Архивное дело в Российской Федерации регулируется комплексным законодательством, в центре которого находится Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Ключевым понятием является Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ), совокупность всех архивных документов, хранящихся в государственных, негосударственных архивах и архивных фондах организаций. Рациональная организация этого фонда, основанная на научной классификации, является залогом сохранности документарного наследия и эффективности информационного поиска.
Типология архивных учреждений (по ведомственной подчиненности и функции)
Согласно ст. 19 ФЗ № 125-ФЗ и сведениям Портала «Архивы России», архивные учреждения делятся на два основных уровня подчиненности:
- Федеральные архивы — формируются федеральными органами исполнительной власти (Росархив, Министерство обороны, МИД, ФСБ и др.).
- Архивы субъектов РФ (региональные) — формируются органами власти субъектов федерации и местного самоуправления.
Внутри каждого уровня существует функциональное деление на два подвида (Типология архивов):
- Исторические (некомплектующиеся) архивы. Хранят документы организаций, ликвидированных или преобразованных, а также документы исторической ценности, перешедшие сроки хранения в организациях-образователях. Документооборот в них не ведется, фонды замкнуты.
- Комплектующиеся специализированные архивы. Принимают на хранение документы действующих организаций определенного профиля (военные, научно-технические, кинофотофонохранилища, архивы литературы и искусства и т.д.). Фонды этих архивов постоянно пополняются.
Три ступени классификации документов Архивного фонда РФ
В архивоведческой науке и практике (учебно-методические пособия, курсовые проекты по архивоведению) установлено, что классификация документов АФ РФ включает в себя три ступени, учитывающие уровни объектов классификации. Это иерархическая система, обеспечивающая распределение документов по местам хранения и их внутреннюю организацию;
Первая ступень: Классификация в пределах Архивного фонда РФ в целом
Объект: Весь Архивный фонд Российской Федерации.
Цель: Определение организации сети государственных архивов и центров хранения, то есть, распределение документов между государственными архивами (федеральными и региональными, историческими и специализированными).
На этом этапе решается вопрос: в какой именно архив (по ведомственному признаку, территориальному или отраслевому) должны поступить документы конкретного образователя.
Вторая ступень: Классификация в пределах архивного фонда (фонда образователя)
Объект: Архивный фонд конкретного образователя (ведомства, организации, лица).
Цель: Систематизация дел фонда — выявление его внутренней структуры.
Здесь применяются классификационные признаки для формирования описей и структуры фонда:
- По структуре управления/деятельности образователя (хронологический, предметно-хронологический, функциональный методы).
- По типам документов (дело, файл, единицы хранения).
Именно на этом этапе формируется научно-справочный аппарат (НСА) фонда: опьси, указатели, сводки.
Третья ступень: Классификация в пределах государственного архива (центра хранения)
Объект: Совокупность фондов, хранящихся в конкретном архивном учреждении.
Цель: Обеспечение удобства работы с архивом, размещение фондов в депо, учет и контроль сохранности.
Здесь используеться два основных классификационных признака для раскладки по документам и формирования папок/единиц хранения в депо:
- Фондовый признак (номер фонда).
- Описный признак (номер описи, номер дела в описи).
Дополнительно учитываются: степени ценности документов (уникальные, особенно ценные, обычные) и категории доступа (открытые, ограниченного доступа, секретные), что критически важно для организации выдачи и обеспечения безопасности.
Классификационные признаки группировки документов (внутри фонда и архива)
Как указано в архивоведческой литературе (например, в разделе «Единое окно» учебных пособий), документы Архивного фонда РФ группируются по следующим ключевым основаниям:
- По архивным фондам и архивным коллекциям — первичный признак провенанции (принцип провенанции / respect des fonds). Фонд, это документы одного образователя. Коллекция — документы разных образователей, собранные по тематическому признаку.
- По степеням ценности — определяется при экспертизе ценности документов (учетная, историческая, правовая, практическая). От этого зависит срок хранения (временные / постоянные) и режим хранения.
- По категориям доступа к документам — открытый доступ, ограниченный доступ (персональные данные, комерческая тайна), государственная тайна (совершенно секретно, секретно, для служебного пользования);
Специфика классификации в ведомственных архивах
Помимо общегосударственной системы, ведомственные архивы (например, Министерство обороны РФ) имеют свои нормативные акты, регламентирующие классификацию внутри ведомства.
Пример: Приказ Министра обороны РФ от № 200 (Глава V, п.п. 96–118) детально регламентирует «Классификацию документов в архивах», включая «Классификацию документов в пределах фонда (систематизацию дел фонда)». Это подтверждает, что третья ступень классификации (внутренняя организация фонда) имеет строгие ведомственные стандарты.
Современные инструменты учета и классификации
На современном этапе (актуально на 2026 год) классификация и учет документов АФ РФ переводятся в цифровую плоскость:
- Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ — формируется Росархивом для идентификации и мониторинга особо ценных объектов.
- Портал «Архивы России» (archives.gov.ru), обеспечивает единый доступ к описям и сведениям о фондах федеральных и региональных архивов.
- Автоматизированные системы архивного учета (АСАУ), позволяют вести классификацию на всех трех ступенях в единой информационной среде.
Резюме: взаимосвязь уровней
| Ступень | Объект классификации | Главная задача | Результат |
|---|---|---|---|
| 1-я (Верхняя) | Архивный фонд РФ в целом | Распределение документов по сети архивов | Сеть гос. архивов, центров хранения, ведомственное подчинение |
| 2-я (Средняя) | Архивный фонд (образователя) | Внутренняя систематизация дел фонда | Структура фонда, опьси, научно-справочный аппарат |
| 3-я (Нижняя) | Фонды в конкретном архиве | Размещение, учет, выдача, сохранность | Депонирование, карточки учета, электронные БД, режим доступа |
Классификация архивов в РФ — это многоуровневая система, начинающаяся от макроуровня (построение сети архивов для всего АФ РФ) и заканчивая микроуровнем (размещение конкретного дела на полке депо с учетом его ценности и грифа доступа). Понимание трех ступеней классификации необходимо для архивистов всех уровней: от сотрудников Росархива, определяющих стратегию развития сети, до хранителей фондов в региональных исторических архивах, обеспечивающих ежедневный поиск и выдачу документов. Единые принципы провенанции, экспертизы ценности и режима доступа обеспечивают целостность Архивного фонда Российской Федерации как национального информационного ресурса.