Создание электронного архива — это сложный инженерный и организационный процесс, требующий строгого соблюдения законодательства и технических стандартов. Основным документом, фиксирующим требования к разрабатываемой системе, является Техническое задание (ТЗ). Качество проработки ТЗ определяет успешность внедрения, соответствие требованиям Росархива и возможность долгосрочного хранения документов.

Нормативно-правовая база и актуальные стандарты (на 2026 год)

При разработке ТЗ необходимо опираться на иерархию нормативных документов. Ключевые из них:

• ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Вводит актуальные определения: метаданные (информация о документе для управления жизненным циклом), формат электронного документа (структура, кодировка, расширение), уточняет, что для документов постоянного хранения жизненный цикл остается незакрытым.
• ГОСТ 19.201-78 «Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению». Базовый стандарт структуры ТЗ (раздел 2.4.1 требует указания требований к составу функций, организации входных/выходных данных, временным характеристикам).
• ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы». Специфичные требования к АС: структура и функционирование, численность и квалификация персонала, эксплуатация, ТО, ремонт и хранение компонентов.
• Типовые функциональные требования Росархива к СЭД и СХЭД (Системам хранения электронных документов). Определяют процессы формирования актов проверки, внесения изменений в АУФ (Архивную учетную форму), а критически важный п. 4.14: обеспечение конвертирования и/или миграции электронных архивных документов с метаданными для сохранности в течение установленных сроков.
• Методические рекомендации Росархива по организации работы и технологическому оснащению хранилищ. Регламентируют взаимодействие ЦХЭД (Центрального хранилища) и СЭД через СМЭВ, FTP, межведомственное электронное взаимодействие, облачные технологии.
• Приказы ФСТЭК / ФСБ (при хранении гостайны/персональных данных) — требования к защите информации.

Структура Технического задания (согласно ГОСТ 19.201-78 и ГОСТ 34.602-89)

ТЗ должно содержать следующие обязательные разделы:

1. Общие сведения: Наименование системы, основание для разработки, разработчик, сроки этапов (п. 1.5 ГОСТ 34).
2. Назначение и цели создания системы: Автоматизация процессов архивирования, обеспечение правовой значимости, поиск, выдача, долгосрочное хранение.
3. Характеристика объекта автоматизации: Описание текущего делопроизводства, объемы документооборота, типы документов (текст, фото, видео, CAD, BIM), правовой статус (НСИ, гостайна, ПДн).
4. Требования к системе (Ключевой раздел, см. ниже детально).
5. Требования к составу и параметрам информационной базы: Структура БД, классификаторы, номенклатура дел, профили метаданных.
6. Требования к техническим средствам и телекоммуникациям: Серверы, СХД, ленточные библиотеки, сетевое оборудование, каналы связи (СМЭВ, VPN, облако).
7. Требования к защите информации: Разграничение доступа (RBAC/ABAC), аудит, шифрование, Журналы учета (СКЗИ).
8. Требования к персоналу и обучению: Квалификация архивистов, администраторов БД, операторов сканирования.
9. Порядок контроля и приемки работы: Этапы (ПИР, ППР), тестовые наборы данных, критерии приемки (SLA).
10. Состав и параметры поставки: Дистрибутивы, документация (ПЭ, ПО, Руководство админа/пользователя), лицензии.

Ключевые требования к функционалу электронного архива (Раздел 4 ТЗ)

Исходя из типовых требований Росархива и ГОСТ Р 7.0.8-2025, функциональные требования группируются в блоки:

Прием и регистрация (Ingest)

• Автоматизированный прием из СЭД организации через стандартные протоколы (СМЭВ, FTP, API, WebDAV).
• Поддержка пакетной загрузки (SIP — Submission Information Package) по стандарту OAIS / ROSARKHIV.
• Проверка целостности (хеш-суммы SHA-256/GOST R 34.11-2012) при приеме.
• Валидация форматов: соответствие утвержденному реестру форматов (PDF/A-1b/2b/3b, TIFF, XML, JPEG2000, ODF, форматы CAD/BIM).
• Автоматическое извлечение и верификация метаданных трех типов (по ФСТЭК/Росстандарт):
  • Описательные (для поиска/идентификации: автор, дата, тема, номенклатура).
  • Структурные (внутренняя структура: страницы, вложения, связи между файлами).
  • Административные (управление и сохранность: права доступа, сроки хранения, история миграций, технические свойства файла).
• Формирование АУФ (Архивной учетной формы) и экспорт в ГИС «Архив» / ЕАРХИВ.

Долгосрочное хранение и сохранность (Preservation)

• Обеспечение неизменности подлинника (WORM-хранилища, блокчейн-реестр хешей, КЭП архива).
• Резервирование: схема 3-2-1 (3 копии, 2 типа носителей, 1 удаленная). Поддержка геораспределенных ЦОД.
• Мониторинг состояния носителей (SMART, контроль лент LTO), автоматическая репликация при деградации.
• Критически важно (п. 4.14 типовых требований): Модуль миграции и конвертирования. Перевод форматов в актуальные (например, PDF 1.4 -> PDF/A-2b, старый Word -> OOXML) с сохранением всех типов метаданных и верификацией визуального соответствия (pixel-perfect или structural comparison).
• Планирование миграций: календарь, триггеры (устаревание формата, смена ПО), отчетность.

Поиск, доступ и выдача (Access)

• Полнотекстовый поиск (OCR для сканов, индексация метаданных) с морфологией русского/английского языков.
• Фасетный поиск по атрибутам: фонд, опись, дело, срок хранения, гриф секретности, тип документа.
• Выдача копий: формирование DIP (Dissemination Information Package), наложение водяных знаков, конвертация в формат выдачи (PDF/A), отправка через СМЭВ/личный кабинет/ЭДО.
• Учет выдач: журнал выдач с КЭП запрашивающей стороны.

Управление жизненным циклом и экспертиза стоимости

• Автоматический расчет сроков хранения на основе номенклатуры и закона № 125-ФЗ.
• Поддержка процедуры экспертизы документов на предмет определения срока хранения (формирование экспертных комиссий, протоколов, актов отбора к уничтожению/постоянному хранению).
• Исполнение решений: автоматическое уничтожение (с затиранием по ГОСТ Р 50739-95) или перевод в фонд постоянного хранения.

Требования к метаданным и форматам (Связь с ГОСТ Р 7.0.8-2025)

В ТЗ необходимо детально прописать Профиль метаданных (Metadata Application Profile):

Требование к форматам: В ТЗ должен быть приложен «Реестр допустимых форматов» с указанием версии (например, PDF/A-2b по ISO 19005-2), политикой верификации (JHOVE, VeraPDF) и действием при несоответствии (отклонение / карантин / автоматическая конвертация).

Архитектура и инфраструктура (Технические требования)

На основании методических рекомендаций Росархива по взаимодействию ЦХЭД и СЭД:

• Сетевое взаимодействие: Обеспечение каналов СМЭВ 3.x (ТКС/ТКС-Ф), SFTP/FTPS для массового обмена, REST/SOAP API для интеграции с СЭД (1С:Документооборот, Directum, DIADOC, СБИС и др.).
• Облачные технологии: Возможность развертывания в ИааС (Yandex Cloud, VK Cloud, Selectel, Ростелеком) с соответствием 152-ФЗ (персональные данные) и требований к ГИС (категория значимости).
• Масштабируемость: Горизонтальное масштабирование нод индексации (Elasticsearch/OpenSearch), шардирование БД метаданных (PostgreSQL/ClickHouse), S3-совместимое объектное хранилище для бинарных файлов.
• Высокая доступность (HA): Кластеризация БД (Patroni/Patroni+Etcd), балансировка нагрузки (NGINX/HAProxy), RTO < 4ч, RPO = 0 (синхронная репликация).

Стратегия миграции и конвертирования (Ключевой риск)

Согласно п. 4.14 Типовых требований, ТЗ должно содержать отдельный подраздел или приложение «Стратегия цифровой сохранности»:

1. Мониторинг устаревания: Интеграция с реестрами форматов (PRONOM, ROSARKHIV Format Registry), автоматический алерт при появлении статуса «Устаревший» у форматов в хранилище.
2. Планирование миграции: Выбор стратегии (Миграция формата / Эмуляция / Обертывание). Для архивов приоритет, Миграция в открытые стандарты (PDF/A, XML, TIFF, FLAC).
3. Процесс конвертации: Использование верифицированных инструментов (LibreOffice Headless, ImageMagick, Ghostscript, специализированные конвертеры CAD). Обязательное сохранение всех трех типов метаданных.
4. Контроль качества (QA/QC): Автоматизированное сравнение оригинала и мигрированной копии (визуальное, структурное, хеш-суммы вложенных объектов). Формирование протокола миграции с КЭП ответственного.
5. Версионирование: Оригинал (Preservation Master) никогда не удаляется. Мигрированная копия становится новым Access Copy или новым Preservation Master (с сохранением старого).

ТЗ по ГОСТ (ГОСТ 19.201/34.602) vs Спецификация требований (SRS / IEEE 830)

Частая ошибка, смешивание подходов. Важно понимать разницу для правильного оформления документа:

• ТЗ (ГОСТ 19.201-78, ГОСТ 34.602-89): Обязателен для госконтрактов (44-ФЗ, 223-ФЗ), госистем. Жесткая структура, фокус на процессе создания (этапы, состав работ, приемка, персонал, эксплуатация), юридическая значимость. Разделы: «Требования к составу параметров», «Требования к надежности», «Требования к составу и параметрам ИБ».
• SRS (Software Requirements Specification, IEEE 830 / ISO/IEC/IEEE 29148): Стандарт де-факто в коммерческой разработке (Agile/Waterfall). Фокус на поведении системы (Use Cases, User Stories, Functional/Non-functional requirements), прослеживаемость (Traceability Matrix), приемо-сдаточные тесты (Acceptance Criteria).
• Рекомендация: Для госархива/госконтракта — базовый документ ТЗ по ГОСТ. В приложении или как часть раздела «Требования к функциональным характеристикам» используйте структуру SRS (User Stories, таблицы трассировки) для детализации логики работы модулей (миграция, поиск, загрузка). Это удовлетворит и заказчика (юридику), и разработчиков (ясность реализации).

Примерный чек-лист разделов ТЗ для электронного архива (Приложение)

При написании раздела «Требования к системе» (п. 4 ТЗ) убедитесь, что покрыты пункты:

1. Функциональные:
   • Сценарии: Прием SIP, Валидация, Регистрация, Хранение, Миграция, Поиск, Выдача DIP, Уничтожение, Экспертиза.
   • Ролевой доступ: Архивист-эксперт, Архивист-фондовед, Администратор СХЭД, Читатель (внешний), Аудитор.
   • Интеграция: СЭД (отправка), ГИС «Архив»/ЕАРХИВ (отчетность), СМЭВ (межведомка), СКЗИ (КЭП, шифрование).
2. Нефункциональные:
   • Производительность: Индексация 10 000 ед. хр./ч, Поиск < 2 сек, Выдача 1 Гб < 1 мин.
   • Надежность: Доступность 99.9%, контроль целостности (Fixity) раз в 30 дней автоматически.
   • Безопасность: Соответствие профилю защиты 1-Б/2-Б (ФСТЭК), разграничение доступа по мандатной/ролевой модели, аудит всех действий (immutable logs).
   • Юзабилити: Веб-интерфейс (адаптивный), поддержка ГОСТ Р 52872-2018 (доступность для маломобильных).
3. Комплектация и поставка: Исходный код (эскроу/передача прав), Docker-образы/Helm-чарты для развертывания, ИКТ (Инструкция по эксплуатации), Руководство системного программиста, Сертификаты ФСТЭК/ФСБ (если применимо).

Грамотное Техническое задание на создание электронного архива, это не просто формальность для закупки, а архитектурный фундамент системы, которая должна гарантировать сохранность документов десятилетиями. Ключевые успеха:

• Строгая привязка к ГОСТ Р 7.0.8-2025 (терминология, форматы, метаданные).
• Реализация требований Росархива (п. 4.14) по миграции как непрерывного процесса, а не разового действия.
• Четкое разделение метаданных на Описательные, Структурные, Административные с профилями заполнения.
• Архитектура, готовая к работе в контуре СМЭВ/Облако/Геораспределение.
• Сочетание строгой структуры ГОСТ 19.201/34.602 (для юристов и приемки) с детализацией уровня SRS/IEEE 830 (для разработчиков и тестировщиков).

Инвестиции в качество ТЗ на этапе проектирования экономят порядки средств на этапе эксплуатации, миграции и прохождения проверок контролирующих органов.

Статья подготовлена на основе актуальных на нормативных материалов: ГОСТ Р 7.0.8-2025, Типовые требования Росархива, ГОСТ 19.201-78, ГОСТ 34.602-89, Методические рекомендации по ЦХЭД.