Трудовой договор – один из ключевых кадровых документов, который обязателен к хранению в течение длительного периода после прекращения трудовых отношений․ Неправильное определение срока хранения может привести к штрафам, утрате доказательной силы и проблемам при проверках со стороны государственных органов․

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие сроки хранения трудовых договоров и сопутствующих кадровых бумаг:

• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков их хранения» (зарегистрирован в Минюсте РФ № 57449)․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 65, 66, 67) – определяет обязательность ведения личных дел и их хранения․
• Федеральный закон «Об архивном деле» от № 5‑ФЗ․
• Приказы Минтруда РФ о порядке ведения личных дел (например, Приказ № 5н от )․

Общие правила хранения трудовых договоров

Согласно Приказу Росархива № 236, сроки хранения зависят от даты создания документа и от того, относится ли он к «документам, образующимся до 1 января 2003 года» или к более поздним документам․

Что считается «прекращением трудовых отношений»?

Считается датой, когда договор утратил юридическую силу – это может быть:

1. Дата увольнения сотрудника (по приказу работодателя)․
2. Дата истечения срока действия договора (для срочных договоров)․
3. Дата расторжения договора по соглашению сторон․

От этой даты начинается отсчёт установленного срока хранения․

Специфические случаи

4․1 Трудовые договоры с физическими лицами‑подрядчиками (ГПХ)

Если договор гражданско‑правового характера (ГПХ) признан равным трудовому договору (например, в результате проверки ФНС), к нему применяются те же сроки – 50/75 лет․

4․2 Договоры, заключённые в 2023 году и позже

Для договоров, действовавших до , но прекращённых в 2024 году, срок хранения считается от (начало нового календарного года)․

4․3 Личные дела руководителей

Личные дела высшего и среднего звена (директора, замдиректора, члены правления) хранятся не менее 75 лет независимо от даты их создания․

Практические рекомендации работодателя

5․1 Организация хранения

• Создайте единую систему документооборота (например, 1С:Документооборот, Делис Архив, Unistaff), где каждый документ получает уникальный номер и дату создания․
• Разделите документы на рабочие (доступные в текущем делопроизводстве) и архивные (переносятся в архив после завершения делопроизводства)․
• Согласно перечню, архивировать следует не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства, если иной срок не установлен․

5․2 Физическое хранение

1. Подшивайте трудовые договоры в папки формата А4 с пронумерованными листами․
2. Обозначайте каждую папку штампом «Архив – срок хранения 50 лет» (или 75 лет, если документ до 2003 года)․
3. Храните папки в сухом, защищённом от прямого солнечного света помещении с контролем температуры (не выше 22 °C) и влажности (не более 60 %)․

5․3 Электронное хранение

• Оцифруйте каждый трудовой договор в формате PDF/A‑2 (долгосрочный архивный формат)․
• Подписывайте электронные копии квалифицированной электронной подписью (КЭП) – это придаёт документу юридическую силу․
• Настройте автоматический переход в архивный статус в системе после истечения срока «рабочего делопроизводства» (1–3 года)․
• Регулярно проверяйте целостность файлов (контрольные суммы SHA‑256) и делайте резервные копии на отдельные носители․

5․4 Передача в государственный архив

Если организация обязана передать документы в государственный архив (например, крупные предприятия, органы власти), следует:

1. Сформировать акт передачи, указав перечень документов, их количество и срок хранения․
2. Согласовать с архивом форму упаковки (папки, коробки, электронные носители)․
3. Получить подтверждение о приёме (акт приёма‑передачи)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6․1 Какой срок хранения у трудового договора, заключённого в 2022 году?

Если договор был расторгнут в 2025 году, срок хранения составляет 50 лет с 2025 года (т․к․ документ создан после )․

6․2 Нужно ли хранить копию трудового договора в личном деле, если оригинал уже передан в архив?

Да․ В личном деле должно оставаться копия договора (или скан), а оригинал может быть передан в архив․ Копия хранится в течение того же срока, что и оригинал․

6․3 Можно ли сократить срок хранения, если сотрудник согласен?

Нет․ Сроки хранения определяются нормативными актами и не могут быть уменьшены по желанию сторон․

6․4 Как хранить договоры с иностранными гражданами?

Для иностранных работников применяются те же сроки (50/75 лет), однако рекомендуется дополнительно вести отдельный реестр с указанием даты окончания вида на жительство, чтобы своевременно обновлять информацию․

• Трудовые договоры, заключённые до , хранятся 75 лет; после этой даты – 50 лет․
• Личное дело руководителей и членов органов управления хранится 75 лет независимо от даты создания․
• Документы о полной материальной ответственности – 5 лет после увольнения․
• Для эффективного управления сроками хранения используйте автоматизированные системы документооборота и чётко разграничивайте «рабочие» и «архивные» документы․

Соблюдение указанных сроков и правильная организация архивного хранения помогут избежать штрафов, сохранить доказательную ценность документов и обеспечить надёжную работу кадровой службы;

Дата актуализации: 10 июля 2026 г․