Дата актуализации: 10 июля 2026 г.

Создание электронного архива (ЭА) — это сложный инженерный и организационный проект‚ успех которого на 90% зависит от качества проработанного Технического задания (ТЗ). Именно ТЗ становится фундаментом‚ на котором строятся архитектура системы‚ выбирается ПО‚ планируются этапы оцифровки и интеграции. Как показывает практика внедрений (в т.ч. опыт таких интеграторов‚ как ЭЛАР‚ Docsvision‚ ОСГ‚ Delis Archive)‚ ошибки на этапе ТЗ приводят к дублированию данных‚ перерасходу бюджета и отказу пользователей работать с новой системой.

В этой статье мы подробно разберем структуру ТЗ‚ критически важные разделы‚ требования к оцифровке и интеграции‚ а также правовые аспекты‚ которые необходимо зафиксировать в документе.

Зачем нужно ТЗ на электронный архив: цели и правовая база

Техническое задание, это основной документ‚ определяющий требования к создаваемой системе. Согласно ГОСТ 19.201-78 (ЕСПД) и современным практикам управления проектами‚ ТЗ на ЭА решает следующие задачи:

• Фиксация объема работ: четкое разделение зон ответственности между заказчиком и подрядчиком (аутсорсингом или внутренней IT-командой).
• Юридическая защита: основа для приемо-сдаточных испытаний и подписания Акта приема-передачи работ.
• Соответствие законодательству: обеспечение требований ФЗ-149 «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации»‚ ФЗ-152 «О персональных данных»‚ а также приказов Росархива (Приказ № 76‚ Приказ № 236) и ГОСТ Р 7.0.100-2018 (Система стандартизации в области архивного дела).
• Архитектурная цельность: как отмечают эксперты‚ «важно продумать архитектуру интеграции ещё на этапе построения архива. Это позволит избежать последующих доработок‚ дублирования данных и снизит нагрузку на сотрудников».

Внутреннее развитие vs Аутсорсинг

Перед написанием ТЗ необходимо определиться с моделью: «Сделать самим» (покупка лицензий СЭД/ЭА‚ настройка силами штата) или «Отдать на аутсорсинг». Во втором случае‚ как указывают методические рекомендации‚ «вам нужно будет составить техническое задание для подрядчика‚ заключить договор и уже совместно с ним заниматься организацией ЭА». Многие интеграторы (например‚ «Делис Архив») предлагают формирование ТЗ бесплатно по факту осмотра архивохранилища заказчика на этапе предпроектного обследования.

Структура Технического задания (по ГОСТ 19.201-78 с адаптацией под ЭА)

1. Общие сведения (наименование системы‚ основание для разработки‚ разработчик).
2. Назначение и цели создания системы (бизнес-задачи: поиск за секунды‚ соблюдение сроков хранения‚ удаленный доступ).
3. Характеристика объектов автоматизации (описание текущего документооборота‚ объемы фондов‚ типы документов).
4. Требования к системе (функциональные‚ нефункциональные‚ к интерфейсам‚ к безопасности‚ к составу параметров).
5. Требования к оцифровке и вводу данных (критический раздел для ЭА).
6. Требования к интеграции и миграции.
7. Требования к аппаратному и программному обеспечению.
8. Требования к надежности‚ доступности и ИБ.
9. Этапы работ и план-график.
10. Порядок приемки работ и тестирования.
11. Документация и обучение.
12. Приложения (номенклатура дел‚ классификатор‚ реестры доступа‚ планы помещений).

Ключевые разделы ТЗ: детальная проработка

Требования к оцифровке и формированию электронных копий (Секция 5)

Это «сердце» ТЗ для архива. Недостаточно написать «сканировать в PDF». ТЗ должен жестко регламентировать:

• Форматы файлов: PDF/A-1b или PDF/A-2b (для долгосрочного хранения)‚ TIFF (для технических чертежей)‚ JPEG2000 (для фотодокументов). Запрет на проприетарные форматы.
• Разрешение сканирования:
  • Текстовые документы (А4-А3): 300 dpi (черно-белое/градации серого/цвет).
  • Техническая документация (чертежи А1-А0): 400–600 dpi.
  • Фотографии/микроформы: 600 dpi и выше.
• Цветовоспроизведение: требования к цветовым профилям (sRGB‚ Adobe RGB)‚ калибровке сканеров.
• Обработка изображений: выпрямление (дескью)‚ удаление шумов‚ обрезка полей‚ удаление пустых страниц (с протоколированием)‚ OCR (распознавание текста) — обязательное/опциональное‚ языки словарей‚ качество слоя текста (вероятность ошибки не более 1-2%).
• Структурирование файлов: один файл на дело / один файл на документ / постранично. Правила именования файлов (маска имени).
• Контроль качества (QC): процент полной перепроверки (100% или выборка)‚ критерии брака (пропуски‚ искажения‚ «мусор» на скане)‚ порядок возврата на пересканирование.

Важно: По данным интегратора ОСГ‚ «Техническое задание включает подробное описание требований к оцифровке‚ включая формат документов‚ требования к качеству сканирования‚ методы обработки и сроки». Именно детализация этого пункта экономит месяцы споров на приемке.

Метаданные и атрибутика (Классификация и Номенклатура)

Без метаданных архив — это «свалка файлов». ТЗ должен зафиксировать:

• Справочник атрибутов (полей карточки документа): Индекс‚ Название‚ Дата‚ Автор‚ Адресат‚ Тип документа‚ Срок хранения‚ Категория доступа‚ Признак конфиденциальности (Гриф СС/ДСП/Коммерческая тайна).
• Связь с Номенклатурой дел и Классификатором сроков хранения (утвержденными в организации).
• Правила автоматического заполнения атрибутов (из имени файла‚ штрих-кода на разделителе‚ XML-сопроводительного файла).
• Возможность массового редактирования атрибутов (для партийной загрузки).

Требования к функционалу системы ЭА (Секция 4)

Минимальный набор функций‚ который нужно описать в ТЗ:

Интеграция с корпоративным ландшафтом

Современный ЭА не работает в вакууме. ТЗ должен описывать точки интеграции:

• СЭД / ECM (1С:Документооборот‚ Directum‚ Docsvision‚ DIADOC и др.): передача оригиналов/копий в архив по истечении срока актуальности (архивирование закрытых дел)‚ обратная выдача по запросу.
• ERP / CRM / BPMS (SAP‚ 1С:ERP‚ Bitrix24): привязка архивных документов к карточкам контрагентов‚ договорам‚ заказам (виджет «Архив» в карточке объекта).
• AD/LDAP/Keycloak: SSO (Single Sign-On)‚ синхронизация организационной структуры и ролей.
• ПО для сканирования (Kofax‚ ABBYY‚ встроенные модули): передача готовых пакетов в ЭА через API/горячие папки.
• Системы хранения (S3-совместимые‚ NAS‚ ленточные библиотеки): правила тиражирования (3-2-1)‚ перемещение «холодных» данных на дешевое хранение (Tiering).

Как верно подмечено в обзорах рынка: «Интеграция электронного архива в любую учетную систему» — обязательное требование к современной платформе.

Информационная безопасность и защита ПДн

• Соответствие требованиям ФСТЭК (при необходимости сертификации СЗИ по классу/уровню).
• Шифрование данных «в покое» (AES-256 на уровне БД/ФС/Объектного хранилища) и «в движении» (TLS 1.2/1;3).
• Защита от утечки (DLP-интеграция): запрет печати/скачивания/скриншота для грифованных документов (DRM/IRM технологии).
• Персональные данные: реализация прав субъектов (удаление‚ доступ)‚ псевдонимизация/анонимизация при выдаче в аналитику.

Аппаратные требования и инфраструктура

ТЗ должен содержать расчет нагрузки (sizing) и минимальные требования к «железу» / виртуальной инфраструктуре:

• Количество одновременных пользователей‚ пиковая нагрузка на поиск/загрузку.
• Объем хранилища на старте и прогноз роста (Гб/год) с запасом 30-50%.
• Требования к отказоустойчивости: кластеризация БД‚ репликация хранилища в ДЦ2 (DR-сайт)‚ RPO/RTO метрики.
• Серверы приложений‚ серверы БД‚ серверы поиска (Elasticsearch/Solr)‚ шлюзы безопасности.

Этапы работ‚ зафиксированные в ТЗ (План-график)

ТЗ должен жестко привязать оплату к этапам (milestones). Типовая декомпозиция (8 этапов):

1. Предпроектное обследование и аудит: инвентаризация фондов‚ оценка состояния бумаги‚ замеры объемов‚ интервью с ключевыми пользователями. Результат: Отчет об обследовании‚ уточненное ТЗ‚ смету.
2. Проектирование (Технический проект): архитектура развертывания‚ схема интеграций‚ модель данных‚ матрица ролей‚ план миграции‚ план тестирования. Согласование с ИБ и ИТ заказчика.
3. Поставка и настройка инфраструктуры: развертывание стендов (Dev/Test/Prod)‚ установка ОС‚ БД‚ middleware‚ настройка бэкапов‚ мониторинга.
4. Установка и конфигурация ПО ЭА: настройка справочников (номенклатура‚ классификатор)‚ ролей‚ жизненных циклов‚ форм карточек‚ шаблонов отчетов.
5. Интеграция с периметром: разработка/настройка коннекторов к СЭД‚ 1С‚ AD. Нагрузочное тестирование интерфейсов.
6. Оцифровка и ввод данных (Миграция): «непосредственно сам процесс сканирования бумаг‚ после чего документы будут полностью переведены в электронный образ». Партионная загрузка с контролем качества (QC). Загрузка «исторических» метаданных из старых систем/Excel.
7. Пилотная эксплуатация и приемо-сдаточные испытания (ПСИ): работа ключевой группы пользователей 2-4 недели. Закрытие критических дефектов. Подписание Акта ПСИ.
8. Промышленная эксплуатация‚ обучение и передача в поддержку: обучение администраторов и пользователей (инструкции‚ видеоролики‚ вебинары). «Компании надо прописать регламенты работы с СХЭД и подготовить документацию по использованию системы». Передача в L2/L3 поддержку.

Критерии приемки (Приемо-сдаточные испытания)

Раздел ТЗ‚ который спасает от «вечной доработки». Необходимо прописать:

• Функциональные чек-листы: по каждому юз-кейсу (загрузка 1000 файлов‚ поиск по 5 критериям‚ выдача пакета‚ подписание ЭП‚ формирование реестра на уничтожение).
• Нагрузочные тесты: 100/500/1000 одновременных пользователей. Время отклита поиска < 3 сек‚ открытия документа 10Мб < 2 сек.
• Тесты безопасности: попытка обхода матрицы доступа‚ проверка шифрования дисков‚ анализ логов на неизменяемость.
• Тесты отказоустойчивости: «уронить» ноду БД‚ отключить хранилище — проверить автоматический фейловер и целостность данных.
• Контроль качества оцифровки: выборка 5-10% от объема партии на соответствие ТЗ (разрешение‚ OCR‚ атрибуты‚ отсутствие дефектов).

Документация‚ подлежащая разработке подрядчиком

ТЗ должен перечислить комплект документации для передачи заказчику:

• Пояснительная записка к проекту (Архитектура‚ БД‚ Интеграции).
• Руководство системного администратора (установка‚ обновление‚ бэкап‚ мониторинг‚ troubleshooting).
• Руководство оператора/архивариуса (работы с делами‚ экспертиза‚ выдача‚ утилизация).
• Руководство пользователя (поиск‚ просмотр‚ печать).
• Описание API (Swagger/OpenAPI) для интеграторов.
• Регламенты: администрирования‚ резервного копирования‚ инцидент-менеджмента‚ управления доступом.
• Акты ПСИ‚ протоколы тестирования‚ заключения ИБ (если применимо).

Типичные ошибки при составлении ТЗ (Чек-лист «Чего избегать»)

1. Отсутствие привязки к Номенклатуре и Классификатору сроков. Система не сможет автоматизировать утилизацию.
2. Размытые требования к OCR. «Распознать текст» — плохо. «Распознать русский/английский с точностью 98% для печатного шрифта 10 пт и выше‚ рукописный — не требуется» — хорошо.
3. Игнорирование «холодных» данных. Нет правил перемещения старых дел на дешевое хранение (S3 Glacier / ленты) — через 3 года хранилище станет золотым.
4. Отсутствие требований к миграции старых ЭА. Если меняете систему — как перенести 10 млн документов с метаданными и хэшами?
5. Забыли про Экспертизу стоимостную (ЭКС). В ТЗ нет функционала формирования реестров для ЭКС и печати акта по форме — архивариусы будут делать это в Excel.
6. Не задан порядок работы с «оригиналами на бумаге». После сканирования: уничтожаем‚ храним‚ передаем в госархив? ТЗ должен регламентировать статус бумажного оригинала после оцифровки (с учетом ст. 22 ФЗ-149 и ст. 14 ФЗ-402).
7. Отсутствие требований к двум экземплярам на разных носителях. Для особенно ценных фондов/долгосрочного хранения часто требуется: «В архив необходимо сдавать два экземпляра электронных документов и размещать их на разных носителях; Архив должен включать в себя все требуемые программы и технические устройства для чтения‚ копирования и перезаписи».

Техническое задание на создание электронного архива — это не просто формальный документ для закупки‚ а архитектурный чертеж вашей информационной экосистемы на ближайшие 5–10 лет. Качество проработки разделов по оцифровке‚ метаданным‚ интеграциям‚ безопасности и критериям приемки напрямую определяет‚ станет ли архив рабочим инструментом бизнеса (как в случае централизованной сдачи документов и доступа с рабочих мест‚ описанном в кейсах ЭЛАР) или «кладбищем файлов»‚ которым никто не пользуется.

Главный совет: не пишите ТЗ в одиночестве. Привлеките на этапе черновика: архивариус (владелец процессов)‚ ИБ-специалиста (владелец рисков)‚ интегратора (владелец API/СЭД) и юриста (владелец комплаенса). Проведите предпроектное обследование фондов — это лучшая инвестиция в точность сметы и сроков.

Материал подготовлен на основе анализа лучших практик рынка РФ (опыт ЭЛАР‚ Docsvision‚ ОСГ‚ Delis Archive‚ EnDocs) и нормативной базы (ГОСТ Р 7.0.100-2018‚ ФЗ-149‚ ФЗ-152‚ Приказы Росархива) по состоянию на .