Вопрос о том, как долго и в каком виде необходимо хранить трудовые договоры, является одним из самых актуальных для любой организации. Неправильное оформление архивных дел может привести к штрафам, а в случае проверок – к затруднению доступа к важной информации. В статье мы собрали актуальные нормативные акты, разобрали практические нюансы и представили готовый план действий.
Правовая база
Сроки хранения кадровых документов, включая трудовые договоры, регламентируются следующими нормативными актами:
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (зарегистрирован в Минюсте РФ № 57449).
- Трудовой кодекс РФ (ст. 435, 444, 445) – определяет обязательность ведения личного дела работника и сроки его хранения.
- Федеральный закон «Об архивном деле» от № 125‑ФЗ.
- Приказы Минтруда и ФНС, уточняющие сроки хранения отдельных категорий документов (например, договоров ГПХ, документов о вредных и тяжелых условиях труда).
Все эти документы согласованы между собой, поэтому при планировании архивного хранения необходимо ориентироваться именно на Приказ Росархива № 236, а также учитывать специальные положения ТК РФ.
Общие правила хранения трудовых договоров
- Трудовой договор и все сопутствующие соглашения (дополнительные соглашения, соглашения о расторжении, изменении условий) относятся к кадровым документам и подлежат архивному хранению.
- Документы хранятся в личном деле работника. После увольнения дело передаётся в архив в соответствии с установленными сроками.
- Если в организации ведутся личные дела работников, то все документы, связанные с трудовой деятельностью, хранятся в этих делах до окончания срока хранения.
- Для временного хранения (пока сотрудник находится в штате) документы могут находиться в отделе кадров, но должны быть подготовлены к передаче в архив в установленный срок.
Сроки хранения трудовых договоров
Ниже представлена таблица, отражающая основные сроки хранения трудовых договоров и сопутствующих документов в зависимости от их категории.
| Тип документа | Срок хранения | Отсчёт срока | Особенности |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор (основной) и дополнительные соглашения | 5 лет | С момента прекращения трудовых отношений (увольнение, расторжение договора) | Если договор заключён до г., срок увеличивается до 75 лет; |
| Личное дело работника (включая трудовую книжку, аттестационные листы) | 50 лет (для большинства работников) 75 лет – при тяжёлых/вредных условиях труда | С даты увольнения | Для работников, уволенных до г., срок – 75 лет независимо от условий труда; |
| Договоры ГПХ (гражданско‑правовые) приравненные к трудовым | 50–75 лет (в зависимости от условий труда) | С даты окончания действия договора | Если договор ГПХ относится к работникам с вредными условиями, срок – 75 лет. |
| Документы о вредных и тяжёлых условиях труда | 75 лет | С даты увольнения | Увеличенный срок обязателен независимо от даты заключения договора. |
| Временные кадровые документы (приказы о приёме, перемещении, командировках) | От 5 до 10 лет в зависимости от типа документа | С даты их оформления | Эти документы передаются в архив после истечения срока. |
Важно помнить, что отсчёт срока всегда начинается с момента прекращения трудовых отношений, а не с даты подписания договора.
Как оформить трудовые договоры к архивному хранению
Подготовка документов
- Соберите в единую папку (или в электронный файл) все документы, относящиеся к конкретному работнику:
- Трудовой договор
- Дополнительные соглашения
- Соглашения о расторжении
- Трудовая книжка (если она хранится в организации)
- Аттестационные листы, справки о вредных условиях труда
- Удалите металлические скрепки, скобы, файлы‑коробки. Документы должны быть свободны от механических повреждений, иначе они могут быть отклонены архивом.
- Оформите опись (пример 6, статья 114 описи) – в ней указываются:
- Наименование организации
- Номер личного дела
- Перечень вложенных документов
- Дата передачи
- Подпишите опись и поставьте печать (если есть).
Передача в архив
- Документы передаются в фонд архивных дел в соответствии с графиком, установленным в организации (обычно раз в квартал или раз в полугодие).
- Если в организации нет собственного архива, документы передаются в муниципальный (региональный) архив по месту регистрации организации.
- Сохраняйте копию описи и акт приёма‑передачи в архив (это подтверждает факт сдачи документов).
Электронный архив
С 2022 года многие организации переводят кадровые документы в электронный вид. При этом необходимо соблюдать:
- Требования к формату (PDF/A‑2, подпись квалифицированным сертификатом).
- Наличие метаданных (дата создания, срок хранения, тип документа).
- Регулярные резервные копии и контроль целостности файлов.
Практические рекомендации по организации архивного хранения
Создание календарного плана
Разработайте календарный план, в котором указаны даты передачи в архив для каждой категории документов. Пример:
- Трудовые договоры, расторженные в 2023 году – передать в архив до 31 декабря 2026 года.
- Документы о вредных условиях труда, завершённые в 2022 году – передать до 31 декабря 2097 года (75 лет).
Организация «Личных дел»
- Создайте отдельный папочный шкаф или электронный контейнер для каждого работника.
- Обозначайте папки штрих‑кодом и регистрируйте в журнале учёта.
- Обновляйте личное дело при каждом изменении условий труда (перевод, повышение, изменение графика).
Контроль соблюдения сроков
Назначьте ответственного (например, специалиста по кадровому документообороту) и используйте автоматизированные системы (1С:Документооборот, Делис Архив) для:
- Уведомления о приближающемся сроке передачи.
- Генерации описи и актов автоматически.
- Отчётности перед контролирующими органами.
Проверка соответствия требованиям архива
Перед сдачей документов в архив проведите внутреннюю проверку:
- Отсутствие скрепок, скоб, дырок.
- Полнота комплектов (все приложения, подписи, печати).
- Корректность описи (соответствие реальному содержимому).
- Наличие подписей ответственных лиц.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Сколько хранить трудовой договор, если работник уволен в 2023 году?
Согласно Приказу Росархива № 236, срок хранения – 5 лет с даты увольнения. Значит, договор следует передать в архив не позднее 31 декабря 2028 года.
Нужно ли хранить трудовые договоры, заключённые до 2003 года, 5 лет?
Нет. Для документов, оформленных до года, установлен срок 75 лет независимо от типа документа.
Какой срок хранения у договора ГПХ, если он приравнен к трудовому?
Если договор ГПХ относится к работникам с обычными условиями труда – 50 лет. При вредных/тяжёлых условиях – 75 лет.
Можно ли хранить трудовые договоры в офисных папках без архивного оформления?
Только в течение временного периода (до 5 лет после увольнения). После истечения срока документы обязаны быть переданы в архив.
Что делать, если в личном деле отсутствует один из документов?
Необходимо восстановить документ (обратиться к сотруднику, запросить копию) и оформить пояснительную записку о причинах отсутствия. Пояснительная записка также включается в опись.
Соблюдение сроков хранения трудовых договоров и сопутствующей кадровой документации – обязательное требование законодательства РФ. Основные моменты, которые следует помнить:
- Срок хранения 5 лет после увольнения для большинства договоров, но 50–75 лет для документов, оформленных до 2003 года или связанных с вредными условиями труда.
- Все документы должны быть оформлены в соответствии с Приказом Росархива № 236 (опись, отсутствие скрепок, подписи).
- Необходимо вести календарный план передачи в архив и использовать автоматизированные системы контроля.
- При наличии электронных копий следует обеспечить их соответствие требованиям PDF/A‑2 и наличию квалифицированной подписи.
Тщательная организация архивного хранения поможет избежать штрафов, упростит работу при проверках и сохранит важную информацию о трудовых отношениях компании на долгие годы.
Автор: юридический отдел компании «Пример», 2026 г.