В условиях активного перехода организаций к электронному документообороту (ЭДО) вопрос стандартизации электронных архивных документов становится ключевым для обеспечения их юридической значимости, долговременного хранения и удобного доступа. В статье рассмотрены нормативно‑правовая база, основные стандарты (ГОСТ, ISO), типовые требования к системам хранения, а также практические рекомендации по формированию и ведению электронного архива.

Нормативно‑правовая база

Стандартизация электронных архивных документов регулируется рядом федеральных актов и рекомендаций:

• Приказ Росархива №77 от 31 июля 2023 г. – определяет порядок хранения электронных документов, требования к форматам, сохранности, учёту и контролю доступа.
• Приказ Росархива №19 от 13 февраля 2024 г. – уточняет требования к системам хранения электронных документов (СХЭД) и вводит понятие «электронный архивный документ (ЭАД)».
• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 г.).
• ГОСТ Р 7.0.8‑2025 – система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу; определяет термины «система хранения электронных документов (СХЭД)», «электронный архив».
• Международный стандарт ISO 14721:2012 (OAIS) – эталонная модель открытой архивной информационной системы.
• ГОСТ Р ИСО 15489‑1‑2007 (ранее ISO 15489‑1:2001) – стандарты управления документами и архивным делом.

Эти документы образуют правовую основу, на которой строятся внутренние регламенты организаций.

Основные понятия и термины

Термин	Определение
Электронный архив	Информационная система, обеспечивающая архивное хранение электронных документов и их копий, доступ к ним и их использование.
ЭАД (Электронный архивный документ)	Документ, соответствующий требованиям ГОСТ и Приказов Росархива, включающий метаданные, подписи, метки времени и сохранённый в одобренном архивном формате.
СХЭД (Система хранения электронных документов)	Техническая платформа, реализующая функции комплектования, учёта, контроля доступа и долговременного хранения ЭАД.
Номенклатура дел	Классификационный справочник, используемый для формирования дел, составления их описей и определения сроков хранения.

Ключевые требования к стандартизации

Форматы файлов

• Для долговременного хранения рекомендуется использовать открытые, самодостаточные форматы:
  • PDF/A‑2/3 (для текстовых и графических документов);
  • TIFF (для сканов);
  • XML (для структурированных данных);
  • CSV, JSON – при необходимости обмена данными.
• Запрещены проприетарные форматы без гарантии их поддержки в течение 10 лет (например, старые версии DOC, XLS).

Метаданные

Метаданные являются «душой» ЭАД и позволяют обеспечить поиск, контроль доступа и юридическую значимость. Стандартные поля (ГОСТ Р ИСО 15489‑1‑2007) включают:

1. Уникальный идентификатор документа (UID);
2. Наименование (title);
3. Автор (создатель) и ответственный за хранение;
4. Срок хранения (постоянный/временный);
5. Код номенклатуры дел;
6. Тип документа (приказ, акт, договор и т.д.);
7. Контрольные суммы (SHA‑256) для проверки целостности;
8. Метки доверенного времени (timestamp) и электронная подпись.

Комплектование и описание дел

Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, каждый электронный документ включается в:

• Фонд (общий набор документов);
• Опись (реестр с указанием UID, сроков хранения, статуса доступа);
• Раздел и подраздел описи, соответствующие номенклатуре дел.

Сроки хранения

Разделяются на два основных типа:

• Временный срок хранения – до 10 лет (документы, подлежащие последующей утилизации или передаче в постоянный фонд).
• Постоянный срок хранения – более 10 лет (документы, имеющие историческую, правовую или научную ценность).

Доступ и контроль

Требования к контролю доступа включают:

• Ролевую модель (администратор, архивист, пользователь‑читатель);
• Аудит‑журналы всех операций (просмотр, изменение, экспорт);
• Шифрование данных в покое (AES‑256) и при передаче (TLS 1.3);
• Регулярные проверки целостности (контрольные суммы, сравнение с оригиналом).

Технологическая реализация СХЭД

Архитектурные принципы

1. Модульность – отдельные компоненты (инжест, метаданные, хранение, поиск, контроль доступа) могут заменяться без нарушения целостности системы.
2. Масштабируемость – возможность горизонтального расширения хранилища (облачные решения, распределённые файловые системы).
3. Независимость от поставщика – использование открытых стандартов (OAIS, ISO 14721, REST‑API).
4. Долговременное хранение – поддержка миграции форматов и технологий без потери данных.

Примерный набор функций СХЭД

• Импорт (инжест) документов с автоматическим извлечением метаданных;
• Валидация формата и подписи;
• Комплектование дел и формирование описи;
• Поисковый интерфейс (полнотекстовый поиск, фильтрация по метаданным);
• Контроль доступа и аудит;
• Механизмы резервного копирования и восстановления;
• Поддержка миграции форматов (конвертеры PDF/A, TIFF, XML).

Пример технологической схемы

Схема ниже иллюстрирует типовую архитектуру СХЭД:

+-------------------+ +-------------------+ +-------------------+
| Прикладные СИ | ---> | Инжест‑модуль | ---> | Хранилище (NAS/ |
| (ERP, CRM, и т.д.)| | (валидация, | | объектный) |
+-------------------+ | метаданные) | +-------------------+
 +-------------------+ |
 | |
 v v
 +-------------------+ +-------------------+
 | База метаданных |<---->| Поисковый движок |
 +-------------------+ +-------------------+
 |
 v
 +-------------------+
 | Модуль доступа |
 +-------------------+

Практические рекомендации по внедрению стандартизации

1. Анализ текущего документооборота. Определите типы документов, их сроки хранения и существующие форматы.
2. Выбор СХЭД. Оцените решения по соответствию типовым требованиям (см. раздел 4) и возможности интеграции с вашими ИС.
3. Разработка внутренней политики. Утвердите регламент:
   • Классификации документов (номенклатура дел);
   • Требований к метаданным и подписи;
   • Сроков хранения и процедур миграции.
4. Обучение персонала. Проведите тренинги по работе с СХЭД, правилам формирования ЭАД и контролю доступа.
5. Пилотный запуск. Начните с ограниченного набора дел (например, договоры и финансовые отчёты), оцените корректность метаданных и работу поисковой системы.
6. Контроль качества. Регулярно проверяйте целостность файлов (контрольные суммы), актуальность подписи и соответствие форматов требованиям ГОСТ/ISO.
7. Периодический аудит. По результатам аудита вносите корректировки в политику и техническую инфраструктуру.

Примеры типовых документов и их стандартизация

Тип документа	Формат хранения	Метаданные (ключевые поля)	Срок хранения
Договоры	PDF/A‑3 (с вложенными XML‑метаданными)	UID, Номер договора, Дата заключения, Стороны, Подписи, Теги	Постоянный (более 10 лет)
Приказы и распоряжения	PDF/A‑2	UID, Номер приказа, Дата издания, Автор, Подразделение	Постоянный
Отчёты о проверках	PDF/A‑3 + вложенные CSV (данные)	UID, Дата отчёта, Ответственный, Ключевые выводы	Временный (5–10 лет)
Электронные копии бумажных актов	TIFF (сжатие LZW) + XML‑описание	UID, Оригинальный номер, Дата сканирования, Оператор сканирования	Постоянный

Стандартизация документов в электронном архиве – это комплексный процесс, объединяющий законодательные требования, национальные и международные стандарты, а также технические решения СХЭД. При правильном подходе организация получает:

• Гарантию юридической силы и долговременного сохранения ЭАД;
• Упрощённый доступ к информации и возможность быстрого поиска;
• Контроль над рисками потери данных и несанкционированного доступа;
• Снижение затрат на управление документами за счёт автоматизации процессов комплектования и учёта.

Следуя рекомендациям, изложенным в настоящей статье, и опираясь на актуальные нормативные акты (Приказы Росархива, ГОСТ Р 7.0.8‑2025, ISO 14721), вы сможете построить надёжный и эффективный электронный архив, отвечающий требованиям современного делопроизводства и архивного дела.

---

Дата актуализации: 10 июля 2026 г.