Государственный архив — это сложная организационная система, созданная для обеспечения основных функций архивного дела: комплектования, обеспечения сохранности и учета, а также научного использования документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации. Структура любого государственного архива (будь то федеральный, региональный или муниципальный) формируется на основе действующего законодательства, типовых положений и устава конкретного учреждения.

В данной статье мы подробно рассмотрим типовую структуру государственного архива «по отделам», опишем функции каждого структурного подразделения и правовые основы их деятельности на .

Правовые основы формирования структуры

Структура государственного архива не является произвольной. Она утверждается в соответствии с иерархией нормативных правовых актов:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — задает базовые понятия, принципы и виды архивов.
2. Постановления Правительства РФ — утверждают типичные положения о государственных архивах субъектов Федерации и муниципальных архивах.
3. Приказы Федерального архивного агентства (Росархива) — например, Приказ от № 98 «Об утверждении Положений об управлениях и отделах» Росархива, регламентирующий структуру самого ведомства-куратора.
4. Устав конкретного архива — утверждается учредителем (Росархивом, органом исполнительной власти субъекта, местной администрацией). В Уставе (п. 3.7.6 Устава ГАРФ как примера) закрепляется полномочие директора: «Утверждает положения о действующих на постоянной и временной основе структурных подразделениях…».

Важно: Структура должна обеспечивать выполнение трех ключевых процессов: прием документов (комплектование), их хранение/учет и выдачу/использование.

Типовая модель структуры государственного архива

На практике большинство государственных архивов (Государственный архив Астраханской области, Смоленской области, Свердловской области, КГУ и др.) выстраивают свою работу вокруг четырех функциональных блоков, оформленных в виде отделов или управлений:

• Управление (Отдел) комплектования и государственной регистрации фондов, «Вход» документов в архив.
• Управление (Отдел) обеспечения сохранности, учета и хранения — «Ядро» архива, депо и учет.
• Отдел (Управление) информации, публикаций и научного использования — «Выход» информации к пользователю.
• Отдел административно-хозяйственной работы (АХО) / Материально-технического снабжения — Обеспечение жизнедеятельности.

Кроме того, в штате обязательно присутствуют: Служба охраны (физическая безопасность), Лаборатория реставрации/консервации (физическое восстановление), Справочно-информационный центр (IT-поддержка, ЭАРС).

Детальная характеристика ключевых отделов

Отдел комплектования (Управление комплектования)

Основная задача: Формирование Архивного фонда РФ путем приема документов от создателей (гос. органов, организаций, физлиц).

Ключевые функции:

• Разработка предложений к основным направлениям гос. политики в области комплектования (как указано в Положении об отделе Росархива).
• Организация экспертизы документов на предмет исторической ценности (экспертная комиссия).
• Прием документов постоянного и временного хранения от структурных подразделений источников комплектования.
• Государственная регистрация архивных фондов (присвоение индексов, ведение Единого гос. реестра фондов).
• Работа с ведомственными архивами: методическое руководство, проверки состояния делопроизводства у создателей документов.

Отдел обеспечения сохранности, учета и хранения (Управление хранения)

Основная задача: Обеспечение физической сохранности документов и ведение государственного учета.

• Организация хранения в депо: соблюдение режимов температуры, влажности, освещения, газо-пожарной безопасности.
• Ведение государственных учетных документов: описи, путеводители, карточки учета единиц хранения, контрольные книги.
• Организация работ по обеззараживанию, очистке, реставрации и консервации документов (взаимодействие с лабораторией).
• Контроль за движением дел: выдача во временное пользование, перемещение между депо, списание (после повторной экспертизы).
• Мониторинг состояния фондов (инвентаризация).

Пример из практики (Воронежская область): Выделен отдельный «Отдел комплектования, организации государственного хранения и учета документов», объединяющий функции приема и хранения на уровне управления.

Отдел информации, публикаций и научного использования (Информационно-справочный отдел)

Основная задача: Обеспечение доступности архивных документов для государства и общества.

• Обслуживание пользователей в читальных залах (выдача дел, консультации).
• Выдача архивных справок, копий, выписок, информационных писем (в т.ч. через порталы госуслуг, напр. uslugi.mosreg.ru).
• Научно-описание фондов: составление путеводителей, тематических обзоров, указателей.
• Издательская деятельность: подготовка к публикации документальных сборников, размещение цифровых копий в ИС «Электронный архив» / ЭАРС.
• Оцифровка документов (сканирование) для дистанционного доступа и сохранения оригиналов.
• Выставочная и просветительская работа.

Отдел административно-хозяйственной работы (АХО) / Материально-технического снабжения

Обеспечивает инфраструктуру архива: капитальный и текущий ремонт зданий, закупку спецоборудования (стеллажи, климатическая техника, сканеры), охрану труда, кадровик, бухгалтерию.

Специализированные и вспомогательные подразделения

В крупных федеральных архивах (ГАРФ, РГВИА, РГВА, РГАЭ) структура детализируется за счет создания узкоспециализированных единиц:

Исторический контекст и эволюция структуры

Структура архивов претерпевала значительные изменения. Исторический пример, Государственный архив РСФСР (1917–1920 гг.):

По решению власти от 17 сентября 1917 г. структура включала четыре отделения:

1. Древлехранилище — наиболее важные документы внешней и внутренней политики с древнейших времен.
2. Отделение новой истории — документы XIX – начала XX в.
3. Отделение Октябрьской революции — документы революции и Гражданской войны.
4. Отделение регистрации и учета — учетно-контрольные функции.

Современная структура отшла от хронологического принципа (отделений по эпохам) к функциональному (отделы по процессам: комплектование, хранение — использование), что соответствует международным стандартам (ISO 15489) и требованиям 125-ФЗ.

Особенности структуры на разных уровнях

Федеральный уровень (ГАРФ, РГВИА, РГАЭ, РГАНИ и др.)

• Наличие Управлений (высший уровень подразделения) вместо Отделов.
• Наличие специализированных управлений по профилю фондов (напр. Управление фондов партийных организаций в ГАРФ, Управление военной истории в РГВИА).
• Мощные лаборатории реставрации и центры оцифровки.
• Прямое подчинение Росархиву.

Региональный уровень (Государственные архивы субъектов РФ)

• Типовая структура: 3–4 отдела (Комплектование, Хранение/Учет, Использование, АХО).
• Часто объединяют функции: «Отдел комплектования, хранения и учета» (как в Астраханской, Смоленской областях).
• Наличие филиалов (городских, районных архивов) как структурных подразделений без права юрлица.
• Подчинение органам исполнительной власти субъекта (министерствам культуры/архивным комитетам).

Муниципальный уровень

• Минимальная структура: Руководитель, старший архивист/архивист, техник/хранитель, охрана/уборка.
• Функции комплектования, хранения и использования часто совмещены у 1–2 сотрудников.

Управление структурой: компетенции директора

Согласно Уставам (пример ГАРФ, п. 3.7.5–3.7.6), Директор архива обладает полными распорядительными полномочиями по структуре:

• Утверждает Положения о структурных подразделениях (их задачи, функции, права, ответственность).
• Утверждает Штатное расписание (количество единиц, оклады, квалификационные требования).
• Создает и ликвидирует подразделения (на постоянной или временной основе) с согласия учредителя.
• Организует проверку исполнения приказами и распоряжениями.
• Формирует совещательные органы (Научный совет, Экспертная комиссия, Коллегия) для коллегиального принятия решений по составу фондов и развитию структуры.

Современные тренды трансформации структуры (2024–2026 гг.)

1. Цифровая трансформация: Создание отделов/секторов «Цифрового архива», «Электронного документооборота», интеграция с ЕАРС (Единая архивная информационная система).
2. Объединение функций хранения и учета: Тренд на создание единых «Управлений фондов» вместо разделения на «Прием» и «Хранение» для ускорения ввода документов в оборот.
3. Внедрение электронного документооборота (ЭДО) у создателей: Рост роли секторов по работе с электронными архивами (проверка ЭП, форматы PDF/A, XML, блокчейн-хранилища).

Структура государственного архива «по отделам» — это отражение технологической цепочки жизненного цикла документа: Рождение (Комплектование) → Жизнь/Хранение (Обеспечение сохранности и Учет) → Использование (Информация/Наука) → Обеспечение (АХО/Безопасность).

Понимание этой структуры необходимо не только архивистам для организации работы, но и пользователям (гражданам, юристам, ученым) — для правильного адресирования запросов: справки о труде запрашиваются в Отделе использования, сдача документов организации — в Отделе комплектования, вопросы состояния дела, в Отделе хранения/учетa.

Нормативная база (125-ФЗ, Приказы Росархива, Уставы) задает жесткий каркас, но позволяет гибко адаптировать штатное расписание под объемы фондов, профиль архива и уровень цифровизации, что делает архивную систему живой и развивающейся.

Статья подготовлена на основе данных Федерального архивного агентства, уставов федеральных и региональных архивов, типовых положений о структуре архивных учреждений. Актуально на .