В современной системе архивного дела каждый государственный орган обязан иметь положение об архиве – нормативный документ, регламентирующий порядок создания, хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, образующих Архивный фонд Российской Федерации. Ниже представлена подробная статья, раскрывающая структуру типового положения, его правовую основу и основные требования, вытекающие из приказов Росархива и Федерального архивного агентства.

Правовая основа

Типовое положение об архиве государственного органа разрабатывается и утверждается в соответствии с рядом нормативных актов:

1. Приказ Росархива от № 42 (ред. от ) – «Об утверждении примерного положения об архиве организации» (рег. № 51895 в Минюсте РФ от ).
2. Приказ Росархива от № 77 – «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ».
3. Приказ Росархива от № 121 – внесение изменений в примерное положение (уточнение сроков, форматов описи и др.).
4. Федеральный закон «Об архивных документах» от № 84‑ФЗ.
5. Приказы и методические указания органов исполнительной власти, в т.ч. приказ Росархива от 25 февраля 2019 г. об утверждении типового положения о центральном архиве федерального органа государственной власти.

Все перечисленные акты доступны в системе «КонсультантПлюс» и на официальном сайте Федерального архивного агентства.

Цели и задачи положения

• Обеспечение законности и единообразия в работе архивных подразделений государственных органов.
• Формирование и поддержание в надлежащем состоянии Архивного фонда РФ, включая документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
• Организация процесса комплектования государственных и муниципальных архивов, а также подготовки документов к передаче в постоянное хранение.
• Контроль за учётом, охраной и использованием архивных документов.
• Регламентация ответственности сотрудников за нарушение требований к архивному делу.

Структура типового положения

Ниже приведён примерный план типового положения, который рекомендуется использовать при разработке документа в конкретном государственном органе.

Общие положения (раздел 1)

• Наименование органа, в котором создаётся архив.
• Основания для создания (приказ руководителя, нормативные акты).
• Права и обязанности архивного подразделения.
• Термины и определения (архив, документ, фонд, опись, срок хранения и др.).

Организационная структура (раздел 2)

• Формирование архивного подразделения как структурного подразделения.
• Штатное расписание, должностные инструкции (начальник архива, архивисты, специалисты по учёту).
• Подчинённость архивного подразделения (к руководителю органа или к заместителю).

Функциональные обязанности (раздел 3)

1. Организация приёма документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу.
2. Ведение учёта документов и фондов, находящихся на хранении в архиве организации.
3. Подготовка и передача документов в государственный (муниципальный) архив‑источник.
4. Составление и утверждение описи дел постоянного хранения, описи дел временного хранения.
5. Обеспечение охраны, консервации и восстановления архивных документов.
6. Контроль за соблюдением графика комплектования и передачи документов.
7. Ведение реестров актов об утрате, повреждении и уничтожении документов.

Порядок приёма и комплектования документов (раздел 4)

• Схема поступления документов (отделы‑поставщики → архивное подразделение).
• Требования к оформлению входных документов (пакет документов, сопроводительные листы, опись).
• График комплектования (утверждённый ежегодно).
• Порядок проверки полноты и соответствия документов требованиям нормативных актов.

Учёт и опись (раздел 5)

• Ведение электронного реестра документов (система «Электронный архив» или аналог).
• Составление описи дел постоянного и временного хранения (формы, сроки обновления).
• Порядок внесения изменений в описи (добавление, корректировка, удаление).

Хранение и охрана (раздел 6)

• Требования к помещениям архива (условия микроклимата, защита от пожара, охрана).
• Классификация документов по срокам хранения (постоянное, временное, срочное уничтожение).
• Порядок проведения консервационных мероприятий.

Передача в государственный (муниципальный) архив (раздел 7)

• Критерии готовности к передаче (полнота описи, отсутствие нарушений).
• Документы, сопровождающие передачу (акт приёма‑передачи, сопроводительные письма);
• Согласование с архивным учреждением‑источником (ЭПК, региональный архив).

Использование архивных документов (раздел

• Порядок доступа к документам (запросы, выдача, копирование).
• Ограничения доступа (секретные, служебные, персональные данные).
• Регистрация выдачи и возврата документов.

Ответственность и контроль (раздел 9)

• Ответственность руководителя архива за соблюдение требований положения.
• Контроль со стороны вышестоящего органа и Росархива (плановые и внеплановые проверки).
• Внутренний аудит архивного подразделения.

Порядок утверждения и внесения изменений (раздел 10)

• Процедура разработки проекта положения (рабочая группа, экспертиза).
• Согласование с ЭПК архивного учреждения или с государственным архивом субъекта.
• Утверждение руководителем органа (приказ, подпись).
• Регистрация в Минюсте РФ (при необходимости).
• Периодический пересмотр (не реже одного раза в 5 лет) и порядок внесения поправок.

Примерный текст раздела «Общие положения»

Наименование и правовой статус
Настоящее Положение об архиве (далее – Положение) утверждается Приказом руководителя ___________ от «__» __________ 20__ г. и регламентирует деятельность Архивного подразделения (далее – Архив) в рамках выполнения функций по хранению, комплектованию, учёту и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности ___________.

Основания для создания Архива
Архив создаётся в соответствии с Приказом Росархива от № 42 (ред. от ) «Об утверждении примерного положения об архиве организации», а также в соответствии с Федеральным законом № 84‑ФЗ «Об архивных документах».
Термины и определения
В настоящем Положении применяются следующие термины:
- Документ – единица делопроизводства, зафиксированная в письменной, электронной или иной форме.
- Фонд – совокупность документов, объединённых по признаку содержания, формы, срока хранения и др.
- Опись – систематизированный перечень документов, входящих в фонд, оформленный в установленной форме.
- Срок постоянного хранения – срок, превышающий 10 лет, после которого документ подлежит передаче в государственный (муниципальный) архив.
...

Порядок утверждения типового положения в конкретном органе

1. Инициатива – предложение о разработке положения выдвигает руководитель органа или отдел кадров.
2. Рабочая группа – формируется из сотрудников архива, юристов и специалистов по делопроизводству.
3. Разработка проекта – группа готовит проект, опираясь на примерные положения (Приказ Росархива № 42, № 77, № 121).
4. Экспертиза – проект направляется в юридический отдел и в ЭПК (архивное учреждение) для согласования.
5. Утверждение – после согласования Приказом руководителя органа подписывается окончательная версия.
6. Регистрация – при необходимости документ регистрируется в Минюсте РФ (пример – регистрационный номер 51895).
7. Внедрение – проводится инструктаж персонала, размещаются копии положения в архиве и на внутреннем портале.
8. Контроль и пересмотр – ответственный за архив ежегодно готовит отчёт о выполнении Положения; каждые 5 лет проводится его пересмотр.

Практические рекомендации при составлении положения

• Учитывайте специфику деятельности органа. Например, в министерствах с большим объёмом кадровой документации следует особое внимание уделить разделу «Документы по личному составу».
• Внедрите электронный учёт. Современные системы позволяют вести реестр документов в режиме онлайн, что упрощает контроль и отчётность.
• Определите чёткие сроки и графики. График комплектования должен быть утверждён ежегодно и согласован с ЭПК.
• Обеспечьте защиту персональных данных. При работе с документами по личному составу необходимо соблюдать требования ФЗ «О персональных данных».
• Регулярно проводите обучение персонала. Курсы по архивному делу и делопроизводству снижают риск ошибок при приёме и учёте документов.

Типовое положение об архиве государственного органа – это фундаментальный документ, который обеспечивает законность, системность и эффективность работы архивных подразделений. Следуя установленным нормативным актам (приказы Росархива от № 42, № 77, № 121) и рекомендациям, изложенным в настоящей статье, каждый орган сможет создать собственное положение, отвечающее требованиям законодательства и специфике своей деятельности.

Правильно оформленное и своевременно обновляемое положение способствует сохранению исторической памяти государства, упрощает процесс передачи документов в государственные архивы и повышает уровень ответственности сотрудников за сохранность архивных ценностей.

Дата актуализации статьи: 09:15:33.