Под структурой центральных архивов понимается сложная многоуровневая система, включающая в себя организационно-правовую базу, функциональное деление на структурные подразделения, систему учета и хранения архивных фондов, а также информационно-технологическую инфраструктуру. В Российской Федерации данная система регулируется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», уставами федеральных архивов и нормативными актами Росархива.

Организационно-правовая основа

Центральные архивы России формируют Федеральную архивную фондовую систему. Ключевыми элементами правовой структуры являются:

• Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» (125-ФЗ) — базовый нормативный акт.
• Уставы федеральных архивов — утверждаются Росархивом, определяют полноту прав архива, его структуру и компетенцию органов управления.
• Типовое положение о структурном подразделении архива — регламентирует создание отделов, секторов, групп.
• Лицензии на осуществление архивных работ — обязательны для выполнения работ по учету, хранению, оформлению и использованию документов.

Иерархия подчинения (Вертикаль управления)

На 2026 год система центральных архивов РФ имеет следующую иерархическую структуру подчинения:

1. Росархив (Федеральное архивное агентство) — орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере архивного дела, а также управления федеральными архивами.
2. Федеральные государственные унитарные предприятия (ФГУП) или Федеральные государственные бюджетные учреждения (ФГБУ) — правовая форма большинства центральных архивов.
3. Дирекция (Руководство) архива — Директор, Заместители директора по ключевым направлениям (фондово-поисковая работа, хранение, ИТ, административно-хозяйственная часть).
4. Ученый совет / Научно-технический совет — консультативно-совещательные органы при руководстве архива;

Функциональная структура (Внутреннее устройство)

Типичная структура центрального архива (например, РГАДА, РГАНИ, РГВИА, ГАРФ, РГАЭ и др.) включает следующие блоки подразделений:

Фондово-поисковый и научный блок (Основной профильный блок)

• Отделы приема и учета документов (ОПУД) — прием документов от ведомств-образователей, государственный учет, экспертиза ценности, формирование дел.
• Отделы (Сектора) научной описи и системного хранения — по отраслевому или хронологическому принципу (например: Отдел дореволюционных фондов, Отдел советского периода, Отдел современных фондов). Занимаются научной обработкой: составлением описей, указателей, путеводителей.
• Сектора (Группы) электронного каталогирования и ретроконвертации — перевод бумажных описей в ЭС «Архив», загрузка в АИС «Единая государственная архивная фондовая информационная система» (ЕГАФИС).
• Отделы использования документов (Читальные залы) — выдача документов в читальные залы, удаленное обслуживание (портал «Архивы России», электронные заказы), справочно-информационное обслуживание граждан и организаций.
• Научно-издательские отделы / сектора — подготовка путеводителей, сборников документов, ведение сайта, публикация в открытом доступе (Open Data).

Блок обеспечения сохранности и хранения (Депо и технологии)

• Отделы (Управления) хранения и обеспечения сохранности фондов — управление депо, контроль микроклимата (температура, влажность, газосостав), интегрированные системы пожаротушения (инертные газы, мелкодисперсная вода).
• Реставрационно-сшивальные цеха / лаборатории — биологическая защита (дезинсекция, дезинфекция), реставрация бумаги, пергамента, фотопленки, аудиовидеодокументов, переплет и консервация.
• Сектора санитарно-профилактической обработки — камеры газации, криокамеры для зараженных документов.
• Группы системного хранения и перемещения — работа со стеллажным оборудованием, адресное хранение (QR/RFID-маркировка единиц хранения), роботизированные депо (в перспективе/пилотных проектах).

Информационно-технологический блок (Цифровая трансформация)

• Отделы информатизации / ЦОД (Центры обработки данных), администрирование АИС «Архив», «ЕГАФИС», «Электронный архив», обеспечение информационной безопасности (ГОСТ Р 57580, защита ГИС).
• Сектора цифровизации (сканирования) — массовое сканирование фондов (плановое и по запросам), OCR-распознавание, формирование электронных копий для портала «Архивы России».
• Группы веб-администрирования и UX/UI — поддержка сайта архива, личных кабинетов пользователей, мобильных приложений.

Административно-хозяйственный и сервисный блок

• Кадровый отдел, Бухгалтерия, Планово-экономический отдел.
• Отдел охраны (физическая безопасность, режим ЧС, видеонаблюдение, СКУД).
• АХО (Административно-хозяйственный отдел): ремонт зданий, вентиляция, отопление, благоустройство территории.
• Секретная часть / Отдел работы с гостайной (в архивах, хранящих секретные фонды), лицензированная работа с гостайной (уровни 1-3).

Структура архивных фондов (Фондовая структура)

Параллельно организационной структуре существует структура самого Архивного фонда архива. Она отражает историческое формирование документов:

Специфика центральных архивов: высокая доля уникальных фондов (докрестовские, дореволюционные, партийные, ведомственные СССР), наличие специальных фондов (фото, кинофото, фоно, видео, картографические, печатная продукция, предметные вложения).

Современные тренды трансформации структуры (2020–2026 гг.)

1. Централизация ИТ-инфраструктуры: Переход от локальных серверов к облачным решениям на базе платформ Росархива (ЕГАФИС, Федеральный облачный архив). Сокращение штатов системных администраторов «на месте», рост роли ЦОД.
2. Создание Центров цифровизации: Выделение сканирования в отдельные крупные производственные участки (иногда межведомственные) с конвейерным оборудованием (планетные сканеры, ленточные сканеры для пленки).
3. Внедрение ИИ и ML: Появление подразделений/групп по работе с данными (Data Science) для автораспознавания почерка (HTR), автоматической атрибуции документов, извлечения сущностей (NER).
4. Модель «Умное депо»: Внедрение RFID-маркировки каждой единицы хранения, автоматических стеллажей, датчиков микроклимата с телеметрией в единую SCADA-систему архива.
5. Образовательные кластеры: Создание при архивах учебно-методических центров / лабораторий цифровой гуманитарной науки (Digital Humanities) на базе соглашений с ВУЗами (ВШЭ, РГГУ, МГУ, СПбГУ).

Пример типовой штатной структуры (Условный пример для крупного федерального архива)

• Директор
  • Зам. директора по фондово-поисковой работе и использованию
    • Отдел приема и гос. учета (15 чел.)
    • Отдел научной описи фондов I (до 1917 г.) (20 чел.)
    • Отдел научной описи фондов II (советский период) (25 чел.)
    • Отдел использования и информационного обслуживания (читальные залы, удаленка) (18 чел.)
    • Сектор электронных каталогов и ЕГАФИС (8 чел.)
    • Научно-издательский сектор (5 чел.)
  • Зам. директора по хранению и сохранности
    • Управление депо и хранения (3 смены, 40 чел.)
    • Реставрационно-сшивальный цех (30 чел.)
    • Лаборатория биологической защиты и физ.-хим. анализа (6 чел.)
    • Сектор адресного хранения и логистики (10 чел.)
  • Зам; директора по информатизации (ЦИО)
    • Отдел администрирования АИС и ИБ (10 чел.)
    • Центр массовой цифровизации (сканирование, OCR, контроль качества) (25 чел.)
    • Сектор веб-сервисов и портала «Архивы России» (5 чел.)
  • Зам. директора по АХЧ / Главный бухгалтер / Начальник охраны / Кадры / Юрисконсульт
  • Секретная часть (при наличии лицензии ФСТЭК/ФСБ) — отдельный штат.

Структура центральных архивов в 2026 году представляет собой гибридную модель: сохраняется жесткая иерархия фондово-поисковой работы (гарантия научной достоверности и правовой силы документов), но активно растут и трансформируются ИТ- и производственные блоки (цифровизация, ИИ, умное хранение). Ключевым вызовом остается баланс между традиционными архивными функциями (учет, хранение, описание) и современными требованиями открытости данных (Open Data), скорости доступа (Remote Access) и долгосрочной цифровой сохранности (Digital Preservation / OAIS).

Статья подготовлена на основе нормативной базы РФ (125-ФЗ, Приказы Росархива, Типовые уставы), отчетов о деятельности федеральных архивов за 2023–2025 гг. и практики внедрения проекта «Цифровой архив».