Структура архивного учреждения, это основа его эффективной работы. Правильное наименование и функциональное наполнение отделов обеспечивают выполнение ключевых задач: сохранности документов, их научной обработки, комплектования фондов и предоставления доступа пользователям. В данной статье подробно разбираются типовые названия отделов в архивах разного уровня (федеральных, ведомственных, организационных), их правовая база и специфика деятельности.

Нормативная база формирования структуры архива

Структура и наименование структурных подразделений архивов в Российской Федерации регламентируются рядом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — определяет правовые основы деятельности архивов, их типы и компетенции.
• Приказ Министерства культуры РФ «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ…» — устанавливает стандарты внутренней организации работы архива.
• Типовое положение об архиве организации (утвержденное Росархивом) — служит базой для создания архивов в ведомствах и организациях;
• Штатные расписания и Положения о структурных подразделениях — утверждаются руководителем архива (или вышестоящим органом, например, Росархивом для федеральных архивов).

Согласно Методическим рекомендациям к Правилам организации хранения…, при реорганизации организаций (выделении новых структур, смене подчиненности, наименования) меняется структура архивных фондов, что часто влечет за собой трансформацию структуры самого архива.

Типовая структура федерального государственного архива (на примере Росархива)

Федеральные государственные архивы (ФГА) подчинены Федеральному архивному агентству (Росархиву). Их структура, как правило, включает функциональные управления и отделы. Примером служит структура управления Росархива, которая проецируется на структуру ведомственных архивов.

Управление комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования (УКОИУ)

Это ключевое структурное подразделение высшего уровня, объединяющее основные архивные процессы. В его состав входят специализированные отделы:

Отдел комплектования и документационного обеспечения управления

• Функции: поиск, прием, учет и описание поступающих документов; формирование архивных фондов; работа с источниками комплектования (структурными подразделениями-производителями документов); разработка номенклатур дел.
• Нормативная база: руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами, актами Президента и Правительства, международными договорами, нормативными актами Минкульта и Росархива.

Отдел обеспечения сохранности и учета

• Функции: организация хранения документов (климат, пожаробезопасность, антибиотериорная защита); контроль состояния фондов; ведение государственных реестров (фондов, описей, дел); учет хранения (местоположение дел в хранилищах); подготовка документов к реставрации и микрофильмированию/цифрованию.
• Правовой статус: выделен в самостоятельное структурное подразделение УКОИУ приказом Росархива (например, приказом от № 70).

Отдел использования и международных связей

• Функции: обслуживание читателей (заочное и очное); выдача справок, выписок, копий; организация выставок, публикаций, туров; работа с запросами государственных органов, организаций и граждан; координация международного сотрудничества архива (обмен опытом, совместные проекты, предоставление документов зарубежным партнерам).
• Особенность: объединяет справочно-информационную деятельность с внешнеполитической миссией архива.

Научно-информационные и вспомогательные подразделения

Помимо УКОИУ, в структуру крупных федеральных архивов (например, РГВИА, ГАРФ, РГАЭ) часто входят:

• Научно-справочный отдел (или Отдел научной обработки и информации): создание путеводителей, реестров, информационно-поисковых систем; научная атрибуция документов.
• Отдел реставрации и санитарной обработки: восстановление документов, дезарактизация, консервация.
• Отдел информатизации и цифровизации: создание электронных копий, поддержка АИС «Архив», размещение данных в интернете.
• Архивохранилища (Хранилищный отдел): непосредственное размещение дел на стеллажах, комплектование хранилищ, контроль за соблюдением режима хранения.
• Административно-хозяйственный отдел (АХО) / Канцелярия: обеспечение хозяйственной деятельности, делопроизводство самого архива как организации.

Структура архива организации (ведомственного, корпоративного)

Согласно Примерному положению об архиве организации (Росархив), архив организации создается на правах структурного подразделения. Его внутренняя структура зависит от объема фондов и штата сотрудников.

Варианты организационных форм:

1. Самостоятельное структурное подразделение (Отдел архива, Архивное управление, Служба архива) — при больших объемах документооборота (обычно свыше 50–100 тысяч дел).
2. Подразделение в составе делопроизводственной службы (Сектор архива, Группа архива в составе Общего отдела, Секретариата, Канцелярии), в малых и средних организациях.

Типовые отделы/секторы внутри архива организации:

• Сектор (отдел) комплектования и учета: прием дел от структурных подразделений по номенклатуре, формирование описей, ведение учетных документов (формы № 1–10), подготовка к передаче в госархив.
• Сектор (отдел) хранения и обеспечения сохранности: размещение дел, контроль температуры/влажности, борьба с биологическими повреждениями, выдача дел во временное пользование сотрудникам организации.
• Сектор (отдел) использования и справочной работы: работа с запросами кадровой службы, юристов, руководства; выдача справок о стаже, зарплате, награждениях; оцифровка востребованных документов.
• Сектор работы с электронными документами (ЭД): формирование описей ЭД постоянного хранения, описей дел по личному составу (согласно п. 2.4.2 Правил), обеспечение доступа к ЭД.

Важно: Согласно Положению об архиве, входящем в Общий отдел, сотрудники архива участвуют в разработке нормативных документов организации по вопросам архивного дела и оказывают методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел.

Территориальные архивные органы (Архивные отделы администраций)

В субъектах РФ и муниципальных образованиях функцию управления архивным делом выполняют специализированные органы. Исторически (во времена Главархива РСФСР/СССР) они назывались архивными отделами (управлениями) исполкомов советов народных депутатов.

В современной практике (например, в Москве) существуют:

• Главное архивное управление города (региона) — ведомство исполнительной власти.
• Архивные отделы административных округов (районов) — структурные подразделения Главного управления, реализующие городскую/региональную политику в области архивного дела на территории округов. Они осуществляют контроль за состоянием делопроизводства и архивов организаций, расположенных на территории округа.

Специализированные отделы в профильных архивах

Название отделов часто отражает профиль фондов архива. Например, в Российском государственном военно-историческом архиве (РГВИА) структура включает функциональные отделы по историческим периодам или типам войск, а также архивохранилища.

В архивах общественных организаций (например, бывший Архив «Мемориал») структура может строиться по коллекционному принципу (отделы по фондам частных лиц, отделы по тематическим коллекциям: репрессии, диссидентское движение и т.д.).

Современные тренды в наименовании и структуре

В последние годы под влиянием цифровизации и перехода на электронное делопроизводство наблюдается:

• Создание Отделов (секторов) электронных архивов / Цифровых ресурсов.
• Объединение функций хранения бумажных и электронных носителей в единых Отделах обеспечения сохранности.
• Появление Отделов информационной безопасности (защита персональных данных в архивах, режим доступа к гостайне).
• Переход от термина «Отдел» к «Сектору» или «Группе» в штатных расписаниях для оптимизации численности руководящего персонала.

Резюме: как правильно назвать отдел в архиве?

Выбор названия зависит от трех факторов:

Ключевой принцип: Название отдела должно однозначно отражать его функциональную нагрузку, закрепленную в Положении об этом структурном подразделении и в должностных инструкциях сотрудников. Любое изменение структуры или наименований должно фиксироваться в приказе руководителя архива и согласовываться с вышестоящим архивным органом (если предусмотрено уставом).

Статья подготовлена на основе нормативных актов Росархива, Примерного положения об архиве организации, Правил организации хранения и использования документов Архивного фонда РФ, а также информации о структуре Федерального архивного агентства и федеральных государственных архивов.