Архивный фонд организации — это исторически сложившаяся совокупность архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности данной организации (фондообразователя). Понимание структуры фондов, их разделов и принципов организации является фундаментом профессиональной архивной работы, обеспечивающим сохранность, учет и оперативное использование документов.
Нормативно-правовая база
Деятельность по формированию и организации архивных фондов в Российской Федерации регулируется ключевыми нормативными актами:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17 — обязанность обеспечения сохранности документов, в т.ч. по личному составу).
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. приказом Минкультуры РФ от № 19 с изм. от № 68).
- Типовое положение об архиве организации (Федеральное архивное агентство).
Понятие и виды архивных фондов
Легальная дефиниция
Согласно Большой российской энциклопедии и ст. 2.2 Правил № 19, архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода.
Основные виды фондов в структуре организации
В зависимости от масштаба и истории организации, выделяют:
- Единый архивный фонд организации — основной вид. Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, комсомольских, спортивных и др.), существовавших до принятия законодательства об общественных объединениях, составляют единый архивный фонд (п. 5.2.3 КонсультантПлюс).
- Объединенные архивные фонды — создаются из документов сменявших друг друга организаций или подчиненных структур. Название такого фонда состоит из обобщенного названия включенных фондов, названия руководящей организации и перечня сменявших друг друга организаций.
- Коллекции — фонды, собранные по предметному признаку (фотодокументы, кинофотофонды, фонды наград и т.д.), если они выделены отдельно от основного фонда.
Принцип единого фонда при реорганизации
Важное правило: Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд: до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации.
Структурирование архивного фонда: Принцип происхождения
Базовым методологическим принципом является принцип происхождения (respect des fonds). Он диктует необходимость деления фонда на описи в соответствии со структурными частями фондообразователя (подразделениями, отделами, управлениями, службами).
Иерархическая структура фонда (сверху вниз):
- Фонд (Ф.) — высший уровень, соответствует организации в целом.
- Опись (Оп.) — соответствует структурному подразделению (например, Отдел кадров, Бухгалтерия, Производственный отдел) или отдельному виду деятельности/периоду.
- Дело (Д.) — единица хранения, сформированная по делопроизводческому или предметному признаку внутри описи.
- Документ (л.) — отдельный лист внутри дела.
Пример структуры:
- Фонд 1 — ООО «Пример» (1995–2024 гг.)
- Опись 1 — Приказы по организации (1995–2024 гг.)
- Опись 2 — Отдел кадров: личные дела (1995–2024 гг.)
- Опись 3 — Бухгалтерия: отчетность, первичка (1995–2024 гг.)
- Опись 4 — Производственный отдел: техническая документация (1995–2024 гг.)
- Опись 5 — Первичная профсоюзная организация (1995–2024 гг.)
Процесс комплектования и образования фонда
Этапы формирования
- Прием документов из структурных подразделений по истечении сроков хранения в делопроизводстве (обычно после 5–10 лет) или при ликвидации/реорганизации подразделения.
- Экспертиза ценности, проведение экспертно-проверочными комиссиями для определения сроков хранения (временные / постоянные) и отбора к уничтожению или передаче в госархив.
- Научно-архивная обработка — систематизация, описание (составление описей), оформление дел.
Сроки хранения и категории
Документы делятся на:
- Постоянного хранения — подлежат передаче в государственный (муниципальный) архив.
- Временного хранения (свыше 10 лет) — хранятся в архиве организации до истечения срока.
- Документы по личному составу, хранятся 75 лет (или иные сроки по отраслевым нормам).
Электронные документы (ЭД)
Согласно нормативу (п. 1.3.4), архивы организаций осуществляют прием электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование. На государственное хранение передаются ЭД в составе фондов организаций, источников комплектования архивов.
Обязательные учетные документы архива
Для контроля за составом и движением фондов архив организации обязан вести следующий пакет учетной документации:
| Документ учета | Назначение | Когда нужен |
|---|---|---|
| Список фондов | Обобщенный реестр всех фондов, хранящихся в архиве (номер, название, даты, кол-во единиц хранения). | Обязателен, если фондов несколько (например, при слиянии организаций, наличии объединенных фондов). |
| Лист фонда (Форма №…) | Паспорт фонда: история создания фондообразователя, состав, объем, состояние сохранности, условия доступа. | Заводится на каждый фонд при его открытии. |
| Реестр описей дел | Учет описей внутри фонда: номер описи, название, даты, кол-во дел, ответственный составитель, дата сдачи в архив. | Ведется постоянно по мере формирования описей. |
Особенности организации хранения
Правила № 19 устанавливают организацию хранения в зависимости от:
- Форм собственности на документы (государственная, муниципальная, частная, смешанная).
- Видов носителей (бумага, фото, аудио/видео, электронные носители, микропленка).
- Степени ценности и доступа (секретные, конфиденциальные, открытые; уникальные, типичные).
Документы разных носителей и режимов доступа должны храниться раздельно в соответствующих условиях микроклимата и безопасности.
Передача документов в государственные архивы
Архив организации выполняет функцию подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает данная организация. Передача осуществляется:
- По истечении сроков хранения, установленных для документов временного хранения (если они признаны ценными).
- При ликвидации или реорганизации организации (передача правопреемнику или в госархив).
- На основании акта экспертизы ценности и описей, оформленных по установленным правилам.
Резюме: ключевые моменты для архивиста
- Единство фонда: Старайтесь сохранять единый фонд организации даже при смене наименования или структуры, если цель деятельности не менялась.
- Структура = Подразделения: Описи формируйте строго по структурному принципу (кто создал документы), а не только по темам.
- Учет — залог порядка: Ведите Список фондов (если фондов >1), Лист фонда на каждый фонд и Реестр описей без пропусков.
- Экспертиза вовремя: Не допускайте накопления неэкспертизированных документов, это риск утери ценных документов или захламления архива мусором.
- Электронный архив: Внедряйте учет ЭД в единую систему управления фондами, соблюдая требования к сохранности и подлинности.
Статья подготовлена на основании действующего законодательства РФ (125-ФЗ, Приказ Минкультуры № 19), методических рекомендаций Росархива и судебной практики.