Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Структура типовой инструкции
2. Классификация и учет документов
3. Организация хранения и архивных фондов
4. Порядок передачи документов в архив
5. Контроль и проверка соблюдения инструкции
6. Работа с электронными документами
7. Ответственность и полномочия участников процесса

Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации (далее – Инструкция) является нормативным документом, регламентирующим:

• Документационное обеспечение деятельности таможенных органов;
• Порядок формирования, учета, хранения и передачи архивных документов;
• Соблюдение требований Таможенного кодекса РФ и Федерального закона «Об архивном деле».

Источники правовой силы Инструкции:

• Приказ ФТС России от 18 октября 2004 г. № 160 – первоначальное утверждение Инструкции.
• Приказ ФТС России от 14 сентября 2012 г; № 1852 – внесение изменений, согласованных с Росархивом.
• Приказ ФТС России от 9 июля 2014 г. № 1331 – актуализированная редакция, включающая новые требования к электронному документообороту.
• Приказ ФТС России от 9 июля 2014 г. (в дальнейшем) – отмена прежних редакций и закрепление текущей версии.

Инструкция утверждена в соответствии с постановлением о преобразовании ГТК России в Федеральную таможенную службу (ФТС) и направлена на унификацию делопроизводства во всех подразделениях: региональных таможенных управлениях, таможнях и таможенных постах.

Структура типовой инструкции

Инструкция состоит из следующих основных разделов:

1. Общие положения – цель, сфера применения, нормативно-правовая база.
2. Организация работы с документами – классификация, регистрация, учет.
3. Порядок формирования архивных фондов – состав, сроки хранения, виды фондов.
4. Порядок передачи документов в архив – процедуры, формы, сроки.
5. Контроль и проверка – отметка о контроле, внутренний аудит.
6. Работа с электронными документами – электронный архив, подпись, хранение.
7. Ответственность и полномочия – роли руководителей, архивистов, сотрудников.
8. Положения о переходе на новую редакцию – порядок внедрения изменений.

Классификация и учет документов

Классификация по уровню важности

• Документы первой важности – обязательны к сохранению в течение 50 лет (например, таможенные декларации, решения судов).
• Документы второй важности – срок хранения 10 лет (внутренние отчёты, служебные записки).
• Документы третьей важности – срок хранения 5 лет (корреспонденция, справки).

Регистрационный журнал

Каждый документ, подлежащий передаче в архив, фиксируется в журнале регистрации архивных документов со следующими реквизитами:

1. Номер и дата входящего документа;
2. Наименование и краткое содержание;
3. Код архивного фонда и подразделения;
4. Ответственное лицо за подготовку;
5. Дата передачи в архив.

Маркировка

Документы маркируются с помощью штрих‑кода и/или наклейки с указанием фонда, серии и номера. Для электронных файлов применяется метка metadata в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016.

Организация хранения и архивных фондов

Архивные фонды

В соответствии с пунктом 13.2.5 Инструкции формируются следующие фонды:

• Фонд постоянного хранения (ФПХ) – документы, подлежащие хранению более 10 лет.
• Фонд текущего хранения (ФТХ) – документы, срок хранения до 5 лет.
• Фонд временного хранения (ФВХ) – документы, ожидающие передачи в ФПХ или уничтожения.

Условия хранения

• Температура: 18‑22 °C;
• Влажность: 45‑55 %;
• Защита от прямого солнечного света, пыли и влаги;
• Контроль доступа – только уполномоченные лица.

Оборудование

Для физического архива используются стеллажи с маркированными ящиками, а для электронного – серверные стойки с резервным копированием (RAID‑6) и системой управления документами (СУД) на базе ФЗ‑44.

Порядок передачи документов в архив

Сроки передачи

Документы передаются в архив в течение:

• 30 дней после их окончательной обработки (для документов первой важности);
• 15 дней – для документов второй важности;
• 7 дней – для документов третьей важности.

Процедура передачи

1. Подготовка пакета документов (физический + электронный).
2. Заполнение формы № 1 «Акт передачи документов в архив» (утверждена приказом ФТС РФ № 1331).
3. Подпись ответственного сотрудника и руководителя подразделения.
4. Передача пакета архивисту (лично или курьерской службой).
5. Регистрация в журнале архивных фондов.

Уничтожение документов

Документы, подлежащие уничтожению, оформляются актами № 2 «Уничтожение архивных документов» с указанием причин, сроков и методов (шредер, сжигание). Уничтожение производится только после согласования с руководителем архива и контролирующим органом (Росархив).

Контроль и проверка соблюдения инструкции

Отметка о контроле документа

В соответствии с пунктом 4.3.21 приказа ФТС РФ от  № 1331, каждый документ, переданный в архив, получает отметку о контроле в виде подписи архивиста и даты проверки.

Внутренний аудит

• Проводится ежегодно отделом внутреннего контроля ФТС;
• Проверяется соответствие фактического состояния архивов установленным требованиям;
• Составляется отчет о результатах аудита и направляется руководителю таможенного органа.

Внешний контроль

Росархив осуществляет периодические проверки в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле». При выявлении нарушений вносятся предписания, которые обязаны выполнить в установленный срок.

Работа с электронными документами

Электронный архив

Электронные документы хранятся в системе Электронного документооборота (ЭДО) ФТС, которая обеспечивает:

• Цифровую подпись в соответствии с ГОСТ Р 34.10‑2012;
• Контроль версий и журнал изменений;
• Автоматическое формирование метаданных для поиска.

Переход от бумажного к электронному формату

1. Сканирование оригиналов с разрешением не менее 300 dpi;
2. Проверка качества скана и сопоставление с оригиналом;
3. Загрузка в ЭДО и присвоение уникального идентификатора;
4. Уничтожение бумажного оригинала (при условии отсутствия требований к хранению в бумажном виде).

Сроки электронного хранения

Электронные версии документов сохраняются в течение тех же сроков, что и их бумажные аналоги, но дополнительно обеспечивается резервное копирование на внешних носителях и в облачном хранилище, соответствующем требованиям ФЗ‑44.

Ответственность и полномочия участников процесса

Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах РФ – ключевой нормативный документ, который гарантирует:

• Единообразие и законность обращения с документами во всех подразделениях ФТС;
• Сохранность и доступность архивных материалов в течение установленных сроков;
• Соответствие требованиям Таможенного кодекса, ФЗ‑44 и нормативных актов Росархива.

Регулярное обновление Инструкции (последнее изменение – приказ ФТС РФ № 1331 от ) и её практическое применение позволяют поддерживать высокий уровень документального обеспечения таможенных операций, что в свою очередь повышает эффективность контроля и прозрачность работы таможенных органов.

Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT, 2026 г.