Внимание: Данный документ представляет собой типовой образец положения о муниципальном архиве‚ который может быть адаптирован под конкретные требования законодательства РФ и особенности муниципального образования.
Общие положения
- Наименование документа: Положение о муниципальном архиве (далее – Положение).
- Основание для разработки: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ‚ а также региональные нормативные акты.
- Юридический статус: Положение является нормативным правовым актом муниципального образования и подлежит утверждению решением Глава муниципального образования (или Совета депутатов).
- Сфера применения: Положение регламентирует деятельность муниципального архива‚ расположенного в название муниципального образования‚ а также порядок взаимодействия с другими органами и организациями.
Термины и определения
Для целей настоящего Положения используются следующие термины:
- Архив – совокупность документов‚ их копий и электронных образов‚ а также средств их хранения‚ охраны и использования‚ находящихся в муниципальном архиве.
- Документ – любой носитель информации‚ фиксирующий содержание деловых‚ административных‚ правовых и иных фактов‚ подлежащих архивному хранению.
- Архивный фонд – систематизированный набор документов‚ объединённых по признаку тематики‚ периода‚ формы или иным способом.
- Архивный работник – лицо‚ занимающее должность в муниципальном архиве и выполняющее функции‚ предусмотренные настоящим Положением.
Цели и задачи муниципального архива
- Обеспечение сохранности‚ систематизации и доступности документов‚ относящихся к истории муниципального образования.
- Осуществление государственной архивной политики на территории муниципалитета.
- Оказание информационных и консультационных услуг гражданам‚ юридическим лицам и организациям.
- Поддержка научных исследований‚ образовательных программ и культурных мероприятий.
- Обеспечение правовой защиты архивных документов и соблюдения требований к их использованию.
Структура и органы управления архивом
Организационная структура
В структуру муниципального архива входят следующие подразделения:
- Отдел приёма и регистрации документов;
- Отдел описания и систематизации;
- Отдел хранения и консервации;
- Отдел обслуживания пользователей и информационно-справочной службы;
- Отдел цифровизации и электронного архива;
- Бухгалтерия (при необходимости – отдельный финансовый отдел).
Руководящий орган
Руководителем муниципального архива является Главный архивариус‚ назначаемый Глава муниципального образования на срок 5 лет.
Совет по развитию архивного фонда
Создаётся Совет по развитию архивного фонда‚ в состав которого входят представители:
- Местных органов власти;
- Образовательных и научных учреждений;
- Культурных организаций;
- Общественных объединений.
Совет консультирует руководство архива по вопросам формирования‚ пополнения и использования архивного фонда.
Права и обязанности архивных работников
Права
- Получать от органов государственной власти и муниципальных органов необходимые документы для архивного хранения.
- Осуществлять доступ к архивным материалам в рамках действующего законодательства.
- Участвовать в профессиональных конференциях‚ семинарах и повышать квалификацию.
- Инициировать разработку и внедрение новых технологий архивного дела (цифровизация‚ автоматизация).
Обязанности
- Соблюдать требования законодательства в области архивного дела и защиты персональных данных.
- Обеспечивать надёжное хранение и консервацию документов.
- Вести учёт и описание архивных фондов в соответствии с установленными стандартами.
- Осуществлять выдачу документов пользователям в порядке‚ установленном Положением.
- Подготавливать ежегодные отчёты о работе архива и представлять их в органы местного самоуправления.
Порядок приёма‚ регистрации и описания документов
- Приём документов осуществляется в течение 30 календарных дней со дня их поступления в архив.
- Документы регистрируются в журнале приёма с указанием:
- наименования документа;
- даты создания;
- источника (органа‚ организации);
- категории доступа (открытый‚ ограниченный‚ конфиденциальный).
- После регистрации документ передаётся в Отдел описания и систематизации для создания описательной справки (сводки) и включения в соответствующий архивный фонд.
- Для электронных документов создаётся метаданные в соответствии с ГОСТ 7.0‑97 «Электронные документы. Метаданные».
Порядок доступа к архивным материалам
Категории доступа
- Открытый доступ – документы‚ доступные всем желающим без ограничений.
- Ограниченный доступ – документы‚ доступ к которым допускается только определённым категориям лиц (учёные‚ сотрудники органов власти и т.п.).
- Конфиденциальный доступ – документы‚ содержащие сведения‚ охраняемые законом (персональные данные‚ государственная тайна).
Процедура получения доступа
- Заявитель заполняет заявление о доступе к архивным материалам (бумажную или электронную форму).
- Сотрудник архивной службы проверяет категорию доступа и наличие ограничений.
- При положительном решении заявителю предоставляется копия или возможность ознакомления в читальном зале;
- В случае отказа оформляется протокол отказа с указанием оснований (законодательные ограничения).
Охрана и консервация архивных документов
- Хранение бумажных документов осуществляется в специально оборудованных архивных помещениях с контролем температуры (18‑20 °C) и относительной влажности (45‑55 %).
- Для электронных архивов используется система резервного копирования (не менее 3 копий‚ хранение в разных географических точках).
- Периодический осмотр и оценка состояния документов проводится не реже одного раза в год.
- При обнаружении повреждений применяются консервационные мероприятия в соответствии с рекомендациями Федерального агентства по архивному делу.
Финансирование и материально-техническое обеспечение
- Бюджет муниципального архива формируется из:
- субсидий муниципального бюджета;
- платных услуг (копирование‚ предоставление справок‚ цифровизация);
- грантов и целевых программ (культура‚ образование).
- Годовой финансовый план утверждается Глава муниципального образования совместно с Советом депутатов.
- Контроль за целевым использованием средств осуществляет главный бухгалтер муниципального образования.
Отчетность и контроль
- Ежегодный отчёт о работе архива включает:
- статистику принятых и выданных документов;
- состояние архивных фондов;
- финансовые показатели;
- результаты консервационных мероприятий.
- Отчёт представляется в Глава муниципального образования и Совет депутатов в течение 30 дней после окончания финансового года.
- Контроль за соблюдением Положения осуществляют:
- Государственная инспекция по архивному делу;
- Внутренний аудит муниципального образования.
Порядок внесения изменений и дополнений в Положение
- Инициатором изменений может быть Главный архивариус‚ Совет по развитию архивного фонда или Глава муниципального образования.
- Проект изменений разрабатывается в письменной форме‚ обсуждается на заседании Совета и согласуется с юридическим отделом.
- Утверждение изменений производится решением Глава муниципального образования и фиксируется в официальном реестре нормативных актов.
Заключительные положения
Настоящее Положение вступает в силу со дня его официального опубликования и действует до момента его отмены или замены новым нормативным актом.
Все сотрудники муниципального архива обязаны ознакомиться с данным Положением‚ а также с нормативными актами‚ регулирующими архивную деятельность‚ и строго их соблюдать.
Подготовлено: Главный архивариус муниципального архива
Дата утверждения: «__» __________ 20__ г.