Дата составления: 22:11:55

Электронный архив (ЭА) – это автоматизированная система, обеспечивающая долгосрочное хранение, управление и поиск электронных документов в соответствии с требованиями законодательства и внутренними регламентами организации. Техническое задание (ТЗ) является фундаментальным документом, определяющим цели, задачи, требования и порядок реализации проекта внедрения ЭА.

Нормативно-правовая база

Структура и содержание ТЗ формируются в соответствии с отечественными стандартами:

• ГОСТ 34.602‑89 – требования к структуре технического задания на автоматизированные системы.
• ГОСТ 19.201‑78, ГОСТ 19.105‑78, ГОСТ 19.104‑78, ГОСТ 19.106‑78 – оформление и оформление документации.
• ГОСТ 342020 – общие требования к проектной документации в сфере архивного дела.

Цели и задачи проекта

1. Обеспечить централизованное хранение всех электронных и оцифрованных документов.
2. Гарантировать сохранность и целостность архивных материалов в течение установленного срока хранения.
3. Создать удобный механизм поиска и доступа к документам для уполномоченных пользователей.
4. Автоматизировать процессы формирования, регистрации, контроля и передачи документов в архив.
5. Обеспечить соответствие требованиям законодательства в области архивного дела и информационной безопасности.

Структура ТЗ (по ГОСТ 34.602‑89)

Техническое задание должно включать следующие разделы:

1. Титульный лист – согласно ГОСТ 19.104‑78.
2. Содержание – перечень всех разделов и подразделов.
3. Вводная часть (цели, область применения, терминология, ссылки).
4. Требования к подсистеме (раздел 4.2.1 ГОСТ 34.602‑89).
5. Требования к программной и аппаратной части.
6. Требования к метаданным (описательные, структурные, административные).
7. Требования к безопасности и защите информации.
8. Требования к интеграции (взаимодействие с СЭД, ERP, CRM и др.).
9. Требования к миграции и загрузке архивных материалов.
10. Требования к тестированию и приемке.
11. Требования к документации (пользовательская, эксплуатационная, техническая).
12. План реализации проекта (этапы, сроки, ответственные).
13. Оценка рисков и меры их снижения.
14. Глоссарий терминов и список допущений.

Требования к подсистеме

5.1 Функциональные требования

• Регистрация входящих и исходящих документов в системе.
• Фиксация текущего состояния документа (значения полей карточки, набор прикреплённых файлов) для сохранения истории разработки (особенно для сложных документов, например, ТЗ).
• Установление логических связей между документами (запрос‑ответ, первичный‑повторный, договор‑доп. соглашение и т.п.).
• Поддержка различных форматов электронных документов (PDF/A, DOCX, TIFF, JPEG, XML) и их кодировок.
• Автоматическое формирование и хранение метаданных (описательные, структурные, административные).
• Контроль доступа на основе ролей и атрибутов (RBAC).
• Возможность создания архивных и контрольных копий на бумажном носителе (для юридически значимых документов).
• Поддержка жизненного цикла документа: регистрация → актив → архив → (для постоянных документов) «жизненный цикл остаётся незакрытым».

5.2 Нефункциональные требования

• Надёжность – отказоустойчивость, резервное копирование, восстановление после сбоев.
• Производительность – время отклика поиска не более 2 секунд при базе до 10 млн. документов.
• Масштабируемость – возможность увеличения объёма хранилища без потери производительности.
• Безопасность – шифрование данных в покое и в пути, журналирование действий, соответствие требованиям ФЗ‑152.
• Совместимость – интеграция с существующими СЭД, ERP, CRM, системами сканирования.
• Удобство эксплуатации – интуитивный пользовательский интерфейс, поддержка мобильных устройств.

Требования к метаданным

Метаданные – это информация, обеспечивающая управление документом в течение его жизненного цикла. В ТЗ необходимо описать три уровня метаданных:

1. Описательные метаданные – данные для поиска и идентификации содержания (название, автор, дата создания, ключевые слова).
2. Структурные метаданные – данные о расположении и связях элементов (иерархия папок, ссылки между документами).
3. Административные метаданные – данные для управления и обеспечения сохранности (право доступа, срок хранения, юридический статус, контрольные копии).

Требования к программному обеспечению

• Платформа ECM (Enterprise Content Management) с открытой архитектурой.
• Поддержка стандартов OAI‑PMH, SOAP/REST API для интеграции.
• Возможность установки в гибридном режиме (он‑премис + облако).
• Наличие модулей: сканирование, OCR, индексация, поиск, контроль доступа, аудит.
• Документация: пользовательские руководства, администраторские инструкции, технические описания.

Требования к аппаратным средствам

Для обеспечения надёжного хранения и быстрой обработки данных рекомендуется следующее оборудование:

• Серверы с RAID‑6 массивами, ёмкость от 100 ТБ (с возможностью масштабирования).
• Системы резервного копирования (ленточные библиотеки, облачные хранилища).
• Сканеры высокого разрешения (не менее 300 dpi) с поддержкой автоматической подачи.
• Серверы приложений и базы данных (например, PostgreSQL, Oracle).
• Сетевое оборудование с поддержкой 10 GbE.

Требования к безопасности

1. Шифрование данных в покое (AES‑256) и в пути (TLS 1.3).
2. Аутентификация пользователей через LDAP/Active Directory, двухфакторная аутентификация.
3. Журналирование всех действий (логирование) с хранением журналов не менее 5 лет.
4. Контроль доступа на уровне записей и полей (модель RBAC).
5. Соответствие требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных» и ГОСТ 34.10‑2018 «Защита информации».

Интеграция с другими системами

Электронный архив должен взаимодействовать со следующими системами:

• Системы электронного документооборота (СЭД).
• ERP‑системы (SAP, 1С).
• CRM‑системы.
• Системы сканирования и OCR.
• Системы резервного копирования и восстановления.

Миграция и загрузка архивных материалов

Этап миграции включает:

1. Составление перечня документов, подлежащих оцифровке.
2. Определение приоритетных блоков (по важности, юридическому статусу, частоте обращения).
3. Разработка плана сканирования и загрузки (технические параметры сканеров, форматы файлов, контроль качества).
4. Создание логических связей между оцифрованными и оригинальными документами.
5. Тестовое импортирование пробной партии и проверка корректности метаданных.

Тестирование и приемка

Тестирование должно покрывать:

• Функциональное тестирование (регистрация, поиск, доступ, архивирование).
• Нагрузочное тестирование (одновременный доступ 500+ пользователей).
• Тестирование безопасности (пентест, проверка уязвимостей).
• Тестирование миграции (целостность данных после импорта).
• Тестирование отказоустойчивости (переключение на резервный сервер).

Критерии приемки:

1. Соответствие всех требований ТЗ.
2. Отсутствие критических ошибок в работе системы.
3. Успешное прохождение всех видов тестирования.
4. Подготовка и согласование эксплуатационной документации.

План реализации проекта

Примерный график (в календарных месяцах):

1. Месяц 1‑2 – Сбор требований, формирование ТЗ.
2. Месяц 3‑4 – Выбор и закупка аппаратных средств, подготовка инфраструктуры.
3. Месяц 5‑6 – Установка и настройка программного обеспечения, интеграция с СЭД.
4. Месяц 7‑8 – Оцифровка приоритетных документов, загрузка в архив.
5. Месяц 9 – Тестирование, исправление выявленных дефектов.
6. Месяц 10 – Обучение персонала, подготовка эксплуатационной документации.
7. Месяц 11‑12 – Пилотный запуск, сбор обратной связи, ввод в эксплуатацию.

Оценка рисков

Приложения

• Глоссарий терминов.
• Список допущений (например, «используется только PDF/A‑2b для архивных документов»).
• Образцы форм метаданных.
• Требования к программной документации (спецификации, руководства, схемы).
• Контактные данные ответственных лиц.

Техническое задание – это основной документ, который определяет успех проекта внедрения электронного архива. Его правильное составление в соответствии с ГОСТ 34.602‑89, ГОСТ 19 и другими нормативными актами гарантирует:

• Полноту и точность описания требований.
• Прозрачность процесса разработки и внедрения.
• Снижение рисков и экономию ресурсов.
• Соответствие законодательным и бизнес‑требованиям организации.

Следуя предложенной структуре и рекомендациям, вы сможете создать ТЗ, которое станет надёжной основой для построения эффективного и безопасного электронного архива.

Автор: ИИ‑ассистент, подготовил материал на основе ГОСТ‑стандартов и актуальной практики 2026 года.