Городские архивы являются неотъемлемой частью единой архивной системы Российской Федерации. Они выполняют ключевую функцию по сохранению документального наследия муниципалитета, обеспечивая правовые гарантии граждан, информационную открытость власти и историческую память региона. Структура городского архива — это сложная, многоуровневая система, регламентируемая федеральным законодательством, нормативными актами Росархива и локальными актами самого учреждения.

Правовая база формирования структуры

Деятельность городских архивов и принципы их построения основываются на иерархии нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, определяющий статус Архивного фонда РФ, права и обязанности органов местного самоуправления в области архивного дела.
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации» — регламентирует внутреннюю организацию работы, процессы комплектования, учета, хранения и использования документов.
• Регламент государственного учета документов Архивного Фонда РФ — устанавливает порядок взаимодействия архива с организациями-источниками комплектования.
• Устав муниципального учреждения (городского архива), утверждаемый органом местного самоуправления.

Согласно ст. 15 ФЗ № 125-ФЗ, городские архивы формируются как муниципальные архивы и входят в состав муниципальной архивной службы. Их структура должна обеспечивать выполнение функций по приему, учету, хранению, научной обработке и предоставлению архивных документов.

Организационная структура (Штатное расписание)

Внутренняя организационная структура городского архива обычно утверждается директором по согласованию с учредителем (администрацией города/района). Типовая структура включает следующие структурные подразделения:

Руководящий состав

• Директор архива — несет персональную ответственность за сохранность фондов, законность деятельности, кадровую и финансовую политику.
• Заместители директора (по фондово-учетной работе, по хранению и консервации, по информатизации и использованию, по общественной работе).

Фондово-учетные отделы (Сектора приема и учета)

Это «входная группа» архива. Их структура часто дифференцируется по типам источников комплектования:

• Сектор приема документов органов местного самоуправления (администрации города, городской думы/совета депутатов, районных администраций внутри города).
• Сектор приема документов муниципальных учреждений и предприятий (образование, здравоохранение, ЖКХ, культура, спорт).
• Сектор приема документов ликвидированных/реорганизованных организаций (последующих советов народных депутатов, исполкомов, бывших городских предприятий).
• Сектор государственного учета и экспертизы ценности документов (проведение экспертизы документов на предмет отнесения к Архивному фонду РФ, составление актов отбора/уничтожения).

Отделы научной обработки и описания (Фондовые отделы)

Обеспечивают введение документов в научный оборот. Структура часто зеркалит фондовые комплексы:

• Отдел описания фондов органов власти и управления (советы/думы, исполкомы/администрации, комитеты, департаменты).
• Отдел описания фондов муниципальных учреждений и предприятий.
• Отдел описания фондов общественных организаций, физических лиц и семейных архивов.
• Сектор справочно-поисковой работы и создания электронных баз данных (ведение Единой государственной автоматизированной информационной системы архивного дела — ЕГАИСА, создание электронных описей, ввод в «Архивы России»).

Отделы хранения и консервации (Депо)

Физическое сохранение документов. Структура депо определяется видами носителей и условиями хранения:

• Депо бумажных документов (основное, с поддержанием микроклимата: температура 18±2°С, влажность 50-55%).
• Специализированные депо для фотодокументов, кино/видеодокументов, фонодокументов (низкотемпературные камеры).
• Депо машинно-читаемых носителей (магнитные ленты, диски, флеш-накопители) с антистатическими покрытиями и экранированием.
• Цех/Сектор реставрации, консервации и микрофирмирования/оцифровки (подготовка к хранению, восстановление поврежденных дел, создание копий на стойких носителях).

Отделы использования и информационного обслуживания

• Читальный зал / Сектор выдачи документов (работа с исследователями, выдача дел по заявкам).
• Сектор справочно-информационного обслуживания граждан (выдача архивных справок о стаже, зарплате, награждениях, проживании — самые массовые запросы).
• Сектор информатизации и веб-представленности (поддержка сайта архива, электронных услуг на портале Госуслуг, виртуальных выставок).

Обеспечивающие подразделения

• Бухгалтерия, кадровик, секретариат, охрана (физическая и пожарная), хозяйственный сектор, IT-администратор.

Фондовая структура (Архивный фонд городского архива)

Согласно Методическим рекомендациям Росархива «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (п. 3, Примерная классификационная схема), архивный фонд городского архива формируется из документов организаций-источников комплектования. Фондовая структура отражает историю административно-территориального деления и системы власти в городе.

Фонды органов местного самоуправления и власти (Ядро фонда)

Составляют наиболее ценную и объемную часть. Включают документы:

• Городской Думы / Совета депутатов / Совета народных депутатов (решения, протоколы заседаний, материалы комиссий).
• Исполнительных комитетов (исполкомов) / Администраций города / Мэрий (постановления, распоряжения, приказы, дела по управлению городским хозяйством).
• Районных советов и исполкомов / районных администраций (в составе города).
• Волостных/поселенческих советов (исторически вошедших в состав города).
• Комитетов, департаментов, управлений администрации города (по архитектуре, образованию, здравоохранению, финансам, транспорту и др.).

Важно: Согласно судебной практике и разъяснениям (КонсультантПлюс), документы предшествующих органов власти (советов народных депутатов до момента ликвидации) составляют самостоятельные архивные фонды. Реорганизация органа власти (сужение/расширение прав, смена наименования) влечет создание нового архивного фонда.

Фонды муниципальных учреждений и предприятий

• Образовательные учреждения (школы, детские сады, колледжи — дела по личному составу учеников/учащихся, журналы зачетов, аттестаты).
• Здравоохранение (поликлиники, больницы, роддома — медицинская документация, истории болезней по истечении сроков хранения в учреждении).
• Культура (библиотеки, музеи, клубы, Дворцы культуры, архивы кинофотохроники города).
• ЖКХ и благоустройство (УК, ЖЭС, Водоканал, Теплоэнерго — акты приема-передачи домов, планы застройки, дела по капремонту).
• Транспорт и связь (городское пассажирское автотранспортное предприятие, метрополитен, телефонные сети).
• Промышленные и торговые предприятия муниципальной собственности (исторически сложившиеся фонды заводов, фабрик, магазинов).

Фонды общественных организаций и движений

• Городские отделения партий, комсомола, профсоюзов, ветеранских организаций, общественных фондов.

Личные фонды и коллекции (Фонды по личному составу)

• Документы выдающихся жителей города (ученых, писателей, художников, врачей, строителей, ветеранов войны и труда).
• Семейные архивы.
• Коллекционные фонды: фотодокументы, негативы, открытки, кинодокументы, фонодокументы, картографические материалы, печатная продукция (газеты «Вечерний город», «Городские ведомости»), предметные вложения (награды, печати, штампы).

Внутренний справочно-поисковый аппарат (ИСПА)

Структура архива немыслима без системы поисковых средств, обеспечивающих доступ к фондам. Согласно практике (например, Архивное управление Ленинградской области, ЦГА СПб), ИСПА включает:

1. Описи дел фондов постоянного хранения (фундаментальный поисковый прибор: фонд — опись — дело).
2. Описи дел по личному составу (альфавитные/систематические указатели по фамилиям для справочных запросов).
3. Исторические справки фондов (краткая история организации-образователя фонда, характеристика состава документов).
4. Систематические каталоги (например, «Систематический каталог на фонды районных и городских исполкомов/администраций» по отраслям: образование, здравоохранение, плановое строительство).
5. Тематические указатели / Путеводители по фондам (обобщенные издания).
6. Электронные базы данных и ЕГАИСА (полнотекстовый поиск по описям, сканы документов, удаленный доступ).

Процессы комплектования и взаимодействие с источниками

Структура архива должна обеспечивать работу по централизованному государственному учету (п. 2.6 Регламента гос. учета). Ключевые процессы:

• Ежегодный прием паспортов архивов организаций (к 30 декабря отчетного года организации-источники представляют паспорта на 1 декабря).
• Экспертиза документов на предмет отнесения к Архивному фонду РФ (проведение экспертизы ценности и сроков хранения).
• Прием документов постоянного хранения и временного хранения (свыше 10 лет) в соответствии с Приказом Росархива № 77 (п. 35).
• Контроль за состоянием делопроизводства в организациях-источниках (методическая помощь, проверки).

Примеры реализации структуры (Практика крупных городов)

Санкт-Петербург (ЦГА СПб, ЦГИА СПб)

В Санкт-Петербурге структура архивной службы представлена сетью специализированных хранилищ:

• ЦГА СПб, фонды органов власти (губернские/областные/городские советы, исполкомы, администрация), органов управления народным хозяйством, предприятий промышленности, транспорта, строительства, науки, образования, здравоохранения, культуры.
• ЦГИА СПб — дореволюционный период: учреждения городского самоуправления (Дума, Управа), воинские и крестьянские дела, удельный округ, промышленность, торговля, образование, медицина.
• Сетевые архивы районов и специализированные архивы (например, Архив Санкт-Петербургского филиба МЧС, Архив СПб ГУ МВД и др.).

Новосибирск (МКУ «Новосибирский городской архив»)

Типичная структура городского архива миллионника: прием и учет документов администрации и департаментов, фонды районных администраций (в составе города), фонды муниципальных учреждений (школы, поликлиники, ЖЭС), читальный зал для граждан и исследователей, активная оцифровка и внедрение электронных услуг.

Ленинградская область

Акцент на системном каталоге фондов районных и городских исполкомов/администраций, развитой сети выдачи архивных справок гражданам (правовые, социально-правовые запросы) и работе с исследователями/студентами.

Современные вызовы и развитие структуры

Современная структура городского архива трансформируется под влиянием цифровизации:

• Создание подразделений «Цифрового архива» / Центров оцифровки для перевода фондов в электронный вид (национальный проект «Культура», федеральный проект «Цифровая культура»).
• Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) в организациях-источниках требует от архива навыков приема рожденных цифровых документов (проверка ЭП, валидация форматов PDF/A, XML, перенос в доверенное хранилище).
• Расширение функций МФЦ / «Госуслуг», архив становится точкой выдачи готовых архивных справок, заказанных дистанционно.
• Оптимизация депо, строительство/реконструкция современных модульных хранилищ с автоматизированным микроклиматом и газовым пожаротушением.

Структура городского архива, это не статичный штатный график, а динамическая система, адаптирующаяся к изменениям законодательства (ФЗ № 125-ФЗ, Приказ № 77), административно-территориальному устройству города и технологическим вызовам. Эффективная структура обеспечивает трехмерную задачу: гарантированную сохранность документов Архивного фонда РФ, научно обоснованную организацию фондов (с учетом принципа провенанции и соблюдения фондового принципа) и максимально открытый доступ к информации для государства, науки и каждого гражданина.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (ФЗ № 125-ФЗ, Приказ Росархива № 77 от ), Регламента государственного учета документов Архивного фонда РФ, Методических рекомендаций Росархива и открытых данных официальных сайтов городских архивов (ЦГА СПб, ЦГИА СПб, Архив Новосибирска, Архивное управление ЛО).