Типовые должностные инструкции (ТДИ) работников федеральных государственных архивов представляют собой нормативные документы‚ которые унифицируют требования к квалификации‚ должностным обязанностям‚ правам и ответственности сотрудников архивных учреждений. Они разработаны с учётом действующего законодательства‚ профессиональных стандартов и методических рекомендаций‚ обеспечивая единый подход к организации труда в архивной сфере Российской Федерации.

Нормативная база и правовое регулирование

Основными правовыми актами‚ лежащими в основе ТДИ‚ являются:

• Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. – определяет основы государственной архивной службы и необходимость утверждения типовых должностных инструкций;
• Приказ Росархива от 07 октября 1998 г. № 65 «Об утверждении типовых должностных инструкций работников федеральных государственных архивов» – основной нормативный акт‚ в котором приведены образцы ТДИ для различных категорий сотрудников;
• Профессиональный стандарт «Специалист архива» – используется при формировании квалификационных требований к работникам архивов;
• Регистрация в Минюсте РФ от 21 апреля 2021 г. – подтверждает официальный статус документа;
• Срок действия – ТДИ вступают в силу с 1 сентября 2021 г. и действуют до 1 сентября 2027 г.

Структура типовых должностных инструкций

Каждая типовая должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения;
2. Должностные обязанности;
3. Права работника;
4. Ответственность;
5. Квалификационные требования;
6. Условия труда.

Такой подход обеспечивает полноту описания позиции и упрощает процесс аттестации‚ подбора кадров и оценки эффективности работы сотрудников.

Общие положения

В данном разделе фиксируются:

• наименование должности и её место в организационной структуре архива;
• подчинение (кому непосредственно подчиняется работник и кто является его непосредственным руководителем);
• основные нормативные документы‚ которыми руководствуется сотрудник (федеральные законы‚ приказы Росархива‚ внутренние положения архива);
• порядок назначения на должность и освобождения от неё (приказ генерального директора архива).

Должностные обязанности

Перечень обязанностей формируется с учётом специфики работы архива и включает‚ как правило‚ следующие блоки:

• обеспечение сохранности документов и архивных фондов;
• ведение государственного учёта и каталогизации архивных материалов;
• организация и проведение работ по реставрации‚ консервации и цифровизации документов;
• соблюдение требований по делопроизводству в соответствии с инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел;
• документирование своих действий с документами‚ ведение учёта основных учётных документов и баз данных;
• участие в подготовке справочников‚ указателей‚ научных публикаций и выставочных проектов;
• консультирование пользователей архива по вопросам доступа к документам и их использованию;
• обеспечение конфиденциальности и защиты информации‚ содержащейся в архивных фондах;
• выполнение иных поручений руководства‚ связанных с деятельностью архива.

Права работника

Сотрудник федерального архива имеет право:

• требовать предоставления необходимых условий для выполнения должностных обязанностей (рабочее место‚ оборудование‚ доступ к информационным ресурсам);
• участвовать в работе дирекции‚ научного совета и других collegial органов архива;
• представлять архив по поручению руководства в учреждениях и организациях по вопросам‚ относящимся к компетенции отдела;
• получать повышение квалификации и профессиональное обучение за счёт средств архива;
• вносить предложения по улучшению работы архивного подразделения и участвовать в их реализации;
• обращаться в вышестоящие органы с жалобами и заявлениями о нарушении трудовых прав.

Ответственность

Ответственность работника архива может быть:

• дисциплинарной (за нарушение трудового распорядка‚ несоблюдение инструкций);
• административной (за нарушение норм архивного законодательства‚ неправильное обращение с документами);
• материальной (за причинение ущерба архивному имуществу в результате negligence);
• уголовной (в случаях умышленного уничтожения‚ повреждения или незаконного распространения документов‚ содержащих государственную тайну).

Квалификационные требования

Квалификационные требования определяются в зависимости от категории должности и включают:

• уровень образования (среднее профессиональное‚ высшее профессиональное);
• стаж работы по специальности (например‚ для заведующего архивом – не менее 2 лет стажа по делопроизводству);
• знание нормативной базы архивного дела‚ оснований государственной тайны‚ правил работы с электронными документами;
• умение работать с персональными компьютерами и специализированными архивными информационными системами (ПЭВМ‚ СЭД);
• навыки анализа‚ классификации и описания документов;
• способность к командной работе и коммуникации с пользователями архива.

Условия труда

В разделе указываются:

• режим работы (полный/неполный рабочий день‚ гибкий график);
• место выполнения работы (архивное хранилище‚ читальный зал‚ отдел обработки документов);
• требования к охране труда и технике безопасности (работа с тяжелыми томами‚ соблюдение пожарной безопасности‚ использование защитных средств при работе с химическими реагентами при реставрации);
• особенности работы с электронными документами и системами хранения (СЭД‚ электронные архивы).

Особенности для руководящих должностей

В типовых должностных инструкциях не включены квалификационные характеристики следующих руководящих позиций:

• заместителя директора архива;
• директора (начальника‚ заведующего) лаборатории;
• начальника отдела (заведующего отделом) архива или лаборатории.

Для этих категорий сотрудников должностные обязанности‚ требования к знаниям и квалификации определяются непосредственно директором архива (или директором лаборатории) на основе квалификационных характеристик соответствующих должностей руководителей‚ утверждённых в профессиональных стандартах и внутренних нормативных актах.

Примерная форма должностной инструкции архивиста 1‑ой категории (сентябрь 2025 г.)

Ниже приведён типовой пример структуры инструкции для архивиста первой категории:

1. Общие положения – наименование должности‚ подчинение‚ нормативные ссылки.
2. Должностные обязанности – приём и учёт поступлений документов‚ их классификация‚ создание описей‚ обеспечение сохранности‚ работа с электронными архивами.
3. Права – доступ к архивным фондам‚ участие в научных проектах‚ предложения по улучшению работы.
4. Ответственность – за нарушение правил хранения‚ утрату или повреждение документов.
5. Квалификационные требования – высшее профессиональное образование в области архивного дела или информатики‚ стаж не менее 1 года‚ знание ПЭВМ и архивных программ.
6. Условия труда – работа в архивном хранилище‚ возможные командировки‚ соблюдение санитарно‑эпидемиологических норм.

Применение и обновление типовых должностных инструкций

ТДИ используются при:

• разработке и утверждении индивидуальных должностных инструкций в конкретных архивах;
• проведении аттестации и присвоении квалификационных разрядов;
• подборе и найме сотрудников;
• определении потребностей в повышении квалификации и планировании учебных мероприятий;
• разрешении трудовых споров и оценке эффективности работы сотрудников.

Обновление ТДИ осуществляется не реже одного раза в пять лет либо при внесении изменений в нормативную базу (изменения в законодательстве‚ принятие новых профессиональных стандартов‚ введение новых информационных технологий). Последняя редакция ТДИ‚ утверждённая Приказом Росархива от № 65‚ действует до 1 сентября 2027 г.‚ после чего планируется её пересмотр с учётом актуальных требований к цифровой архивной деятельности.

Типовые должностные инструкции работников федеральных архивов являются важным инструментом обеспечения единообразного и эффективного функционирования архивной службы в России. Они сочетают в себе требования законодательства‚ профессиональных стандартов и практического опыта‚ чётко delineating обязанности‚ права и ответственность сотрудников всех уровней – от рядовых архивариусов до руководящего состава. Соблюдение положений ТДИ способствует повышению качества хранения и использования документального наследия‚ укреплению доверия пользователей и соблюдению государственных интересов в области архивного дела.