к электронному документообороту (подпись, метки времени, контроль целостности).
Практические рекомендации по организации хранения справок в архиве
Формирование номенклатуры дел
- Включить в номенклатуру отдельные статьи для каждого вида справок (например, «Справки 2‑НДФЛ», «Справки о медосмотре», «Справки о судимости»).
- Указать в номенклатуре срок хранения и условия передачи во временное или постоянное хранение.
Ведение учёта и контроль сроков
Сроки хранения
- Создать реестр справок (в электронном виде или в виде картотеки), где фиксируются: номер справки, дата выдачи, вид, срок хранения, дата передачи в архив.
- Настроить автоматические напоминания в системе документооборота за 30 дней до истечения срока хранения.
Передача на хранение и уничтожение
- По истечении временного срока (например, 3 года для медосмотров) оформить сдаточную опись и передать дело в архив организации.
- По истечении общего срока хранения (например, 5 лет для 2‑НДФЛ) подготовить акт об уничтожении с участием комиссии и архивного специалиста.
- Уничтожение производить способом, исключающим восстановление информации (шредер, сжигание, безопасное удаление электронных файлов).
Таблица справочных сроков хранения наиболее распространённых справок (2026 г.)
| Вид справки | Основание | Срок хранения | Куда передавать после временного хранения |
|---|---|---|---|
| Справка 2‑НДФЛ | Налоговый кодекс РФ, Приказ ФНС № ММВ‑7‑11/558@ | 5 лет | Архив организации (временное → постоянное) | Справка о стаже и заработке (пенсия) | ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ» | 50 лет (75 лет для документов до 2002 г.) | Постоянное хранение в архиве |
| Справка о медосмотре | Санитарные правила и нормы (SanPiN) | 3 года | Временное хранение → архив (до 10 лет) |
| Справка о прививках | Приказ Минздрава РФ № 1122н | 5 лет | Архив организации |
| Справка о судимости | ФЗ «О полиции» | 10 лет | Архив организации |
| Справка о доходах для субсидий | Постановление Правительства РФ № … | 5 лет | Архив организации |
Срок хранения справки в архиве определяется не только её содержанием, но и целевым назначением, а также действующими нормативными актами. Для большинства справок, связанных с налоговыми и кадровыми вопросами, установлен срок от 3 до 5 лет перед передачей в архив, после чего они могут находиться на длительном хранении (до 10 лет) или быть уничтожены. Справки, имеющие социальное или пенсионное значение, требуют гораздо более длительного хранения – от 50 лет и более.
Соблюдение установленных сроков обеспечивает законность деятельности организации, упрощает взаимодействие с контролирующими органами и защищает интересы сотрудников и клиентов. Рекомендуется регулярно обновлять номенклатуру дел, вести электронный учёт справок и автоматизировать контроль сроков их хранения.