Создание и функционирование архива в государственном органе, это не просто организационная мера, а прямое требование федерального законодательства. Настоящая статья представляет подробный анализ Типового (примерного) положения об архиве государственного органа, его правовой базы, структуры, ключевых провизий и процедуры внедрения в деятельность ведомства с учетом актуальных изменений на 2026 год.

Правовая основа: почему это обязательно?

Основным документом, обязывающим государственные органы создавать архивы, является статья 13 Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно нормам закона:

• Государственные органы обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
• Архивы могут создаватся в форме структурных подразделений (наиболее частый вариант) или в форме юридических лиц — учреждений (центральные архивы федеральных органов).

На уровне подзаконных актов ключевым документом является Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от № 42 «Об утверждении Примерного положения об архиве организации» (в ред. Приказа Росархива от № 121). Именно этот документ является «золотым стандартом» для разработки локального нормативного акта в ведомстве.

Иерархия нормативных документов при разработке Положения

Разрабатывая собственное Положение об архиве, государственный орган не может опираться только на Примерное положение № 42. Необходимо учитывать комплекс документов:

1. ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» — базовые принципы и обязанности;
2. Приказ Росархива № 42 (Примерное положение) — типовая структура и формулировки.
3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Росархивом), технические и технологические стандарты (в т.ч. для электронных документов).
4. Перечень типовых управленческих архивных документов… (утв. Росархивом) — номенклатура дел со сроками хранения (график архонтирования).
5. Отраслевые стандарты и методические рекомендации Росархива (например, по делопроизводству, электронному архиву).

Типовая структура Примерного положения (по Приказу № 42)

Примерное положение состоит из следующих основных глав/разделов, которые должны быть отражены в локальном акте ведомства (с учетом специфики органа):

Общие положения

• Правовая база: ссылки на Конституцию, 125-ФЗ, устав ведомства, приказ № 42.
• Статус архива: структурное подразделение (отдел, сектор, группа) или учреждение (для центральных архивов).
• Подведомственность: архив подчиняется руководителю органа (или уполномоченному заместителю/главному секретарю).
• Цели: обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ, документов временных сроков хранения (свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу.

Основные задачи и функции архива

Раздел детализирует работу по трем ключевым направлениям:

• Хранение и охрана: создание условий (помещения, СКУ, оборудование, климат, пожарная безопасность, режим доступа), обеспечивающих сохранность носителей (бумага, фото, аудио/видео, электронные носители).
• Комплектование и учет: приемка документов от структурных подразделений (делопроизводителей), экспертная оценка стоимости (акты отбора/уничтожения), научная описание (инвентаризация, составление описей, ввод в АИС/ЭАРХ).
• Использование: выдача документов по запросам ведомства (служебное пользование), предоставление информации гражданам и организациям (в т.ч. госуслуги, архивные справки по труду/зарплате), оцифровка.
• Подготовка к передаче: формирование фондов для передачи в федеральные государственные архивы (РГАНИ, РГАЭ, ГАРФ и др.) или архивы субъектов РФ по истечении сроков хранения.

Организация работы архива

• Штатная численность: расчет штатов на основании нормативов трудоемкости (объем фондов, поток документов, уровень автоматизации).
• Материально-техническая база: требования к помещениям (категории хранения), стеллажному оборудованию, средствам защиты, ПО (Электронный архив, СЭД).
• Плановые мероприятия: ежегодный план работы (инвентаризация, оцифровка, подготовка передач, проверка состояния фондов).

Документооборот и формирование архивных фондов

Критически важный раздел, регламентирующий взаимодействие архива с делопроизводителями структурных подразделений:

• Порядок регистрации и исполнения дел в СЭД/бумажном виде.
• Сроки сдачи дел в архив (обычно — в I квартале года, следующего за годом окончания дела).
• Требования к оформлению дел (обложки, внутренние указатели, нумерация листов, электронные подписи).
• Проведение экспертной оценки документов (Комиссия по экспертной оценке документов ведомства).
• Составление описей и передача в архив по актам приема-передачи.

Особое хранение: Документы по личному составу

Выделяется в отдельный блок из-за высокой социальной значимости и срока хранения 75 лет (до 2002 г. — вечное хранение в гос. архивах, после 2002 г. — 75 лет в ведомственном архиве с последующей передачей).

• Отдельный учет (личные карточки, служебные списки, приказы о приеме/увольнении, наградные листы).
• Обеспечение выдачи архивных справок гражданам (пенсионные, стаж, награждения).
• Строгий режим доступа к персональным данным (152-ФЗ).

Использование документов и предоставление информации

• Внутреннее пользование: служебные записки, запросы судов, прокуратуры, следственных органов (в установленном законом порядке).
• Внешнее пользование: запросы граждан (Госуслуги, почта, лично), организаций. Сроки ответа, в соответствии с Административным регламентом ведомства / 149-ФЗ / 125-ФЗ.
• Воспроизводство: копирование, сканирование, выдача заверенных копий/выписок.
• Электронное предоставление: через личные кабинеты на Госуслугах, порталах ведомств.

Контроль за состоянием архивного дела в ведомстве

• Плановые проверки делопроизводства в структурных подразделениях (хотя бы 1 раз в 3 года по рекомендации, чаще — по плану ведомства);
• Проверка соблюдения сроков сдачи дел, оформления, условий хранения в текущих архивах подразделений.
• Отчетность руководителю ведомства и Росархиву (статистические формы, отчет о состоянии архивного дела).

Специфика Центральных архивов федеральных органов

Если государственный орган создает Центральный архив в форме учреждения (юридического лица), применяется Примерное положение о центральном архиве федерального органа государственной власти (утв. Росархивом, 2019 г.). Ключевые отличия:

• Управляется Уставом, а не Положением о структурном подразделении.
• Имеет самостоятельный баланс, счет в казначействе, печать с ЭМblemом РФ.
• Хранит документы не только «своего» органа, но и подведомственных организаций.
• Выполняет методическое руководство по архивному делу по отрасли (разработка отраслевых нормативов, обучение кадров, согласование номенклатур подведомственных).

Процедура разработки, согласования и утверждения Положения об архиве

1. Инициация: Приказ руководителя ведомства о разработке/обновлении Положения. Назначение ответственной группы (архив, юристы, кадры, ИТ, главное секретариат).
2. Проектирование: Адаптация Примерного положения № 42 под структуру ведомства (наименование архива, подчиненность, специфика документов, используемые АИС/СЭД).
3. Внутреннее согласование: Юридическим отделом, Главным секретарем, Заместителем руководителя, курирующим ИТ/безопасностью (если Электронный архив).
4. ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ СОГЛАСОВАНИЕ: Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) федерального государственного архива-приемника (или архива субъекта РФ для региональных органов). Без заключения ЭПК Положение не может быть введено в действие.
5. Утверждение: Приказом (распоряжением) руководителя государственного органа.

Актуальные тренды и требования 2024–2026 гг.

При разработке/обновлении Положения в текущих реалиях необходимо зафиксировать:

• Электронный архив (ЭАРХ) как основная форма: Переход на хранение электронных оригиналов (с ЭП/ЭЦП) в соответствии с Приказом Росархива «Об утверждении Правил…» (новые редакции). Положение должно регламентировать технологию переноса из СЭД в ЭАРХ, проверку подлинности, целостности и читаемости.
• Гибридное хранение: Параллельное ведение бумажных и электронных фондов в переходный период. Четкое разделение зон ответственности.
• Персональные данные и 152-ФЗ: В Положении должен быть раздел/пункт о режиме доступа к делам, содержащим ПДн, порядке анкетирования сотрудников архива, допуска к секретной информации (если применимо).
• Цифровые профили и Госуслуги: Обеспечение межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) для выдачи архивных справок (пенсионные, о награждениях) в проактивном режиме.
• Информационная безопасность: Требования к СЗИ (средствам защиты информации) при хранении ЭД в ЭАРХ (сертифицированные средства, контроль целостности, журналы аудита).
• Актуализация номенклатуры дел: Ссылка в Положении на актуальный Единый номенклатурный справочник управленческой документации (или отраслевую номенклатуру), утвержденную ведомством по согласованию с Росархивом.

Типовые ошибки при разработке Положения (чек-лист «Чего не делать»)

Ошибка	Последствие	Как исправить
Копирование Примерного положения «как есть» без адаптации под структуру ведомства	Нереальные функции, несуществующие подразделения, конфликт с Уставом органа	Заменить общие фразы на конкретные: наименование архива, должность руководителя, перечень АИС
Отсутствие ссылки на актуальную Номенклатуру дел (график архонтирования)	Невозможность провести экспертную оценку, сдачу дел в архив, передачу в гос. архив	Включить в Положение пункт: «Сроки хранения устанавливаются Номенклатурой дел, утвержденной Приказом органа №… от…»
Игнорирование требований к Электронному архиву (ЭАРХ)	Юридическая ничтожность электронных оригиналов, риски при проверках Росархива/Счетной палаты	Добавить главу/раздел «Особенности формирования и хранения электронных архивных документов»
Пропуск этапа согласования с ЭПК федерального гос. архива	Положение не имеет юридической силы, архив не может передавать фонды на гос. хранение	Запланировать согласование за 1-2 месяца до планируемого утверждения, учесть замечания ЭПК
Неучет требований 152-ФЗ при выдаче справок по личному составу	Штрафы, утечки ПДн, жалобы граждан в Роскомнадзор	Прописать процедуру идентификации заявителя, основания выдачи, учет выдач (журнал/АИС)

Типовое положение об архиве государственного органа, это не просто формальный документ «для галочки», а основной инструмент управления архивным делом ведомства. Грамотно разработанное, согласованное с ЭПК госархива и утвержденное руководителем Положение:

• Легализует деятельность архива и защищает права ведомства на документы.
• Создает правовую базу для финансирования архива (помещения, стеллажи, ПО, штаты).
• Регламентирует взаимодействие архива с делопроизводителями, исключая хаос в сдаче дел.
• Обеспечивает выполнение социальной функции — своевременную выдачу справок гражданам.
• Гарантирует сохранность национального культурного наследия (документов Архивного фонда РФ) для передачи будущим поколениям.

Рекомендация: Проводите ревизию действующего Положения ежегодно (например, по итогам проверки состояния архивного дела или вступления в силу новых нормативных актов Росархива) и вносите изменения в установленном порядке. В 2026 году приоритетом является полноценная интеграция норм электронного архивирования в текст Положения.

---

Данная статья подготовлена на основе открытых данных Федерального архивного агентства (Росархив), Приказа № 42 от (ред. от ), ФЗ № 125-ФЗ и судебной практики по архивному делу. Актуальность информации подтверждена на .