Цель статьи – предоставить подробный обзор типовых должностных инструкций (ДИ), которые применяются к сотрудникам федеральных государственных архивов (ФГА). В статье рассматриваются правовые основы, структура ДИ, основные группы должностей, их обязанности, права и требования к квалификации.
Правовые основы формирования должностных инструкций
Должностные инструкции в ФГА разрабатываются в соответствии с рядом нормативных актов:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).
- Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении типовых должностных инструкций для работников федеральных государственных архивов».
- Коллективный договор и локальные нормативные акты конкретного архива.
Согласно пункту 5 статьи 71 ТК РФ, должностная инструкция – это документ, фиксирующий основные функции, права, ответственность и условия труда сотрудника.
Общая структура типовой должностной инструкции
Каждая ДИ состоит из следующих разделов:
- Шапка документа – название организации, номер и дата утверждения ДИ.
- Наименование должности – официальное название должности (например, «Главный архивариус»).
- Подразделение – структурное подразделение, в котором работает сотрудник.
- Квалификационная характеристика – уровень квалификации, образование, опыт работы.
- Обязанности – перечень основных и дополнительных задач.
- Права – возможности, предоставляемые должностным положением.
- Ответственность – виды ответственности за нарушение должностных обязанностей.
- Условия труда – режим работы, оплата, надбавки, социальные гарантии.
- Взаимодействие – с кем сотрудник взаимодействует внутри и вне организации.
- Подписи – руководителя подразделения и сотрудника.
Классификация должностей в федеральных государственных архивах
В ФГА выделяют несколько основных групп должностей, каждая из которых имеет свои типовые инструкции:
Руководящие должности
- Главный архивариус (директор архива).
- Заместитель главного архивариуса.
- Начальник отдела (например, отдела фондов, отдела электронных архивов).
Специалисты‑архивариусы
- Архивариус‑фондовед.
- Архивариус‑исследователь.
- Архивариус‑электронных документов.
- Архивариус‑консультант по работе с пользователями.
Технические и вспомогательные должности
- Специалист по цифровой конвертации.
- Системный администратор архивных информационных систем.
- Сотрудник службы охраны и эксплуатации помещений.
Примеры типовых должностных инструкций
Должностная инструкция главного архивариуса
Наименование должности: Главный архивариус (директор федерального государственного архива)
Подразделение: Руководящий орган архива
Обязанности
- Организация и контроль выполнения функций архивного дела в соответствии с законодательством РФ.
- Разработка и внедрение стратегических планов развития архива.
- Утверждение штатного расписания, распределение должностных обязанностей.
- Контроль за сохранностью и доступностью архивных фондов.
- Взаимодействие с государственными органами, научными учреждениями и общественностью.
- Подготовка и представление отчетности в Минкультуры РФ.
- Обеспечение выполнения требований по информационной безопасности.
Права
- Запрашивать и получать необходимые документы и сведения от подчиненных подразделений.
- Инициировать проведение проверок и аудитов.
- Предлагать изменения в нормативных актах, регулирующих архивную деятельность.
- Получать информацию о кадровом составе, оплате труда и профессиональном развитии сотрудников.
Ответственность
- За нарушение требований федеральных законов об архивном деле.
- За несоблюдение сроков представления отчетности.
- За утрату или повреждение архивных фондов, вызванные халатностью.
Квалификационная характеристика
- Высшее образование в области истории, архивоведения, библиотековедения или права.
- Опыт работы в архивной сфере не менее 10 лет, из них минимум 5 лет на руководящих должностях.
- Наличие ученой степени (кандидат или доктор наук) приветствуется.
- Знание нормативно-правовой базы в сфере архивного дела.
Должностная инструкция архивариуса‑фондоведа
Наименование должности: Архивариус‑фондовед
Подразделение: Отдел фондов
- Приём, регистрация и классификация новых архивных документов.
- Создание и поддержание описательных справочников (каталогов) фондов.
- Оценка исторической и правовой ценности документов.
- Разработка рекомендаций по срокам хранения и утилизации.
- Консультирование пользователей по вопросам доступа к фондам.
- Участие в проведении инвентаризаций архивных фондов.
- Подготовка аналитических материалов о состоянии фондов для руководства.
- Запрашивать у подразделений необходимые сведения о документах.
- Инициировать проведение экспертизы документов.
- Предлагать улучшения в методиках описания и классификации фондов.
- За несоблюдение правил приёмки и регистрации документов.
- За допущенные ошибки в описании, влияющие на доступность фондов.
- Среднее специальное или высшее образование в области архивоведения, истории, библиотековедения.
- Опыт работы в архиве не менее 3 лет.
- Знание международных стандартов описания архивных документов (ISAD(G), ISAAR(CPF)).
Должностная инструкция специалиста по цифровой конвертации
Наименование должности: Специалист по цифровой конвертации архивных материалов
Подразделение: Отдел электронных архивов
- Подготовка бумажных документов к сканированию (очистка, раскладывание).
- Настройка и обслуживание сканирующего оборудования.
- Выполнение сканирования в соответствии с установленными техническими параметрами (разрешение, формат, цветность).
- Контроль качества полученных цифровых образов, их метаданных и целостности.
- Загрузка оцифрованных материалов в архивную информационную систему.
- Участие в разработке и внедрении стандартов цифровой конвертации.
- Обеспечение сохранности оригинальных бумажных документов после оцифровки.
- Запрашивать техническую документацию и инструкции по работе оборудования.
- Предлагать приобретение нового оборудования и программного обеспечения.
- За повреждение оригинальных документов в процессе подготовки к сканированию.
- За нарушение требований к качеству цифровых копий.
Квалификационная характеристика - Среднее профессиональное образование в области информационных технологий, библиотековедения или архивоведения.
- Опыт работы с сканерами и программным обеспечением для обработки изображений (Adobe Photoshop, ABBYY FineReader и др.).
- Знание стандартов цифровой архивизации (OAIS, METS, PREMIS).
Принципы разработки типовых инструкций
- Единство и стандартизация. Все ДИ должны соответствовать единому шаблону, утверждённому Минкультуры РФ.
- Актуальность. Инструкции периодически пересматриваются (не реже одного раза в 3 года) с учётом изменений законодательства и технологических процессов.
- Прозрачность. Сотрудники имеют доступ к полному тексту своей ДИ в электронном виде.
- Соответствие квалификации. Требования к образованию и опыту отражают реальную потребность должности.
- Учет специфики подразделения. Внутри архива могут быть адаптированы отдельные пункты в зависимости от особенностей фонда.
Процедура утверждения и введения в действие
- Подготовка проекта ДИ отделом кадров совместно с профильным отделом (например, отделом фондов).
- Экспертная проверка проекта юридическим отделом на соответствие ТК РФ и ФЗ «Об архивном деле».
- Согласование проекта с руководителем подразделения.
- Утверждение проекта приказом директора архива.
- Информирование сотрудника, подписание ДИ и размещение в личном кабинете.
- Регистрация ДИ в кадровой документации организации.
Типовые должностные инструкции являются фундаментом эффективного управления персоналом в федеральных государственных архивах. Они фиксируют обязанности, права и ответственность каждого сотрудника, способствуют соблюдению нормативных требований и повышают прозрачность работы организации. При правильном составлении и регулярном обновлении ДИ обеспечивают:
- Соблюдение законов о трудовых отношениях и архивном деле;
- Оптимизацию рабочих процессов и распределения нагрузки;
- Повышение квалификации персонала за счёт чётко сформулированных требований;
- Улучшение качества обслуживания пользователей архивов.
Следовательно, разработка и поддержание в актуальном состоянии типовых должностных инструкций – одна из приоритетных задач руководителей федеральных государственных архивов.
Дата публикации: 10 июля 2026 г.