Архив муниципального района является важным элементом системы управления документацией, обеспечивающим сохранность, учёт и использование документов, образующихся в ходе деятельности органов местного самоуправления, учреждений и организаций, находящихся на территории района. Ниже представлен подробный обзор типового Положения об архиве района, основанного на действующем законодательстве и примерном положении об архиве организации (Приказ Росархива от 11 апреля 2018 г. № 42).

Нормативная база

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от ).
• Приказ Росархива от 11 апреля 2018 г. № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации».
• Постановления и распоряжения органов исполнительной власти субъектов РФ, регулирующие создание муниципальных архивов.
• Муниципальные правовые акты (уставы, регламенты) района, определяющие статус архива как структурного подразделения администрации.

Статус и место архива в структуре района

Архив района создаётся на правах структурного подразделения администрации муниципального района и подчиняется непосредственно главе администрации (или уполномоченному органу). Он выполняет функции:

• комплектации документами, предусмотренными разделом 2 типового положения;
• учета, обеспечения сохранности и создания научно‑справочного аппарата;
• использования документов в целях административной, научной, образовательной и культурной деятельности;
• подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

Руководство архивом

Архивом>Заведующий (начальник) архива является муниципальным служащим, исполняющим свои обязанности на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела. Назначение и освобождение от должности осуществляются главой администрации района по согласованию с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

Основные задачи архива

1. Комплектация документами – приём документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, учреждений и организаций района, включая документы личного состава.
2. Учёт и сохранность – ведение описей, карточек, электронных баз данных; обеспечение условий хранения (температура, влажность, защита от света, пожар и кража).
3. Создание научно‑справочного аппарата – составление справочников, указателей, электронных каталогов, подготовка пособий по работе с фондом.
4. Использование документов – предоставление информации заявителям, проведение экспертиз, участие в научных и образовательных проектах.
5. Подготовка к передаче на постоянное хранение – отбор документов, имеющих долгосрочную ценность, их оформление и передача в государственный (муниципальный) архив.

Состав документов, подлежащих хранению

В архиве района хранятся:

• Документы Архивного фонда РФ (постоянного хранения).
• Документы временного хранения (срок более 10 лет): приказы, распоряжения, протоколы, финансово‑хозяйственные документы, кадровые дела, материалы по градостроительству и благоустройству.
• Документы по личному составу сотрудников муниципальных учреждений.
• Электронные документы и базы данных, созданные в ходе деятельности района.

Условия хранения и охрана документов

Помещение архива

Архив размещается в специализированном здании или отдельном блоке, отвечающем санитарно‑гигиеническим, пожарным и охранным требованиям. Основные параметры:

• Температура воздуха – 18 ± 2 °C;
• Относительная влажность – 45 ± 5 %;
• Отсутствие прямого солнечного света;
• Наличие систем пожаротушения и охранной сигнализации.

Охрана документов

Обеспечивается через:

• Контроль доступа (пропускная система, журнал посетителей);
• Регулярную инвентаризацию фонда (не реже одного раза в 5 лет);
• Ведение журналов учёта выдачи и возврата документов;
• Резервное копирование электронных документов.

Электронный архив и работа с цифровыми документами

С учётом требований Приказа Росархива № 77 от 2025 г. (Правила хранения архивных и электронных документов) архив района обязан:

<

1. Обеспечивать соответствие электронных документов требованиям формата PDF/A, TIFF, XML и других утверждённых стандартов;
2. Создавать метаданные, позволяющие осуществлять поиск и выборку по различным атрибутам (дата, тип документа, подразделение, номер дела);
3. Проводить периодическую проверку целостности цифровых носителей (контрольные суммы, проверка на вирусы);
4. Обеспечивать резервное копирование на географически разнесённых серверах или в облачном хранилище с соблюдением требований конфиденциальности.

Порядок утверждения и изменения Положения

Процедура утверждения типового Положения об архиве района включает следующие этапы:

1. Разработка проекта Положения юридическим отделом администрации в сотруднике с архивным отделом.
2. Согласование проекта с органом управления архивным делом субъекта РФ.
3. Утверждение проекта главой администрации района (или постановлением представительного органа).
4. Регистрация Положения в реестре нормативных правовых актов муниципального образования.
5. Внесение изменений и дополнений осуществляется по той же процедуре, не реже одного раза в три года или при изменении законодательства.

Примеры муниципальных положений об архиве

Для наглядности можно привести несколько реальных документов, которые служат образцами при разработке местного положения:

• Положение о муниципальном архиве Аскеевского района Оренбургской области (Распоряжение от 28 сентября 2006 г. № 690‑Р).
• Положение об архиве администрации Сергеевского сельского поселения Хабаровского муниципального района (утверждено решением Совета депутатов).
• Утверждение Положения об архиве администрации муниципального округа Алтуфьевский (приложение к решению Совета депутатов).

Положение об архиве района является ключевым нормативным актом, определяющим порядок организации архивного дела на муниципальном уровне. Его соблюдение гарантирует:

• Надёжное сохранение документального наследия района;
• Эффективное использование информации в управлении, планировании и социально‑экономическом развитии;
• Соответствие требованиям федерального законодательства и международным стандартам в области архивного дела.

Разработка и актуализация такого положения требует взаимодействия архивных специалистов, юристов и руководителей муниципальных учреждений, что в конечном итоге способствует повышению прозрачности и эффективности местного самоуправления.

---

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующего нормативного поля на .